Turun yliopisto räätälöi tohtorikoulutuksen tietojärjestelmän Oulun yliopistolle
Oulun yliopisto on ostanut Turun yliopistolta käyttöoikeuden UGIS (University of Turku Graduate School Information System) -tietojärjestelmään. UGIS-järjestelmää alettiin kehittää Turun yliopistossa pari vuotta sitten, kun tohtorikoulutuksen hallinnointiin ei löytynyt sopivaa valmista tietojärjestelmää. Nyt järjestelmä räätälöidään Turussa Oulun yliopiston MyUniOGS-järjestelmäksi.
UGIS on kehitetty digitaaliseksi työkaluksi tohtoriopintojen ja väitöskirjatyön elinkaaren hallintaan. Se palvelee sekä tohtorikoulutettavia ja heidän ohjaajiaan että tohtoriohjelmien koordinaattoreita ja tiedekuntien toimijoita. UGIS kokoaa eri järjestelmissä hajallaan olevat tohtorikoulutettavien tiedot yhteen hyödyntäen olemassa olevien järjestelmien rajapintoja. Se mahdollistaa ennalta määritellyn opintojen elinkaaren seuraamisen ja prosessien digitalisoinnin. Esimerkiksi raportointiin liittyvien tietojen kerääminen voidaan automatisoida.
– Kehitystyön keskiössä on ollut laadun parantaminen ja asioiden sujuvoittaminen. Alusta asti on huomioitu, että prosessit ja tietojärjestelmät voivat muuttua. UGIS on joustavasti räätälöitävissä tarpeen mukaan ja siksi sitä on mahdollista tarjota myös muiden toimijoiden käyttöön, sanoo Turun yliopiston tutkijanura-yksikön päällikkö ja tutkijakoulun UGIS-järjestelmän edustaja Elise Pinta.
– Yhteiset järjestelmät sujuvoittavat toimintaa monella tasolla. Hallinnon prosessien kehittämisessä yliopistojen ei kannata kilpailla keskenään vaan yhdistää voimat. Olemme panostaneet tohtorikoulutuksen hallinnon digitalisoimiseen ja teemme mielellään kehitystyötä yhdessä muiden yliopistojen kanssa, toteaa Turun yliopiston rehtori Kalervo Väänänen.
Oulun yliopistossa kehitystyötä vetävä koulutuspalvelupäällikkö Annu Perttunen odottaa innolla MyUniOGS-järjestelmän käyttöönottoa.
– Uuden järjestelmän odotetaan sujuvoittavan tohtorikoulutuksen hallinnollisia tehtäviä, mutta erityisesti sen uskotaan tukevan tohtorikoulutettavien koulutuksen jäsentymistä ja toimivan projektinhallintajärjestelmän tapaisena tukena tohtorikoulutuksessa. Tohtorikoulutuksen hallinnon digitalisoiminen on osa Oulun yliopiston koulutuksen strategiaa, johon MyUniOGS vastaa tehostamalla tohtorikoulutuksen toimintaa ja seurantaa niin henkilökohtaisesti kuin tutkijakoulutasolla. Uusi järjestelmä otetaan käyttöön keväällä 2019 ja sen avulla yhteistyö tohtoriopiskelijan, ohjaajan, seurantaryhmän ja tutkijakoulun henkilökunnan välillä pitäisi merkittävästi helpottua, Perttunen sanoo.
Turun yliopiston tutkijakoulun tilauksesta liikkeelle lähtenyt UGIS-järjestelmän kehitys edisti samalla Software House -ohjelmistokehityspajan muodostumista Turun yliopistoon.
Paja on Turun yliopiston tulevaisuuden teknologioiden laitoksen ja tutkimuksen IT -toiminnon yhteistyömuoto, joka tuottaa kokeellisia ja tieteellisiä ohjelmistoratkaisuja.
‒ Nyt myyty tuote on osoitus siitä, miten opetus- ja tutkimushenkilökunta, opiskelijat sekä yliopiston muu henkilökunta eri sektoreilta voivat yhdessä tekemällä ja kohtuullisen pienellä taloudellisella panostuksella innovoida ja luoda jotain aivan uutta, iloitsee pajan perustajiin lukeutuva UGIS-järjestelmän pääarkkitehti Johannes Holvitie.
Turun yliopiston tutkimuksen IT -toiminnon päällikkö Meri-Tuulia Kaarakainen korostaa, että kauppa on merkittävä uusi avaus.
‒ Myyty järjestelmä on uudenlainen koulutuksen kehittämisen tuote, joka on herättänyt myös kansainvälistä kiinnostusta. UGIS-tietojärjestelmän räätälöinti Oulun yliopistolle on yliopistosektorilla aivan uudenlainen tulolähteen malli ja koulutuksen kehittämisen tuote, sillä perinteisesti yliopistot ovat kaupallistaneet lähinnä koulutusosaamistaan ja tutkimustuloksista kummunneita innovaatioita.
