Seurantaryhmät

Humanistisessa tiedekunnassa otetaan käyttöön 1.1.2021 alkaen seurantaryhmäkokeilu, jossa aloittavalle tai alkuvaiheessa olevalle väitöskirjatutkijalle voidaan nimetä seurantaryhmä. Seurantaryhmän kokoaminen on vapaaehtoista ja se tehdään, jos sekä väitöskirjatutkija että ohjaaja(t) haluavat osallistua kokeiluun. Kokemuksia seurataan neljän vuoden ajan, minkä jälkeen jatkosta päätetään niin väitöskirjatutkijoilta, ohjaajilta kuin seurantaryhmän jäseniltä kerätyn palautteen pohjalta.

Seurantaryhmän tarkoitus

Seurantaryhmän jäsenet toimivat väitöskirjatutkijan mentoreina, tukevat urasuunnittelua ja väitöskirjatutkijan tutkimuksen ja opintojen edistymistä suunnitellun aikataulun mukaisesti
Seurantaryhmä tapaa väitöskirjatutkijan yleensä kolme kertaa tohtoriopintojen aikana ja keskustelee tämän kanssa väitöstutkimuksen ja opintojen sen hetkisestä tilanteesta sekä jatkosuunnitelmista.
Seurantaryhmä voi toimia apuna väitöskirjatutkijan ja ohjaajan välisen ristiriidan ratkaisussa ja olla tarvittaessa yhteydessä tohtoriohjelmaan.

Seurantaryhmän kokoonpano

Väitöskirjatutkija ja ohjaaja(t) neuvottelevat yhdessä mahdollisista seurantaryhmän jäsenistä ja ohjaaja kysyy jäsenten suostumusta. Kahdella tai useammalla väitöskirjatutkijalla voi olla sama seurantaryhmä.
Kun seurantaryhmän jäsenet ovat suostuneet tehtävään, ohjaaja toimittaa seurantaryhmän jäsenten nimet ja yhteystiedot tiedekuntaan (humpostgraduate@utu.fi).
Seurantaryhmässä on oltava vähintään kaksi jäsentä, joilla on riittävä asiantuntemus väitöskirjatyön etenemisen arviointiin. Vähintään yhden jäsenistä tulee olla dosentti tai dosenttia tasoltaan vastaava, kokenut tutkija ja vähintään yhden jäsenen tulee olla Turun yliopiston työntekijä tai dosentti.
Turun yliopiston edustaja toimii seurantaryhmän puheenjohtajana.
Muut jäsenet voidaan valita esimerkiksi työelämäyhteyksiä silmällä pitäen. Seurantaryhmän jäsenet voivat työskennellä esimerkiksi tutkimuslaitoksissa, muissa yliopistoissa, yrityksissä, julkishallinnossa, kansalaisjärjestöissä tai muilla tutkimusaiheen ja tulevan työuran kannalta olennaisilla aloilla. Tiedekunta suosittelee, että vähintään yksi seurantaryhmän jäsen olisi Turun yliopiston ulkopuolelta. Seurantaryhmässä voi olla myös kansainvälisiä jäseniä.
Seurantaryhmän jäsenten tulee olla sekä väitöskirjatyön ohjaajien että väitöskirjatutkijan suhteen mahdollisimman riippumattomia. Tavoite on, että seurantaryhmä pystyisi toimimaan niin, ettei eturistiriitoja synny suhteessa ohjattavaan tai ohjaajaan.
Seurantaryhmää koottaessa on syytä huomioida, että seurantaryhmän jäsen ei voi myöhemmin toimia väitöskirjan esitarkastajana, vastaväittäjänä tai arvostelutoimikunnan jäsenenä.
Jäsenyys väitöskirjatutkijan seurantaryhmässä on luottamustehtävä, josta ei makseta erillistä palkkiota.
Seurantaryhmän työskentely ja sen yhteydessä käsitellyt dokumentit (esimerkiksi tutkimussuunnitelmat) ovat luottamuksellisia.
Tarvittaessa seurantaryhmän jäseniä voidaan vaihtaa tai lisätä niin väitöskirjatutkijan, ohjaajan kuin seurantaryhmän jäsenten aloitteesta. Muutoksista ilmoitetaan tiedekuntaan.
Jos väitöskirjatutkijan opiskeluoikeus siirretään passiivirekisteriin, seurantaryhmän jäsenten velvollisuudet päättyvät ja asiasta ilmoittaa seurantaryhmän jäsenelle tohtoriohjelman koordinaattori. Uusi seurantaryhmä voidaan nimetä, kun väitöskirjatutkijan opiskeluoikeus aktivoidaan.

