Asiakirjajulkisuuskuvaus ja tietopyynnöt

Tiedonhallintalaki, 906/2019, 28 § Tämän kuvauksen tavoitteena on helpottaa tietoaineistojen omatoimista hakua ja käyttöä sekä tietopyynnön tekemistä yliopistolle.

Yliopistot rinnastetaan julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) tarkoittamiin viranomaisiin. Yliopiston tehtävien hoidossa syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Ainoastaan salassapitosääntelyyn tai henkilötietojen suojaan liittyvien syiden vuoksi tieto voidaan jättää antamatta. Julkisuuslain mukaiselle tietopyynnölle ei ole muotovaatimuksia, mutta pyydetty asiakirja on yksilöitävä mahdollisimman tarkasti, jotta tiedämme mitä asiakirjaa pyyntö koskee.

Yliopiston viranomaistoimintaan liittyvät asiakirjat rekisteröidään asiarekisteriin, ja näihin liittyvät tietopyynnöt käsitellään kirjaamossa. Tietopyynnöllä tarkoitetaan tässä julkisuuslain mukaista asiakirjapyyntöä ja tietosuoja-asetuksen mukaista tietopyyntöä.

Kirjaamosta tietopyyntö välitetään käsiteltäväksi oikealle taholle.

Sähköposti: kirjaamo@utu.fi
Puhelin: +358 50 359 1729
Postiosoite:
Kirjaamo
Yliopistonmäki
20014 Turun yliopisto

Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista. Tutustu hinnastoon.

Alla tietoaineistot on esitetty yliopiston toimialakohtaisina kokonaisuuksina. Tutustu näihin ennen tietopyyntösi laatimista. Kuvaukset sisältävät hakutekijöitä, jotka voivat helpottaa tietopyyntösi tekemistä ja tarvitsemasi asiakirjan yksilöintiä. Kuvaukset sisältävät myös linkkejä, joita seuraamalla voit tutkia julkisesti esillä olevaa, yliopiston toiminnasta syntyvää tietoa.

Yliopiston asiarekisteri

Yliopiston asianhallintajärjestelmään rekisteröidään yliopiston asiankäsittelystä syntyvät käsittelyvaiheet ja asiakirjat. Asiakirjoja syntyy tutkimuksen ja opetuksen järjestämisestä ja hallinnoinnista sekä yliopiston tukipalveluissa, esimerkiksi taloudessa ja henkilöstöhallinnossa.

Asianhallinnasta tietoja voi hakea monipuolisesti esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla.

Lisätietoja yliopiston asiarekisteriin sisältyvistä tiedoista saat kirjaamosta.

Yliopiston asiarekisterin tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tutkimus

Tiede perustuu avoimeen tiedon tuottamiseen ja jakamiseen. Avoimuus on aina ollut tieteen ja tutkimuksen periaate. Tutustu avoimeen tutkimukseen.

Avoimen tutkimuksen politiikassa kuvataan tutkimusprosessin ja tutkimuksessa käytettyjen menetelmien avaamiseen liittyvät yliopistotasoiset periaatteet ja linjaukset.

Datapolitiikka ja sen toimenpideohjelmat.

Julkaisupolitiikka ja sen toimenpideohjelmat.

Yliopiston avoimesti julkaistut väitöskirjat ja opinnäytteet.

Tietoa yliopiston julkaisuista ja tutkijoista tutkimustietojärjestelmästä

Tutkimusidean kehittäminen ja kaupallistaminen.

Tutkimusinfrastruktuurit.

Jokainen tutkija tai tutkimusryhmä vastaa tutkimuksensa datan hallinnoinnista ja noudattaa hyvää tieteellistä käytäntöä sekä yliopiston tietosuojapolitiikkaa.

Tutkimusluvan myöntäminen Turun yliopiston tietoaineistoihin.

Tutkimushankkeiden osalta tiedot eivät ole saatavissa teknisesti avoimen rajapinnan kautta. Hakutekijöitä voivat olla esimerkiksi kumppanit, rahoittajat, hankkeen nimi ja yksikkö.

Tutkimuksen suunnittelun ja valmistelun yhteydessä syntyvät tietoaineistot ovat useimmiten salassa pidettäviä.

Yliopistolla ei ole keskitettyä pääsyä tutkimusdataan. Tutkimusdatassa mahdollisesti oleviin omiin tietoihin kohdistuvat yhteydenotot ja tiedustelut tulee osoittaa tutkimushankkeen yhteystieto-osoitteeseen, joka on annettu tutkittavalle osallistumisen yhteydessä.

Koulutus ja opiskelu

Opintotietojärjestelmät sisältävät opetuksen järjestämiseen sekä opinto- ja tutkintotietojen ylläpitämiseen liittyviä tietoja. Tällaisia tietoja ovat mm. opetussuunnitelmat ja -ohjelmat, tutkinto- ja erillisopiskelijoiden henkilö- ja opintotiedot sekä avoimen yliopiston hakijoiden ja opiskelijoiden henkilö-, maksu- ja opintotiedot.

