Turun yliopiston asiakirjapalvelut - kirjaamo ja keskusarkisto

Voit saada asiakirjat nähtäväksi kirjaamossa (julkisuuslain säännökset huomioiden). Varaa aika etukäteen osoitteesta kirjaamo@utu.fi tai puhelimitse 050 359 1729.

Pyydettäessä salassa pidettäviä asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa vain tietyin edellytyksin, pitää pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytensä.

Mikäli kyseessä on hyvin laaja tilaus, sovi etukäteen aineiston toimittamisen yksityiskohdista.

Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon sähköpostitse kirjaamo@utu.fi, henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä tai postitse (asiakirjojen perille toimittaminen on lähettäjän vastuulla). Käytä yleisimpiä tiedostoformaatteja, esim. pdf, word, excel, powerpoint tai html.

Lähetä avointen tehtävien hakuun liittyvät tietopyynnöt osoitteeseen eRekry@utu.fi. Työhakemukset toimitetaan yliopistolle osoitteessa https://www.utu.fi/fi/yliopisto/tule-meille-toihin/avoimet-tehtavat. Tietoja tehtäviin hakeneista saat tehtävän hakuilmoituksessa mainitulta yhteyshenkilöltä.

Ohje tietopyyntöjen tekemiseen: Asiakirjajulkisuuskuvaus ja tietopyynnöt

Asiakirjarekisterin tietosuojailmoitus

Sujuvan palvelun takaamiseksi pyydämme lähettämään keskusarkistoa koskevat tietopyynnöt sähköpostitse: arkisto@utu.fi. Tavanomaisten tietopyyntöjen aineistot toimitamme asiakkaalle sähköisesti.

Jos tietopyyntö on laaja, sovimme asiakkaan kanssa parhaan toimintatavan. Tiedon hakeminen ja salassa pidettävien tietojen poistaminen ovat asiakkaalle maksullisia silloin, kun palvelu vaatii tavallista enemmän työtä.

Arkistoaineistoja voi tutkia myös arkiston tutkijatilassa etukäteen sovittuina aikoina.

Pyytäessäsi salassa pidettäviä asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja todistettava oma henkilöllisyytesi.

Tutkintotodistuskopiot ja opintosuoritusotteet

Voit pyytää jäljennöstä tutkintotodistuksestasi osoitteesta arkisto@utu.fi. Ilmoita sähköpostissa koko nimesi (kaikki etunimet ja myös entinen sukunimi), syntymäaikasi tai opiskelijanumerosi, valmistumisvuotesi ja tutkintosi. Vastausviestissä annamme lisäohjeita, esimerkiksi maksamiseen liittyen. Jos et saa meiltä vastausta viikon kuluessa, tarkistathan roskapostikansiosi.

Virallisesti oikeiksi todistetuista tutkintotodistusjäljennöksistä veloitamme palveluhinnaston mukaisen maksun. Todistusjäljennösten toimitusaika on 1−2 viikkoa.

Huomioithan, että jos olet saanut tutkintotodistuksesi alun perin vain suomenkielisenä, et voi saada siitä muita kieliversioita yliopistolta, vaan sinun on tarvittaessa itse käännätettävä todistuksesi auktorisoidulla kääntäjällä. Ole yhteydessä arkistoon, jos haluat, että yliopisto lähettää käännetyn todistuksesi johonkin toiseen organisaatioon. Arkistosta lähetetään käännettävät asiakirjat valitsemallesi kääntäjälle, joka palauttaa ne meille käännöksineen.

> Palveluhinnasto

> Charges for Document Requests

Keskusarkistosta ei saa pelkkiä opintosuoritusotteita, vaan toimitamme niitä vain tutkintotodistusten arkistokappaleiden kopioiden liitteinä.

Turun yliopiston opiskelija voi ladata itselleen Peppi-opintotietojärjestelmästä sähköisesti allekirjoitetun opiskelutodistuksen tai opintosuoritusotteen. Jos sinulla ei ole pääsyä Peppiin, ota yhteyttä opiskelijakeskuksen osoitteeseen disco@utu.fi.

Voit varmentaa saamasi sähköisen todistuksen aitouden Atomi Validator -palvelulla. Atomi-palvelulla sähköisesti varmennettuja dokumentteja on myönnetty 15.1.2024 alkaen.

Sähköiset tutkintotodistukset otetaan Turun yliopistossa käyttöön 1.8.2024. Sellaista ei voi saada takautuvasti tutkinnoista, joissa valmistumispäivä on ollut ennen em. päivämäärää. 

