Digitalisaatio järkeistää tohtorikoulutuksen järjestelmäviidakkoa

Turun yliopisto isännöi 5.10. ensimmäistä kertaa järjestettävää valtakunnallista tohtorikoulutuspäivää. Päivän aikana kuultiin niin tohtorikoulutukseen liittyvistä ajankohtaisista aiheista kuin keskusteltiin hyvistä käytännöistä toiminnan kehittämiseksi.

Rehtori Kalervo Väänänen avasi tapahtuman toivottaen tervetulleiksi paikalle saapuneet lähes 100 tohtorikoulutuksesta ja sen kehittämisestä kiinnostunutta niin akateemista kuin hallinnonkin toimijaa 15 suomalaisesta yliopistosta. Avauspuheenvuorossaan hän myös pohti sitä, miten tohtorikoulutuksessa on jatkossakin tärkeää säilyttää tasapaino luovuuden ja systemaattisen koulutuksen välillä.

Opetusneuvos Eeva Kaunismaa OKMsta kertoi tohtorikoulutuksen ajankohtaisia kuulumisia ja kannusti hakemaan EU-rahoitusta. Yleisössä keskustelua herättivät erityisesti Suomen Akatemian tehtävien uudet liikkuvuuskriteerit. 

UGIS-järjestelmä kokoaa tiedon yhteen paikkaan

Tohtorikoulutettava Johannes Holvitie esitteli yhteistyössä Turun yliopiston tutkijakoulun, IT-laitoksen ja muiden yliopiston toimijoiden kanssa tehtyä University of Turku Graduate School Information System (UGIS) -järjestelmää, jonka kehityksestä hän on vastannut.

Vasta viisi kuukautta aktiivisen kehityksen alla ollut järjestelmä hyödyntää monipuolisesti digitalisaation mahdollisuuksia.

UGIS pyrkii kokoamaan tällä hetkellä hajanaisesti eri järjestelmissä olevia tohtorikoulutettavaan ja hänen ohjaukseensa liittyviä tietoja. Tämän UGIS saavuttaa koostamalla käyttäjille näkymiä, joissa toisissa järjestelmissä sijaitseva tieto on referoituna ja yhdistettynä tiedon käyttöä helpottavaan ohjeistukseen.

UGIS-järjestelmän toiminnalle olennaista on yliopiston IT-palveluiden luoma tietovarasto, joka kerää ja yhtenäistää eri järjestelmien välisen kommunikaation, näin mahdollistaen järjestelmien sulavan yhteiskäytön ja korvauksen.

UGIS-järjestelmää on kehitetty laajassa yhteistyössä yliopiston eri toimijoiden kanssa. Sinne on rakennettu näkymät niin tohtorikoulutettavalle, ohjaajalle kuin myös virkailijalle (koordinaattori, valmistelija).

Lisäksi UGIS mahdollistaa monipuolisen raportoinnin. Monia tahoja yhdistävä järjestelmä kerää merkittävän määrän dataa, josta on mahdollista koostaa haluttuja tietoja käsitteleviä raportteja.

Uusi järjestelmä pyrkii aktivoimaan eri osapuolia mahdollisimman helposti ja nopeasti. Eri vaiheissa on aina mukana sekä intuitiivinen ohjeistus että linkit tarvittaviin sivustoihin.

Koska sähköpostien viestitys on integroitu osaksi UGIS-järjestelmää, eri osapuolet saavat sähköpostia heti heitä koskevista tapahtumista, ja ohjeita tai linkkejä tarvittavien toimien suorittamiseksi. Näin asioita voi edistää myös käymättä järjestelmässä.

– Uusi järjestelmä on pilotointivaiheessa, ja sen arvioitu käyttöönotto ensi vuoden alkupuolella. UGIS on ehtinyt jo herättää paljon mielenkiintoa opintoasianpäivien ja tohtorikoulutuspäivän aikana, ja sitä on tarkoitus tarjota myös muiden yliopistojen käyttöön ja kehittää edelleen, kertoi Turun yliopiston tutkijakoulun johtaja Pirjo Nuutila.

Teksti: Saara Järviö

Kuvat: Saara Järviö, Hanna Oksanen