Mitä rinnakkaistallentamisessa tapahtuu?
Rinnakkaistallentaminen, eli julkaisun kokotekstin tallentaminen yliopiston julkaisuarkistoon kaikkien saataville, on oiva tapa avata maksumuurin takana ilmestynyt julkaisu. Se myös lisää julkaisun näkyvyyttä ja varmistaa sen pitkäaikaissaatavuuden. Rinnakkaistallentaminen on myös taloudellisesti kannattavaa. Vertaisarvioiduista tieteellisistä julkaisuista saadaan OKM:n rahoituksessa kannustekerroin 1,2 jos ne julkaistaan avoimesti tai rinnakkaistallennetaan. Mutta mitä kaikkea kirjastolaiset tekevät rinnakkaistallentaessaan julkaisuja?
Kirjaston asiantuntijat rinnakkaistallentavat CC-lisensoidut julkaisut samalla kun niiden tiedot lisätään UTUCRIS-tutkimustietojärjestelmään. Ilman lisenssiä olevista julkaisuista taas pyritään tallentamaan viimeisin, vertaisarvioitu käsikirjoitus. Niissä sisältö on sama kuin lopullisessa julkaisussa, esimerkiksi vertaisarvioinnin tuomat muutokset on jo tehty, mutta kustantajan taitto ja logot puuttuvat. Käsikirjoituksia kerätään julkaisutietolomakkeella ja automaattiviestillä, joka lähetetään tutkijoille, kun julkaisun tiedot on validoitu UTUCRISissä. Tutkijoiden lähettämillä käsikirjoituksilla onkin olennainen rooli tieteellisten julkaisujen jakamisessa laajemmalle yleisölle ja tieteen avoimuuden edistämisessä.
Rinnakkaistallennusprosessi alkaa usein sen ihmettelyllä, mikä versio julkaisusta onkaan käsillä. Toisinaan sen päättely on varsin hankalaa, varsinkin silloin, jos käsikirjoitus on laadittu kustantajan tarjoamaan, julkaistua versiota vahvasti muistuttavaan pohjaan. Oikolukuversiot aiheuttavat nekin hämminkiä.
Tutkijan ei tarvitse murehtia siitä, salliiko kustantaja rinnakkaistallentamisen, sillä kirjasto tarkistaa aina kustantajan luvat. Käsikirjoituksen voi siis aina lähettää, ja kirjasto hoitaa loput. Useimmat kustantajat sallivat viimeisen käsikirjoituksen rinnakkaistallentamisen. Tietolähteenä tarkistuksissa käytetään Sherpa Romeo -palvelua ja kustantajien sivuja. Jos tietoa oikeuksista ei löydy mistään, kysytään asiaa kustantajalta. Aina vastausta tosin ei saada, etenkään pieniltä toimijoilta. Saadut vastaukset tallennetaan Suomen yliopistokirjastojen yhteisesti koostamaan tiedostoon, josta ne löytyvät myöhempää käyttöä varten.
Käsikirjoituksiin lisätään kansilehti, joka antaa tiedoston käyttäjälle arvokasta metatietoa. Kansilehteen merkitään julkaisun viitetiedot (mm. DOI), versiotieto ja tarvittaessa kustantajan ehtojen mukainen määrämittainen lauseke.
Rinnakkaistallenteille laajaa näkyvyyttä
Kirjaston asiantuntijat tarkistavat kustantajan ehdoista, pitääkö rinnakkaistallenteen julkiselle näkymiselle asettaa viive eli embargo. Usein se on 12 kuukautta, joskus jopa 36 kuukautta. Viive asetetaan UTUCRISissa tiedostoa tallentaessa. Viive ei estä OKM:n kannustekertoimen saamista.
Rinnakkaistallenne tulee aikanaan julkisesti näkyviin yliopiston Tutkimusportaaliin ja avoimeen julkaisuarkisto UTUPubiin. Rinnakkaistallenteita ladataan UTUPubista kuukausittain 20 000 - 30 000 kertaa. Käytetyimmän rinnakkaistallenteen titteli kuuluu artikkelille “A Reflective Cycle: Understanding Challenging Situations in a School Setting”, jota on ladattu yli 7 000 kertaa!
Rinnakkaistallenteet saavat laajaa näkyvyyttä, sillä ne löytyvät esimerkiksi Googlella ja Google Scholarilla, ja linkki niihin tulee kansalliseen Tiedejatutkimus.fi-palveluun. Linkkejä rinnakkaistallenteisiin on hiljattain saatu esille myös PubMed-tietokantaan tutkijoiden ja kirjastolaisten yhteisen, pitkäjänteisen työn tuloksena.
Kysyttävää? Ota yhteyttä kirjastoon: researchportal@utu.fi