Seurantaryhmän tapaamiset

Seurantaryhmä kokoontuu vähintään työn alkuvaiheessa, puolivälissä ja loppuvaiheessa. Seurantaryhmän jäsenet sitoutuvat tukemaan väitöskirjatutkijaa väitöskirjaprosessin ajan.
Seurantaryhmän kokouksen järjestäminen on väitöskirjatutkijan vastuulla. Hänen tulee varmistaa kaikille osapuolille sopiva ajankohta hyvissä ajoin etukäteen.
Kokouksen voi järjestää etänä, esimerkiksi Zoomin tai Skypen välityksellä.
Väitöskirjatutkija toimittaa seurantaryhmälle ennen tapaamista ajantasaisen tutkimussuunnitelman sekä selvityksen tutkimuksensa ja opintojensa etenemisestä ja jatkosuunnitelmista. Halutessaan väitöskirjatutkija voi toimittaa näiden asiakirjojen lisäksi seurantaryhmälle vuosiraporttinsa. Seurantaryhmän tapaamisessa keskustellaan luottamuksellisesti ensin tohtorikoulutettavan ja sen jälkeen lyhyemmin ohjaajien kanssa.
Tutkimussuunnitelman, väitöskirjatutkija selvityksen ja tapaamisen keskustelujen pohjalta seurantaryhmä tarkastelee tutkimuksen ja opintojen edistymistä suhteessa suunnitelmaan ja aikatauluun.
Seurantaryhmä tarkastelee myös työskentely-ympäristöä ja ohjauskäytäntöjä ja voi antaa niistä suosituksia.
Väitöskirjatutkijan tarpeiden mukaan seurantaryhmän tapaamisissa on tutkimuksen ja opintojen edistymisen rinnalla hyvä keskustella esimerkiksi rahoitusmahdollisuuksista, kansainvälisyydestä ja urasuunnittelusta.
Seurantaryhmän puheenjohtaja tekee raportin seurantatapaamisesta ja toimittaa sen väitöskirjatutkijalle, ohjaajille ja liittää UGIS-järjestelmään. Raportissa arvioidaan tutkimuksen ja opintojen etenemistä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja aikatauluihin sekä väitöskirjatutkijan seurantaryhmän kanssa käymään keskusteluun.
Seurantaryhmä voi myös tarvittaessa tehdä suosituksia työn jatkamisesta tai keskeyttämisestä ja ohjaussuhteisiin tai -käytäntöihin tehtävistä muutoksista.

Ohjeet seurantaryhmän tapaamisiin

Tapaamisten määrä ja luonne

Seurantaryhmä tapaa väitöskirjatutkijan yleensä kolme kertaa tohtoriopintojen aikana ja keskustelee tämän kanssa väitöstutkimuksen ja opintojen sen hetkisestä tilanteesta sekä jatkosuunnitelmista. Mahdollisissa ongelmatilanteissa väitöskirjatutkija voi ottaa yhteyttä seurantaryhmän jäseniin myös kokousten välillä.
Seurantaryhmätapaamisten luonne muuttuu väitöskirjatutkijan edistymisen myötä. Väitöskirjatyön etenemisen seuraamisen lisäksi kullakin kokouksella voi olla erityisiä tavoitteita riippuen esim. väitöskirjatutkijan aiemmista opinnoista. Seurantaryhmän työskentely ja sen yhteydessä käsitellyt dokumentit (esimerkiksi tutkimussuunnitelmat) ovat luottamuksellisia.

Kokous 1 - opintojen alkuvaihe / ensimmäinen opiskeluvuosi

Väitöskirjatutkija toimittaa ennen tapaamista seurantaryhmälle tutkimussuunnitelmansa, henkilökohtaisen jatko-opintosuunnitelman, ohjaussuunnitelman sekä mahdollisen urasuunnitelman ja selvityksen tutkimuksensa ja opintojensa etenemisestä sekä seuraavan vuoden suunnitelmista.
Tapaamisessa käydään läpi jatko-opintosuunnitelma, jota tarvittaessa täydennetään.
Seurantaryhmän jäsenet antavat palautetta tutkimussuunnitelmasta erityisesti rahoitushakujen näkökulmasta.
Tapaamisessa keskustellaan ohjaussuunnitelmasta ja ohjaukseen liittyvistä käytännöistä ja mahdollisesta tarpeesta täydentää ohjauskokoonpanoa.
Väitöskirjatutkijan toimittaman selvityksen ja tapaamisessa antaman vapaamuotoisen suullisen esittelyn pohjalta keskustellaan tutkimuksen edistymisestä ja seuraavan vuoden suunnitelmista.
Lisäksi voidaan keskustella urasuunnitelmista ja niiden edistämisestä.
Puheeksi otetaan myös kansainvälistymiseen, liikkuvuuteen ja verkostoitumiseen liittyvät kysymykset ja esimerkiksi tutkijavierailut.
Sovitaan seurantaryhmän kokoontumisista jatkossa.
Väitöskirjatutkija tapaamisen jälkeen seurantaryhmä keskustelee samoista teemoista lyhyemmin ohjaajan/ohjaajien kanssa.
Tapaamisen jälkeen seurantaryhmän puheenjohtaja kirjoittaa lyhyen raportin, johon kirjataan tapaamisessa mahdollisesti sovitut muutokset ja ehdotukset koskien jatko-opintosuunnitelmaa, tutkimussuunnitelmaa ja ohjaussuunnitelmaa. Todetaan, miten työ on edennyt suhteessa suunnitelmiin ja mitä on suositeltu ja sovittu jatkosta. Hän lähettää raportin väitöskirjatutkijalle ja ohjaajille ja liittää sen UGIS-järjestelmään.

