IT-palvelujen käyttösäännöt

IT-palvelujen käyttösäännöt 

IT-palvelujen käyttösäännöt sitovat ja velvoittavat kaikkia yliopistoyhteisön jäseniä, IT-palvelujen ja tietojärjestelmien käyttäjiä sekä yliopiston yksiköitä. 

Säännöt koskevat kaikkia yliopiston laitteita, IT-palveluja ja niiden käyttöä. Ne koskevat myös palveluja, joiden käyttömahdollisuus tai -valtuus on saatu yliopiston välityksellä. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi CSC:n palvelut kuten HAKA, Funet jne. 

Käyttövaltuus

Käyttövaltuus osoitetaan myöntämällä käyttäjätunnus tai tuomalla palvelu saataville

Käyttövaltuuden saaneilla henkilöillä on lupa käyttää yliopiston IT-palveluja. IT-palveluiden käyttösääntöjen noudattaminen on käyttövaltuuden edellytys.

• henkilöllä voi olla useita rooleja samanaikaisesti. 

Käyttövaltuudet ovat määräaikaisia

Käyttövaltuus päättyy, kun 

• henkilö ei enää kuulu yliopistoon
• määräaikaiseksi myönnetty käyttövaltuus vanhenee
• henkilön rooli muuttuu siten, ettei  IT-palvelun käyttövaltuudelle ole enää perustetta. 

Käyttövaltuutta voidaan rajoittaa, jos siihen liittyen on perusteltu epäily tietoturvallisuuden vaarantumisesta tai väärinkäytöstä.

Käyttäjän tulee poistaa henkilökohtaiset sähköpostinsa ja tiedostonsa ennen IT-palvelun käyttövaltuuden loppumista.  Yliopisto poistaa tiedostot ja postilaatikon noin kahden vuoden kuluttua tunnuksen käytön tai käyttövaltuuden loppumisesta. Henkilökuntaan kuuluvan käyttäjän on siirrettävä työhönsä liittyneet viestit ja tiedostot esimiehen kanssa sovitulle henkilölle. Tämä pätee myös opiskelijaan, joka on toiminut esimerkiksi tutkimusryhmissä. 

Jokaisen on itse poistettava henkilöstö- tai opiskelijaetuna kotikäyttöön lisensoidut ohjelmistot työsuhteen tai opinto-oikeuden päättyessä.

Käyttäjätunnus

• Käyttäjä tunnistetaan (identifioidaan, autentikoidaan) käyttäjätunnuksen perusteella

Ryhmätunnus voidaan myöntää hakemuksesta erityiseen tarkoitukseen

Ryhmätunnuksen käyttö voi vaarantaa tietojen luottamuksellisuuden. Esimerkki: työasemaluokan erityisohjelmiston vaatimia pääkäyttäjävaltuuksia varten myönnetty ryhmätunnus. 

• Ryhmätunnuksen hakija vastaa tunnuksen luovuttamisesta 
• Ryhmätunnusta saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty
• Jokainen ryhmätunnuksen käyttäjä on vastuussa omasta tunnuksen käytöstään

Jokainen vastaa käyttäjätunnuksistaan henkilökohtaisesti

Käyttäjätunnukset tulee suojata vahvalla salasanalla tai muutoin ohjeistetulla tavalla. Jos salasanan tai muun tunnisteen epäillään joutuneen vääriin käsiin, salasana on vaihdettava tai tunnisteen käyttö on estettävä viipymättä.

• Käyttäjätunnusta ei saa antaa toisen henkilön käyttöön
• käyttäjä vastaa kaikesta käyttäjätunnuksellaan tapahtuvasta käytöstä
• käyttäjä on taloudellisessa ja oikeusvastuussa tunnuksen käytön aiheuttamasta haitasta tai vahingosta
• toisen henkilön tunnuksen käyttö on kielletty, vaikka tämä sitä pyytäisi.

Käyttäjien oikeudet ja vastuut

IT-palvelut on tarkoitettu työtehtäviin ja opiskeluun 

Yliopiston IT-palvelut on tarkoitettu työvälineeksi tehtäviin, jotka liittyvät opiskeluun, opetukseen, tutkimukseen tai hallintoon yliopistossa. 

Yksityinen käyttö on sallittu vähäisessä määrin

Sallittua vähäistä yksityistä käyttöä ovat esimerkiksi yksityiset sähköpostikeskustelut ja verkkopalvelujen käyttäminen. Yksityinen käyttö ei kuitenkaan saa

• haitata järjestelmän muuta käyttöä, eikä 
• olla ristiriidassa käytöstä annettujen sääntöjen ja ohjeiden kanssa. 

