Kirjaston tietoaineistopalvelut – aineistojen tie tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun poikkeusaikana
Kirjastoissa tehtävä työ uusien aineistojen valinnassa, hankinnassa ja kuvailussa on suurelle osalle asiakkaitamme varsin tuntematonta ja näkymätöntä. Painettu kirja ilmestyy asiakaspalvelun varaushyllyyn, e-kirjan linkki kilahtaa sähköpostiin ja väitöskirjatkin löytyvät helposti verkosta. Mutta miten poikkeusaika on vaikuttanut näiden palvelujen toteuttamiseen? Vuodenvaihteen lähestyessä on hyvä katsahtaa taaksepäin, ja kyselimmekin kirjaston henkilökunnalta kokemuksia poikkeusajan työskentelystä tietoaineistojen hankinta-, metatieto- ja saatavuuspalveluista.
Vaikuttiko poikkeusaika uusien aineistojen saatavuuteen? Oliko eroa painettujen ja e-aineistojen hankinnassa?
Hankintaehdotukset tulivat tietoaineistovastaavien käsittelyyn kuten normaaliaikoinakin, mutta varsinkin e-kirjojen hankintapyynnöt kasvoivat huimasti. Kiittävää palautetta tulikin paljon e-kirjojen nopeasta hankinnasta ja aktivoinnista asiakkaiden käyttöön, kertoo johtava tietoasiantuntija Jaana Taylerson.
Hankintatiimin vetäjän, tietoasiantuntija Teppo Kahtolan mielestä e-aineistojen tilaus ja aktivointi asiakkaiden käyttöön tapahtuivat yhtä nopeasti kuin ennenkin. Niiden käsittely on oikeastaan koko hankinta- ja käyttöönottokaaren ajan verkossa tapahtuvaa, jolloin etä- tai lähityössä ololla ei ole merkitystä. Paikannukset, tilaukset ja aktivoinnit tapahtuvat verkossa, ja verkon kautta saadaan myös niiden tarvittavat linkitys- ja metatiedot.
Painetun aineiston osalta tilaukset kuitenkin hidastuivat, poikkeusaika vaikutti kirjastosihteeri Tuija Salovaaran mukaan kirjavälittäjien toimitusaikoihin. Asiakkaat olivat kuitenkin hyvin ymmärtäväisiä!
Uusien aineistojen kuvailutiedot löytyivät Volter-tietokannasta myös poikkeusaikana. Miten se onnistui?
Kuvailun laatiminen edellyttää, että aineisto on käsillä. E-kirjojen kohdalla se ei tuottanut ongelmia, mutta fyysisten kirjojen kanssa oli toisin. Uusien kirjojen lähettäminen kuvailutyötä tekevien etätyöpisteisiin ei tullut kyseeseen. Jollakin tavalla kirjojen kuvailu piti kuitenkin saada onnistumaan etänä, ja ratkaisu löytyikin skannerista ja y-levystä.
Kirjoja vastaanottavat kirjastosihteerit saivat olla lähitöissä vain tiukkojen turvatoimien puitteissa, ja he ryhtyivät skannaamaan kuvailun kannalta keskeisiä kohtia saapuneista kirjoista. Skannatut tiedostot tallennettiin yhteiselle alustalle (Y-levy), mistä ne olivat myös etätöitä tekevien ulottuvissa. Kirjastosihteerit kuvailivat uuden aineiston Volter-tietokantaan, jonka jälkeen aineiston käsittely siirtyi sisällönkuvailijoille, jotka lisäsivät aineistoon standardinmukaiset aihetta kuvaavat termit. Näin toimittiin poikkeusajan alkuvaiheessa, mutta jatkossa kirjastossa oli sallittu suurempi määrä henkilökuntaa, joten painetun aineiston kuvailu voitiin tehdä paikan päällä, kertovat tietoasiantuntija Anne-Mari Salmela ja metatiimin tiiminvetäjä, tietoasiantuntija Annamari Leppäniemi.
Aikamoinen homma tuo skannaaminen. Miksi nähdä sellainen vaiva?
Ilman kuvailu- eli metatietoja aineistoa ei ole olemassa kirjaston kokoelmissa, aineistot eivät löydy Volterista eivätkä kirjaston hyllyistä, toteaa Anne-Mari Salmela. Metatiedot ovat linkki tiedonhakijan ja aineiston välissä ja niiden ansiosta asiakas löytää haluamansa.