Kokous 2 - tohtorikoulutuksen puoliväli

Väitöskirjatutkija toimittaa ennen tapaamista seurantaryhmälle ajantasaisen tutkimussuunnitelman sekä selvityksen tutkimuksensa ja opintojensa etenemisestä ja jatkosuunnitelmista. Jos ohjaussuhteissa on tapahtunut muutoksia, toimitetaan seurantaryhmälle myös ajantasainen ohjaussuunnitelma.
Tapaamisessa väitöskirjatutkija esittelee kuluneen vuoden työn ja keskeiset tutkimustulokset, mahdollisten osajulkaisujen ja/tai väitöskirjakäsikirjoituksen tilanteen, tulevan vuoden tavoitteet sekä mahdolliset muutokset suunnitelmissa (opinnot, tutkimus, ura).
Viimeistään tässä tapaamisessa otetaan puheeksi väitöskirjatutkijan urasuunnittelu.
Lisäksi käydään läpi, miten seurantaryhmän edellisen kokouksen suositukset on otettu huomioon.
Kokouksella on tärkeä rooli mahdollisten ongelmien analysoinnissa ja ratkaisujen etsinnässä. Jos väitöskirjatutkimus ei ole osapuilleen puolivälissä, ehdotetaan korjaavia toimia ja pidetään myöhemmin uusi kokous.
Väitöskirjatutkija tapaamisen jälkeen seurantaryhmä keskustelee samoista teemoista lyhyemmin ohjaajan/ohjaajien kanssa.
Tapaamisen jälkeen seurantaryhmän puheenjohtaja kirjoittaa lyhyen raportin, miten työ on edennyt suhteessa suunnitelmiin ja mitä on suositeltu ja sovittu jatkosta. Hän lähettää raportin väitöskirjatutkijalle ja ohjaajille ja liittää sen UGIS-järjestelmään.

Kokous 3 – kun esitarkastukseen jättämiseen on runsaat puoli vuotta

Väitöskirjatutkija toimittaa ennen tapaamista seurantaryhmälle selvityksen tutkimuksensa ja opintojensa etenemisestä ja jatkosuunnitelmista sekä tiedon osajulkaisuiden tai väitöskäsikirjoituksen vaiheesta (tarvittaessa voidaan toimittaa osajulkaisut tai käsikirjoitus).
Tapaamisessa väitöskirjatutkija esittelee kuluneen vuoden työn ja tutkimustulokset, mahdollisten osajulkaisujen ja/tai väitöskirjakäsikirjoituksen tilanteen ja suunnitelman opintojen ja väitöskirjakäsikirjoituksen loppuunsaattamisesta sekä urasuunnitelmiaan valmistumisen jälkeen.
Lisäksi käydään läpi, miten seurantaryhmän edellisen kokouksen suositukset on otettu huomioon.
Ensisijainen ohjaaja toimittaa lisäksi seurantaryhmälle listan mahdollisista ehdokkaista esitarkastajiksi ja vastaväittäjiksi. Mahdollisista esitarkastajista ja vastaväittäjästä keskustellaan sekä väitöskirjatutkijan että ohjaajien kanssa.
Seurantaryhmä voi tehdä lisäesityksiä tai esittää mahdolliset huomautuksensa ajateltuihin asiantuntijoihin.
Väitöskirjatutkija tapaamisen jälkeen seurantaryhmä keskustelee samoista teemoista lyhyemmin ohjaajan/ohjaajien kanssa.
Tapaamisen jälkeen seurantaryhmän puheenjohtaja kirjoittaa lyhyen raportin, johon kirjataan, miten työ on edennyt suhteessa suunnitelmiin sekä mitä on suositeltu ja sovittu jatkosta. Seurantaryhmä arvioi myös osaltaan sitä, onko koulutus siinä vaiheessa, että väittely on mahdollista noin vuoden kuluessa ja esittää arvionsa mahdollisista esitarkastajista/vastaväittäjästä. Hän lähettää raportin väitöskirjatutkijalle ja ohjaajille ja liittää sen UGIS-järjestelmään.