Kirjat kiertävät #koronastahuolimatta – varatun aineiston noutopalvelulle kiitosta

Kirjastonjohtaja Ulla Nygrén kertoo, että varatun aineiston noutopalvelu saatiin Turun yliopistossa nopeasti toimimaan sen jälkeen, kun yliopistokirjastot saivat Suomen yliopistojen rehtorineuvosto Unifin tuella lainausta varten täsmennyksen Aluehallintoviraston päätökseen. Täsmennyksessä linjataan, että etäopiskelun ja tutkimustyön turvaamiseksi painetun aineiston rajoitettu lainaustoiminta korkeakoulujen kirjastoissa, niiden ollessa suljettuna sallitaan toteutettuna siten, että asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuus varmistetaan. 

Nygrén korostaa, että kirjasto on poikkeustilanteessa tukeutunut viranomaisten ohjeistukseen ja pitänyt yliopiston johdon ajan tasalla noutopalvelun suunnittelussa. 

Painettua aineistoa tarvitaan e-aineistojen ja avointen oppimateriaalien rinnalle

”Varatun aineiston noutopalvelun suosio niin Raumalla kuin Turussakin on osoittanut sen, että painettuja aineistoja tarvitaan edelleen niin tutkimuksessa kuin opiskelussakin” kiteyttää kirjaston palvelupäällikkö Heli Kokkinen muutaman viikon jatkuneen uuden palvelun kokemuksia. ”Moni tarvitsee painettua aineistoa laajojen e-aineistojen tai avointen oppimateriaalien rinnalle”, Kokkinen muistuttaa.

Varatun aineiston noutopalvelua on käytetty ensimmäisten viikkojen aikana paljon: 2300 varausta on jo noudettu. Heli Kokkisen mukaan palvelun avaamista seurannut ruuhka on laantunut, mutta edelleen kirjoja haetaan Educariumin noutopisteeltä päivittäin n. 50 kpl.  

”Asiakkaat ovat olleet poikkeustilanteessa ymmärtäväisiä ja aktiivisia. Olemme saaneet kannustavaa palautetta ja monet ovat olleet huolissaan myös siitä, että ovathan kirjastossa työskentelevät turvassa”, Kokkinen kertoo. Hälventääkseen noutopalveluun liittyvä huolia kirjaston asiakaspalvelussa päätettiin kertoa ja kuvata tarkemmin, mitä suljetuissa kirjastoissa tapahtuu. 

Mitä suljetuissa kirjastoissa ja varatun aineiston noutopisteellä tapahtuu?

”Suurin osa kirjaston työntekijöistä on yliopiston ohjeen mukaan etätöissä, mutta osa asiakaspalvelun henkilökunnasta käy erityisluvalla päivittäin tekemässä kirjojen noutoja ja palautuksia suljetuissa kirjastoissa”, kertoo asiakaspalvelutiimin tiiminvetäjä Päivi Letonsaari.

Jotta henkilökunnan turvallisuus voidaan turvata parhaalla mahdollisella tavalla, kampuskirjastoissa työskennellään yksi ihminen kerrallaan. Myös kirjakuljetuksissa sekä Educariumin noutopisteellä työ tehdään ihmiskontakteja minimoiden. 

Valmiiksi noudettuja ja hakemista odottavia kirjoja Educariumin noutopisteellä 15.4.2020. 

”Noutopisteiden suunnittelussa on pyritty minimoimaan kontaktit kirjaston henkilökunnan ja asiakkaiden välillä. Noutopisteellä saa asioida vain yksi henkilö kerrallaan ja pyydämme asiakkaita säilyttämään riittävän etäisyyden muihin jonottajiin myös ulkotiloissa”, Letonsaari kertoo. Kirjasto on myös ohjeistanut, että riskiryhmään kuuluvat tai sairastuneet voivat sopia varausten luovutuksesta toiselle henkilölle. Tarkat kuvalliset ohjeet noutopisteen toimintaohjeista löytyvä kirjaston verkkosivuilta. 

Yliopiston puusepät ovat rakentaneet Educariumin kirjaston tuulikaapin seinään suljettavan, molemmista päistä aukeavan laatikon, jonka kautta valmiiksi lainattu aineisto annetaan asiakkaalle. Noutopisteiden turvallisuutta ja käytäntöjä on kirjasto kanssa ollut suunnittelemassa yliopiston turvallisuuspäällikkö Tero Haapala. Myös Mehiläisen työterveyspalvelut ja yliopiston työsuojelupäällikkö ovat kommentoineet suunnitelmia hyväksyvästi.

Poikkeustilanne vaikuttaa myös palautusten käsittelyyn. ”Kirjoja voi palauttaa vain Educariumin palautuslaatikoihin, sillä ne on muokattu niin, että pystymme käsittelemään palautukset tuvallisesti”, Letonsaari selventää. Palautukset suljetaan palautuslaatikoissa oleviin säkkeihin varoajaksi ja vasta 72h jälkeen ne voidaan turvallisesti käsitellä ja palauttaa.  ”Odota rauhassa kolme arkipäivää lainojen poistumista asiakastiedoistasi. Kirjaston ollessa kiinni ei lainoista tule myöhästymismaksuja”, Letonsaari vielä muistuttaa.

Ole yhteydessä – kirjasto vastaa chatissa, somessa ja sähköpostissa!

Kirjasto palvelee asiakkaitaan poikkeustilanteessa parhaansa mukaan ja kehittää palveluitaan viranomaisten ohjeiden mukaan. Heli Kokkinen muistuttaa, että varatun aineistoin noutopisteet ovat käytössä ainakin toistaiseksi. ”Ole meihin yhteydessä, niin yritetään yhdessä ratkaista asioita”, kehottavat Heli Kokkinen ja Päivi Letonsaari. 

Ota yhteyttä kirjastoon:

• sähköpostilla kirjasto@utu.fi
• puhelimitse klo 9-16 soittamalla numeroon 050 455 7059
• kirjaston verkkosivujen chatin kautta
• somekanavissa@LibUniTurku