Tuija Salovaaran mielestä metatietotyö onkin kirjaston tärkeimpiä palapelin osasia. Ilman sitä kirjastoa ei ole eikä aineisto järjesty itsestään. Metatyöhön liittyvä työmäärä on Tuijan mielestä monelle ei-kirjastolaiselle yllätys. Työharjoittelussa olleessaan asiakas tuli Tuijalta kysymään “Why don’t you just put them into the shelf?”
Mitkä työt sujuivat hyvin etänä?
Elektronisten aineistojen sisällönkuvailu ja saatavuusongelmien ratkominen toimi hyvin etänä, kuten myös oppaiden päivitykset, aineistomäärärahojen seuranta ja uusien aineistojen aktivointi tietokannassamme, luettelee Jaana Taylerson. Teppo Kahtolan mukaan myös hankintatiimin tehtävät sujuivat hyvin etänä, esim. laskujen käsittelyt, tilaukset ja aktivoinnit sekä virtuaaliset palaverit kustantajien kanssa. Vain painettujen aineistojen saapumisvalvonta täytyi hoitaa lähityönä.
Väittelijöitä auktorisoidaan ja kuvaillaan. Mitä se oikein tarkoittaa?
Väittelijä auktorisoidaan laatimalla hänestä kuvailutiedot Kansalliskirjaston ylläpitämään Asteri-tietokantaan. Kuvailutiedot perustuvat väitöskirjaan ja väittelijän väitösilmoituksessa antamiin tietoihin (kuten syntymävuosi, ammatti, toimiala, henkilön julkaisutoiminnassaan käyttämät kielet ja suoritetut tutkinnot (ml. vuodet), joiden avulla väittelijä voidaan identifioida ja erottaa mahdollisesti muista samannimisistä henkilöistä. Väitöskirjan nimiösivulla oleva muoto väittelijän nimestä - yleensä näin - yhdessä väitösilmoituksessa kerrotun syntymävuoden kanssa muodostavat henkilön auktorisoidun hakutiedon. Lisäksi järjestelmä antaa yksilöllisen numeropohjaisen tunnisteen jokaiselle väittelijälle. Ei-julkisesta Asteri-tietokannasta kuvailutiedot päivittyvät Kansallisbibliografiaan ja julkiseen Kanto - kansalliset toimijat –tietokantaan, selittävät Anne-Mari Salmela ja Annamari Leppäniemi.
Väittelijöiden - kuten muidenkin henkilöiden – auktorisoinnilla luodaan tietokantaan järjestystä ja helpotetaan aineistojen kuvailijoiden työtä ja tiedonhakijoiden tiedonhakua. Kun aineistojen kuvailutiedoissa on käytetty johdonmukaisesti yhdenmukaisia – auktoriteettitietueissa määriteltyjä – hakumuotoja, löytää tiedonhakija yhdellä tekijähaulla tietyn tekijän laatimat aineistot tai yhdellä asiasanahaulla aineistot, joissa henkilö on kohteena.
Kuulostaa siltä, että suuri osa työtehtävistä saatiin tehtyä etänä, mutta oliko myös tehtäviä, jotka olivat välttämättömiä tehdä lähityönä kirjastossa?
Hankinnan osalta painetun aineiston vastaanotto ja jossain määrin puuttuvien lehtien tarkistus hyllyistä ennen niiden karhuamista vaati läsnäoloa kirjastoissa, kertoo Teppo Kahtola. Myös vapaakappaleiden vastaanotto Kansalliskirjastosta onnistuu tietoasiantuntija Sara Kanniston mukaan vain lähityössä. Kansalliskirjastosta tulee lähetys, jossa olevat vapaakappaleet - kirjat, lehdet, pienpainatteet, julisteet, kartat – lajitellaan ja osa lähetetään edelleen eteenpäin lopulliseen sijoituspaikkaansa. Myös tarkempi lajittelu ja julkaisujen hyllyyn laittaminen onnistuu vain lähitöissä.
Kirjastoissa on edelleen painettua aineistoa niin kirjojen, lehtien kuin vapaakappalekokoelmankin muodossa, joten lähityötä tarvitaan. Ja vaikka osa työtehtävistä sujuikin etänä melkoisen hyvin, niin työtovereita, työyhteisöä ja tietenkin asiakkaita meillä kaikilla oli ikävä!