Aineistonhallintasuunnitelma on Suomen Akatemian rahoituspäätöksen maksatuksen ehtona – TY:n DMP:n hyväksymisprosessi
Turun yliopiston sisäiseen hyväksymisprosessiin Suomen Akatemian myöntämän rahoituksen vastaanottamisessa on tullut merkittäviä muutoksia viime vuosina. Rahoituksen ehtona on, että aineistonhallintasuunnitelma on toimitettava Suomen Akatemialle myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen ja yliopiston sekä yksikön tulee sitoutua suunnitelman sisältöön. Tässä uutisessa esitellään Turun yliopiston aineistonhallintasuunnitelman hyväksymisprosessi.
Syksystä 2020 lähtien hakijan on tullut jättää varsinainen aineistonhallintasuunnitelma (DMP) Suomen Akatemialle myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen. DMP:n toimittaminen on rahoituksen maksatuksen ehtona, ja se on toimitettava Suomen Akatemialle kahdeksan (8) viikon kuluessa myönteisestä rahoituspäätöksestä. Hakija jättää DMP:n Suomen Akatemialle hakijan hyväksymisen yhteydessä, jonka jälkeen suorituspaikka sitoutuu aineistonhallintasuunnitelmassa esitettyyn sisältöön ja hyväksyy rahoituksen vastaanotetuksi.
Vastuu aineistonhallintasuunnitelmasta siirtyy siis vahvasti tutkijoiden lisäksi tutkimuksen suorituspaikoille. Suorituspaikassa sitoudutaan siihen, että DMP on toteutettavissa ja siinä esitetyt toimenpiteet noudattavat hyvää aineistonhallintatapaa. Suomen Akatemia seuraa aineistohallintasuunnitelmien toteutumista ja laatua. Myöhemmin raportointivaiheessa on selvitettävä, miten tutkimusaineisto on avattu vähintään kuvailutietojen osalta.
Turun yliopiston prosessi myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen – mitä laitoksen johtajan tulee tietää?
Yliopiston data-asiantuntijat ottavat henkilökohtaisesti yhteyttä Akatemian syykuun haussa myönteisen rahoituspäätöksen saaneisiin projektin vastuullisiin tutkijoihin.
Projektin vastuullisen tutkijan (l. tutkijan, jonka hakemuksesta on kyse) vastuulla on olla yhteydessä ja lähettää aineistonhallintasuunnitelman ensimmäinen versio kommentoitavaksi osoitteeseen openutu@utu.fi kolmen (3) viikon kuluessa siitä, kun hän on saanut tiedon myönteisestä rahoituspäätöksestä.
Palveluosoitteen openutu@utu.fi asiantuntijat kommentoivat ja muokkaavat suunnitelmaa tutkijan kanssa yhteistyössä.
Hyvän käytännön mukaisesti projektin vastuullisen tutkijan tulisi lähettää DMP myös suorituspaikan edustajalle (usein laitosjohtajalle) hyvissä ajoin ennen aikarajan umpeutumista, jotta rahoituksen vastaanottava yksikkö voi sitoutua DMP:ssä kerrottaviin asioihin.
Kun suunnitelma on valmis, projektin vastuullinen tutkija lähettää valmiin suunnitelman
- Openutu@utu.fi palveluosoitteeseen
- tiedekuntansa/laitoksensa controllerille RT-palveluosoitteeseen controller@utu.fi
- sekä lisää suunnitelman SARA-järjestelmään
Tieto SARA-järjestelmään talletetusta valmiista aineistonhallintasuunnitelmasta lähtee automaattisesti suorituspaikan edustajalle, joka voi sen jälkeen käydä hyväksymässä rahoituksen SARAssa.
Turun yliopiston prosessi myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen – mitä projektin vastaavan tutkijan tulee tietää?
Yliopiston data-asiantuntijat ottavat henkilökohtaisesti yhteyttä Akatemian syykuun haussa myönteisen rahoituspäätöksen saaneisiin projektin vastuullisiin tutkijoihin. Projektin vastuullisen tutkijan on oltava yhteydessä osoitteeseen openutu@utu.fi viimeistään 3 viikon kuluttua yhteydenotosta/myönteisestä rahoituspäätöksestä. Samassa yhteydessä projektin vastuullinen tutkija lähettää aineistonhallintasuunnitelman ensimmäisen version kommentoitavaksi. Suunnitelman tekemiseen suositellaan käytettävän DMPTuuli-työkalua.
Openutu-palveluosoitteen asiantuntijat (asiantuntijoita kirjastosta, IT-palveluista, lakipalveluista sekä tutkimusedellytyksistä) kommentoivat ja muokkaavat suunnitelmaa tutkimusprojektin aloitusvaiheen mukaiseen muotoon yhteistyössä tutkijan kanssa.
Kun suunnitelmaa kommentoineet asiantuntijat katsovat, että suunnitelma on valmis, suunnitelma lähetetään
- Openutu@utu.fi palveluosoitteeseen
- tiedekuntansa/laitoksensa controllerille RT-palveluosoitteeseen controller@utu.fi
- sekä lisätään suunnitelma SARA-järjestelmään, josta lähtee tieto suorituspaikan edustajalle.
Tieto SARA-järjestelmään tallennetusta valmiista aineistonhallintasuunnitelmasta lähtee automaattisesti suorituspaikan edustajalle, joka voi sen jälkeen käydä hyväksymässä rahoituksen SARAssa.
Kommentoinnin lisäksi järjestämme halukkaille tutkijoille aineistonhallintatyöpajoja, joissa tutkijat ja kirjaston asiantuntijat voivat yhdessä pohtia ko. projektin aineistonhallintaan liittyviä asioita.
Lisätietoa ja ohjeita aineistonhallintasuunnitelman tekoon Tutkimusdata-oppaasta.
Palveluosoitteista: openutu@utu.fi, controller@utu.fi