Johtoryhmän agenda ja rooli muotoutuvat kokouskeskusteluissa (Väitös KTM Kirsi Lainema, 17.5.2013)

​Turun yliopiston väitöstiedote 10.5.2013

Johdon kokoukset ovat eräs yleisimmistä ja keskeisimmistä johtamiskäytännöistä: merkittävä osa johdon työstä tapahtuu juuri kokouksissa. Kirsi Lainema perehtyi väitöstutkimuksessaan johtoryhmän kokousten keskustelukäytäntöihin.

Lainema havainnoi vastaperustetun johtoryhmän kokouksia puolentoista vuoden ajan tarkastellen sitä, miten uusi kokousryhmä kehittää kokous- ja keskustelukäytäntöjään. Aineisto on ainutlaatuinen.

‒ Johdon kokouksia on yleensä vaikea päästä havainnoimaan muun muassa keskustelunaiheiden arkaluontoisuuden vuoksi, tutkija sanoo.

Laineman tutkimus osoittaa, että sillä, kuka puhuu, miten puhuu ja milloin puhuu, on keskeinen merkitys johdon agendan muotoutumiselle sekä sille, millaisen roolin johtoryhmä omaksuu ja millaisia tuloksia se tuottaa.

Monologista mikrokairaukseen

Väitöstutkimus paljastaa vuorovaikutusstrategioita, joiden kautta johtajat yhtäältä luovat itselleen ja toisille mahdollisuuksia osallistua keskusteluun ja toisaalta sulkevat toisiaan keskusteluista pois.

‒ Näitä strategioita hyödyntämällä johtajat myös osoittavat, mitkä asiat kuuluvat johdon agendalle ja mitkä sen ulkopuolelle. Agenda siis muokataan vuorovaikutuksessa juuri kyseiselle ryhmälle sopivaksi.

Lainema tunnisti johtoryhmän kokouksista kuusi erilaista keskustelukäytäntöä. Näitä ovat monologi, rajattu dialogi, raportointi, vapaasti jäsentyvä asiakeskustelu, ajelehtiminen ja mikrokairaus.

Käytännöt erottuvat toisistaan muun muassa osallistumisen, keskustelun dynamiikan ja keskustelunaiheiden suhteen. Monologi, rajattu dialogi ja pääosin myös raportointi ovat lähinnä yhden puhujan hallitsemia ja poissulkevia keskustelukäytäntöjä. Vapaasti jäsentyvät asiakeskustelu, ajelehtiminen ja mikrokairaus sen sijaan ovat osallistavia ryhmäkeskustelun tapoja.

Tutkimus osoittaa, että kokousten keskustelukäytännöt vakiintuvat nopeasti melko lopulliseen muotoonsa. Tämän jälkeen niitä on vaikea muokata, vaikka kehitystarpeita havaittaisiinkin. Väitöstutkimuksen havainnot haastavatkin perinteisiä käsityksiä siitä, miten organisaation muutosta voidaan toteuttaa.

Kehittäminen vaatii vapaasti jäsentyvää asiakeskustelua

Laineman tutkimassa johtoryhmässä taloudellisten tunnuslukujen raportointi muodostui hallitsevaksi käytännöksi.

‒ Raportointipuhe koetaan usein tehokkaaksi tavaksi välittää tietoa, mutta sen avulla lähinnä välitetään tietoa jo toteutuneista asioista. Yhteisten ratkaisujen kehittäminen ja sitoutuminen toimenpiteisiin puolestaan edellyttäisi laajaa ja aitoa osallistumista keskusteluun esimerkiksi vapaasti jäsentyvän asiakeskustelun kautta.

Tutkimuksessa selvisi myös, että johtoryhmä pystyy keskustelemaan asioista, jotka ovat lähellä heidän päivittäistä työtään ja työkäytäntöjään. Omaan työhön etäisemmin liittyvät ja heikommin tunnetut asiat, kuten strategia ja sen johtaminen, taas tippuvat pois agendalta, mikäli niitä ei nivota osaksi johtoryhmän jäsenten päivittäistä työtä.

‒ Tämä on merkittävä havainto, sillä nykyorganisaatioissa strategian merkitys ja strategiatyöhön osallistuminen korostuvat, Lainema sanoo.

***
Perjantaina 17. toukokuuta 2013 kello 12 esitetään Turun yliopiston kauppakorkeakoulussa (Elovena-sali, Rehtorinpellonkatu 3) julkisesti tarkastettavaksi kauppatieteiden maisteri Kirsi Kaarina Laineman väitöskirja ”Managerial Interaction – Discussion Practices in Management Meetings” (Johtajat vuorovaikutuksessa – Keskustelukäytännöt johdon kokouksissa). Virallisena vastaväittäjänä toimii Associate Professor Birte Asmuss Aarhusin yliopistosta Tanskasta ja kustoksena akatemiaprofessori Anne Kovalainen.

KTM Kirsi Lainema on syntynyt 1967 Jyväskylässä ja kirjoittanut ylioppilaaksi vuonna 1986 Kesyn lukiosta Jyväskylästä. Lainema on valmistunut kauppatieteiden maisteriksi 1994 Turun kauppakorkeakoulusta, jossa hän toimii ma. tohtorikoulutettavana. Väitös kuuluu johtamisen ja organisoinnin alaan.