Kaupallinen toiminta tai julistaminen ei ole hyväksyttävää yksityistä käyttöä

Tietohallinnosta vastaavalta henkilöltä kuitenkin voi hakea allekirjoitettua, kirjallista poikkeuslupaa. 

• Kaupallinen käyttö on sallittu vain yliopiston lukuun 
• käyttö vaalimainontaan tai muuhun poliittiseen toimintaan on sallittu vain yliopistovaaleissa, ylioppilaskunnan toimintaan liittyvien opiskelijajärjestöjen tai ammattiyhdistysten yms. toiminnassa 
• käyttö kaikkeen julistavaan toimintaan on kielletty 
• resurssien tarpeeton käyttö on kielletty.

Lakeja on noudatettava

• Laitonta tai hyvän tavan vastaista materiaalia ei saa julkaista, välittää eikä jaella.

Jokaisella on oikeus yksityisyyteen

Yksityisyys ei kuitenkaan ulotu kaikkeen henkilön hallussaan pitämään työtehtäviin liittyvään materiaaliin.

• Opiskelijan hallussa oleva aineisto tulkitaan yksityiseksi. 
• Henkilökunnan tulee pitää yksityinen aineisto selkeästi erillään työhön liittyvästä aineistosta.
  • esim. hakemistossa, jonka nimi on "private" 
  • tämä sääntö koskee myös opiskelijaa, joka on työssä yliopistolla.

Jokainen vastaa tietoturvasta

Havaituista tai epäillyistä tietoturvallisuuden puutteista ja väärinkäytöksistä tulee viipeettä ilmoittaa palvelun ylläpitäjälle tai IT-palveluun (helpdesk@utu.fi). 

• Henkilökohtaista salasanaa ei pidä koskaan kertoa kenellekään
• Jokaisella on vaitiolovelvollisuus tietoonsa saamistaan salassa pidettävistä tiedoista
• Muille kuuluvien tietojen urkkiminen, hyväksikäyttö, talteenotto ja levittäminen on kielletty.

Yliopistolla on oikeus suojatoimena rajoittaa tai estää IT-palvelujen käyttöä.

Luvattoman palvelun pystyttäminen on kielletty

Yliopiston tietoliikenneverkkoon saa kytkeä vain yliopiston hyväksymiä laitteita. Yliopiston verkoissa saa tuottaa palveluita vain yliopiston antamalla luvalla.

Tietoturvamekanismien ohittaminen on kielletty

Mitään käyttövaltuutta ei saa käyttää laittomaan tai luvattomaan toimintaan, kuten esimerkiksi tietoturva-aukkojen etsimiseen, oikeudettomaan salauksen purkamiseen, tietoliikenteen kopiointiin tai muuttamiseen tai tietojärjestelmiin tunkeutumiseen.  

Tietojärjestelmien osia tai piirteitä, joita ei ole selkeästi tuotu yleisesti käytettäviksi, ei saa käyttää. Tällaisia ovat esimerkiksi ylläpitoon tarkoitetut työkalut tai järjestelmän asetuksilla estetyt toiminnot. 

Tietojen urkinta ja käyttäjien harhautus on kielletty

Älä huijaa, älä hanki tietoa oikeudettomasti.

Muita määräyksiä

Voimaantulo

Nämä IT-palvelujen käyttösäännöt tulevat voimaan 1.2.2016 ja korvaavat aiemmat vastaavat säännöt. Tämän jälkeen uudet IT-palvelut tulee toteuttaa näiden sääntöjen mukaisesti. 

Muutoksenhallinta

Nämä käyttösäännöt tarkistetaan  tarvittaessa, jotta ne vastaavat voimassaolevia palveluita ja lainsäädäntöä. Merkittävät muutokset käsitellään YT-menettelyssä. Muutostarpeesta päättää IT-johtaja. 

Muutoksesta tiedotetaan tavanomaisten tiedotuskanavien kautta, ei henkilökohtaisesti.

Käyttösäännöistä poikkeaminen

Lupa käyttösäännöistä poikkeavaan toimintaan voidaan myöntää vain kirjallisen hakemuksen perusteella ja perustellusta syystä. Luvan poikkeamaan voi myöntää IT-johtaja. Luvassa voi olla ehtoja, rajoituksia ja lisävastuita.

Valvonta

Käyttösääntöjen valvonnasta vastaavat IT-palvelut, palveluiden ja IT-palveluiden omistajat sekä työnjohdollisesti esimiehet kukin osaltaan. 

Lisätietoja

IT-palveluita koskevat säännöt ja ohjeet ovat yliopiston internet-sivuilla sekä sisäisillä intranet-sivuilla. ​