Tietoja voidaan hakea mm. henkilön nimen, syntymäajan, opiskelijanumeron tai kurssin nimen perusteella. Tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Opiskelijana pääset tarkastelemaan omia tietojasi Peppi-järjestelmästä.

Opiskelijatietojärjestelmän (Peppi) tietoja luovutetaan asianosaiselle itselleen, tai niitä voidaan luovuttaa tietyissä tapauksissa, esimerkiksi tutkimuskäyttöön. Tietojen luovutus edellyttää yliopiston luvan hakemista.

Hakemiseen ja opiskelijavalintaan liittyvät ohjeet.

Keskustarkistosta voit pyytää oikeaksi todistettuja jäljennöksiä tutkintotodistuksistasi: arkisto@utu.fi

Jatkuvan oppimisen mahdollisuuksia on tarjolla eri tieteenaloilta.

Opintojohtosäännön tavoitteena on varmistaa oikeusturvan toteutuminen koulutuksessa ja opinnoissa ja edistää opintojen ja opetuksen laadunvarmistusta.

Tietosuojailmoitus opiskelijoiden henkilötietojen käsittelystä.

Harjoittelukoulut

Turun yliopiston harjoittelukouluja ovat Turun normaalikoulu ja Rauman normaalikoulu.

Harjoittelukoulujen toiminta perustuu yliopistolakiin (558/2009, § 8), jossa on säädetty harjoittelukoulun tehtävistä. Harjoittelukoulusta ja sen johtamisesta on määrätty tarkemmin harjoittelukoulujen johtosäännössä.

Turun normaalikoulun henkilökunnan yhteystiedot.

Rauman normaalikoulun henkilökunnan yhteystiedot.

Kumppanuudet ja vaikuttavuus

Yliopisto saa yksityisiltä, yrityksiltä ja yhteisöiltä lahjoituksia. Varat suunnataan suoraan tutkimuksen ja opetuksen kehittämiseen. Lahjoituksen voi kohdistaa yliopistolle yleisesti tai jollekin koulutusaloista.

Yliopisto ylläpitää tietoa lahjoittaneista henkilöistä ja organisaatioista. Lahjoittajarekisteristä tietoja voidaan hakea henkilön tai organisaation nimen sekä kotikunnan perusteella. Lahjoittajarekisterin tietosuojailmoitus.

Alumni-, asiakas- ja sidosryhmätietoja käsitellään useissa yliopiston yksiköissä ja palveluissa. Keskitetysti näitä tietoja hallitaan Konsta-järjestelmässä, joka sisältää kontaktirekisterin (CRM) ja tapahtumahallinnan.

Kontaktirekisterissä ylläpidetään Turun yliopiston eri sidosryhmien tietoja (alumnit, kumppanit, asiakkaat). Tapahtumahallintaa käytetään yliopiston järjestämien tapahtumien ja koulutusten ilmoittautumistietojen keräämiseen, niiden hallinnointiin sekä tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin tarkoituksiin.

Konstasta tietoja voidaan hakea esimerkiksi henkilön nimen, tapahtuman nimen tai koulutuksen nimen perusteella. Tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Konstan tietosuojailmoitus.

Organisaation johtaminen ja yleishallinto

Yliopisto toimii strategiaan kirjattujen arvojen, päämäärien ja toiminta-ajatusten mukaisesti.

Turun yliopiston organisaatiota ja johtoa koskevat avaintiedot.

Vuosikertomus 2021.

Yliopisto laatii tulossopimuksen opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa nelivuotiskausiksi.

Yliopiston toiminnanohjausjärjestelmään yliopisto ja sen yksiköt laativat vuosittain vuosisuunnitelmansa (toimintasuunnitelma, henkilöstösuunnitelma sekä taloussuunnitelma) sekä raportoivat toimintasuunnitelman toteutumisesta. Tietovarannosta ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Yliopiston toiminnan laatua ohjaa yliopiston hallituksen hyväksymä laatupolitiikka sekä rehtorin hyväksymä laatukäsikirja. Kansallinen koulutuksen arviointikeskuksen auditointeihin liittyvät raportit löytyvät arviointikeskuksen www-sivuilta.

