Tuhannet julkaisutiedot kirjataan yksi kerrallaan apuvälineitä hyödyntäen
Opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittainen julkaisutiedonkeruu kerää julkaisutietoja kaikista kansallisista korkeakouluista, tutkimuslaitoksista ja yliopistollisista sairaaloista. Kerättyjä tietoja käytetään yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen laskennassa sekä muussa tutkimus- ja kehittämistoiminnan tilastoinnissa, seurannassa ja ohjauksessa.
Tutkija itse on vastuussa siitä, että kaikki hänen Turun yliopistolle tehdyt julkaisunsa löytyvät UTUCRIS-tutkimustietojärjestelmästä. Tutkijoiden itse syöttämien julkaisujen lisäksi kirjasto tuo tutkimustietojärjestelmään Turun yliopistossa ja Turun yliopistollisessa keskussairaalassa tehdyn tutkimuksen tiedot Web of Sciencesta, Scopuksesta, Medicistä ja Artosta. Turun yliopistossa vuosittain julkaistuista yli 6000 julkaisuista noin 50% kirjasto tuo tutkimustietojärjestelmään mainituista tietokannoista. On siis mahdollista, että julkaisu löytyy jo tutkimustietojärjestelmästä, kun tutkija on itse raportoimassa julkaisuaan järjestelmään.
Kirjaston tutkimustietojärjestelmään tuomat julkaisut perustuvat WoS- ja Scopus-tietokannoissa tehtäviin hakuihin, jotka tehdään ympäri vuoden 28 päivän välein. Hakutulokset pilkotaan pienempiin excel-tiedostoihin, joista kirjaston importoijat tuovat julkaisujen tiedot järjestelmään.
Julkaisut tuodaan tutkimustietojärjestelmään yksitellen. Tutkimustietojärjestelmän ominaisuuksiin kuuluu julkaisun tuonti WoS-, PubMed- tai Scopus-tietokannoista. Ominaisuus on hyödyllinen, mutta jättää myös importoijalle paljon tehtävää, ennen kuin julkaisu on valmis hyväksyttäväksi. Tietokannoista tuoduissa julkaisutiedoissa on usein vain julkaisun nimi, abstrakti, julkaisun tekijät vajavaisesti sekä lehden tiedot. Kaikki nämä täytyy tarkastaa ja käytännössä aina myös täydentää. Lisäksi täydennettäviä tietoja ovat Turun yliopiston tutkijoiden affiliaatiokorttien lisääminen, julkaisun kokotekstiin/rinnakkaistallenteeseen liittyvät tiedot, OKM:n vaatimat luokittelut sekä julkaisun avoimeen saatavuuteen liittyvät tiedot. Erityisesti rinnakkaistallennusoikeuksiin ja avoimeen saatavuuteen liittyvät tiedot voivat vaatia aikaa vievää selvittelyä. Kirjasto tarkistaa ja täydentää eli validoi myös tutkijoiden itse raportoimien julkaisujen tiedot.
Tutkimustietojärjestelmä siis tarjoaa työkalun julkaisun tuomiseen. Taustalla on kuitenkin kokemusten mukaan hiotut WoS- ja Scopus-haut. Tämä säästää tutkijoiden työaikaa, koska yhden julkaisun tietojen manuaaliseen kirjaamiseen menisi tutkijalla helposti yli puoli tuntia, sillä pakollisia tietokenttiä on julkaisutyypin mukaan kymmeniä. Koska tietokannat, kuten WoS ja Scopus, sisältävät pääosin kovien tieteiden julkaisutietoja, eikä pehmeiden alojen vastaavia tietokantoja ole, kirjasto ei pysty tuomaan kaikkia julkaisutietoja tutkijoiden puolesta. Siksi jokaisen tutkijan on tärkeää käydä tarkistamassa tutkimustietojärjestelmästä, että hänen julkaisunsa löytyvät järjestelmästä, ja tarvittaessa lisätä puuttuvat julkaisut. Kaikkien työpanosta siis tarvitaan, että Turun yliopisto saa täytettyä julkaisutiedonkeruun velvoitteet.
Ohje UTUCRIS-tutkimustietojärjestelmästä sekä tutkimustietojen lisäämisestä on kirjaston oppaissa.