Asiakirjajäljennöksien oikeaksi todistaminen

Turun yliopiston keskusarkistoon toimitetuista asiakirjoista annamme pyynnöstä oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. Oikeaksi todistaminen tehdään keskusarkiston laatimalla todistuksella tai joissain tapauksissa pelkin virallisin leimoin ja allekirjoituksin.

Keskusarkiston laatimaan todistukseen merkitään alkuperäisestä asiakirjasta keskeiset tiedot, ja ne varmennetaan yliopiston virallisella leimalla ja työntekijän allekirjoituksella. Tiedot ja sen liitteenä luovutettava jäljennös vastaavat yliopiston keskusarkistoon tallennettua alkuperäistä asiakirjaa. Yliopiston virallinen leima tulee myös jäljennöksen jokaiselle sivulle.

Tietoja ei todistamishetkellä tarkisteta rekistereistä, esimerkiksi opiskelijatietojärjestelmästä. Jos alkuperäisessä arkistoon toimitetussa asiakirjassa on virhe, se kertautuu todistuksessa. Tämän vuoksi on tärkeää, että asiakas tarkistaa huolellisesti sekä keskusarkiston antaman todistuksen että sen liitteenä olevat jäljennökset.

Keskusarkiston laatima todistus jäljennöksestä voidaan antaa suomen- tai englanninkielisenä. Alkuperäisestä asiakirjasta ei tehdä käännöksiä.

Valokuvat

Arkiston digitoidut kuvat ovat saatavilla Turun yliopiston mediapankissa. Yleisestä mediapankista saat ladattua kuvat itse hyväksyttyäsi käyttöehdot. Laajemman valikoiman arkiston kuvia saat näkyviin kirjautumalla sisään utu-tunnuksilla ja valitsemalla Valitse mediapankki -pudotusvalikosta ”Arkisto”. Nämä kuvat saat käyttöösi täyttämällä tilauslomakkeen Mediapankissa. Mikäli et löydä haluamaasi kuvaa tai sinulla on kuvien käyttöön liittyviä kysymyksiä, lähetä pyyntö osoitteeseen mediabank@utu.fi.

Keskusarkiston osa-arkistot

I Yksityisen Turun Yliopiston arkisto 1922-1974
II Turun Suomalaisen Yliopistoseuran arkisto 1917-1980 (päävuodet 1917-1949)
III. Turun kesäyliopiston arkisto 1923 - 1987 (päävuodet 1945 - 1974)
IV. Tuorlan maanviljelyskoulun arkisto 1946 – 1972
V. Tuorlan kartanon arkisto 1926 – 1974
VI. Turun yliopiston kirjaston arkisto 1920 - 1998 (päävuodet 1920 - 1974)
VII. Turun normaalikoulun arkisto 1974 – 2009
VIII. Rauman normaalikoulun arkisto 1974 – 2009
IX. Valokuva- ja AV -arkisto 1919 - 
X. Turun yliopiston hallinto- ja talousarkisto 1974 - 2003
XI. Turun yliopiston opetustoimen arkisto 1974 - 2003
XII. Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen arkisto 1976 - 2009
XIII. Turun yliopiston arkisto 2004 - 2009
XIV. Turun yliopiston arkisto 2010 -
XV. Konferenssitulkkien erikoistumiskoulutuksen arkisto 1995–2010

Keskusarkiston kokoelmat

Kokoelma 1  Professori Mikko Niemen kokoelma, aineistoa 1956–1995
Kokoelma 2  Professori Jussi T. Lappalaisen kokoelma, aineistoa 1980–2000
Kokoelma 3  Professori Antero Vaaraman kokoelma, 1930–70-luvuilta
Kokoelma 4  Turun yliopiston tutkijayhdistys/ Matemaattis-luonnontieteellisen jaoston kokoelma 1974–1976 (1981)
Kokoelma 5  Henrik Gabriel Porthan -instituutin kokoelma, 1987–1995
Kokoelma 6  Professori Topi Kallion kokoelma, aineistoa 1929–1957
Kokoelma 7  Professori Vilho Niitemaan kokoelma, aineistoa 1956–1986
Kokoelma 8  Turun yliopiston rouvat -kokoelma, aineistoa 1932–2012
Kokoelma 9  Sovelletun matematiikan ja tietojenkäsittelyalan tutkimussäätiön kokoelma, aineistoa 1966–2002
Kokoelma 10  Esko Antolan Eurooppa-koulutus -aineisto 1997–2003
Kokoelma 11  Yrjö Väisälän kokoelma, aineistoa 1910-luvulta vuoteen 1971 
Kokoelma 12  Turun yliopiston rakentamisen neuvottelukunnan kokoelma 1972–1996