Henkilöstö ja hyvinvointi

Yliopiston henkilörekisteriin tallennetaan työntekijän työsopimustiedot ja lisäksi palkkionsaajien henkilötiedot palkkioiden ja vastaavien korvausten maksamista varten. Rekisteriin merkitään myös mm. poissaolot, lomat, työstä vapautukset sekä tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnit. Tiedot ovat haettavissa esimerkiksi henkilön nimellä, henkilötunnuksella tai syntymäajalla. Tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan kautta. Tietoja henkilörekisteristä voidaan luovuttaa lainsäädännön mukaisesti vain tietyin edellytyksin. Pyytäjän on selvitettävä tietojen käyttötarkoitus ja tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Työsuhteen aikana omia tietoja voi tarkastella itse suoraan henkilöstötietojärjestelmästä. Palkanmaksuun liittyviä tietojaan voi kysyä palvelukeskus Certiasta. Lisätietoja löytyy Intranetin työsuhdeasiat-sivustolta.

Rekrytointiin liittyviä tietoja käsitellään eRekry-järjestelmässä (Saima ja Saimi). Näitä ovat esimerkiksi avoimien työpaikkojen ilmoittaminen, hakijoiden tietojen kerääminen ja vertaaminen valintapäätöksen tekemiseksi, avoimien hakemusten kerääminen sekä raportointi. Avoimet tehtävät ilmoitetaan www-sivuilla.

Yliopiston henkilökunnan yhteystiedot ja asiantuntijat.

Henkilöstöhallintoon ja -koulutukseen, työhyvinvointiin, tasa-arvoon ja työsuojeluun liittyvät asiakirjat, kuten esimerkiksi henkilöstöohjelma ja -politiikka, henkilöstökertomus, työryhmien pöytäkirjat, ohjeet, päätökset sekä rekrytointiin liittyvät päätösasiakirjat ja pöytäkirjat rekisteröidään yliopiston asiarekisteriin ja niitä voi tiedustella kirjaamosta. Asiakirjat ovat pääosin julkisia, mutta ne saattavat sisältää salassa pidettäviä tietoja.

Henkilötietojärjestelmien tietosuojailmoitukset.

Talous- ja toimitilapalvelut

Viestintä

Yliopiston Mediapankki ja sen kuva-arkisto sisältää valokuvia, videoita ja muuta audiovisuaalista materiaalia. Järjestelmään tallennetaan kuvissa ja videoissa esiintyvien henkilöiden yhteystietoja, kuvaustilanteeseen liittyviä tietoja ja kuvauslupaan sisältyviä tietoja. Nämä tiedot toimivat myös hakutekijöinä.

Yliopiston Mediapankki

Kuvausluvat ja fyysiset aineistot on arkistoitu yliopiston keskusarkistoon.

Yliopiston nettisivuille on koottu erikseen promootioista kuvia ja tietoja. Vuosien 2015 ja 2017 kuvat on tallennettu apps.utu.fi-sivustolle, muut löytyvät Mediapankista.

Turun yliopiston lähettämät mediatiedotteet löytyvät yliopiston nettisivulta hakutekijällä Mediatiedotteet, englanninkieliset tiedotteet Press releases. Haun voi rajata koskemaan myös pelkästään väitöstiedotteita, englanniksi Dissertation. Englanniksi tiedotteista käännetään vain pieni osa. Tiedotteet arkistoidaan paperiversioina keskusarkistoon.

Viestintä on koonnut lähinnä median käyttöön listoja eri teemojen asiantuntijoista sivustolle Turun yliopiston asiantuntijoita teemoittain.

Viestinnän tietosuojailmoitukset
Mediapankin tietosuojailmoitus

Kirjasto

Turun yliopiston kirjasto on kaikille avoin tieteellinen kirjasto. Kirjasto tukee monitieteisen tiedeyhteisön tutkimusta, opetusta ja opiskelua.

Kirjaston tietoaineistot ja palvelut.

Kirjaston asiakas voi tarkastella omia tietojaan, kuten lainaustietoja, varauksia tai maksutietoja ja muita asiakkuuteen liittyviä tietoja Volterista.

Kirjaston tietosuojailmoitukset.

Kirjaston palveluista voit kysyä osoitteesta: kirjasto[at]utu.fi.

Keskusarkisto

Yliopiston toiminnassa syntyneitä aineistoja on arkistoitu keskusarkistoon yliopiston perustamisesta, 1920-luvulta alkaen. Aineisto koostuu pääasiassa päätöksenteon, opinto- ja henkilöstöhallinnon aineistoista, mutta arkistoon on myös luovutettu arvokkaita henkilöarkistoja ja kokoelmia. Arkistokokonaisuuksista löydät lisää tietoja Keskusarkiston osa-arkistot ja kokoelmat -luettelosta.

Yliopiston tutkimuksesta syntyvät aineistot arkistoidaan tutkimusprojektien toimesta, keskusarkistossa on lähinnä tutkimuksen hallinnointiin liittyviä asiakirjoja.

Arkiston aineistoja, kuten oikeaksi todistettuja jäljennöksiä tutkintotodistuksista, voi pyytää osoitteesta arkisto[at]utu.fi.

Keskusarkiston ja asiakirjapalveluiden palvelut ja tietoaineistot.

Tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan kautta.