Vastaväittäjän matkan ja majoituksen järjestäminen
Lääketieteellisen tiedekunnan ohje vastaväittäjän matkan ja majoituksen järjestämiseen.
Väittelijä (tai kustos/ohjaaja/oppiaineen edustaja) hoitaa vastaväittäjän matkan ja majoituksen tiedekunnan toimistopalvelujen avulla. Vastaväittäjän matka- ja majoitusjärjestelyihin liittyen tulee ohjeiden saamiseksi ottaa yhteyttä osoitteeseen medi-toimistopalvelut@utu.fi hyvissä ajoin ennen väitöksen suunniteltua ajankohtaa (Huom: Viesti palveluosoitteeseen tulee lähettää utu-sähköpostiosoitteesta). Toimistopalveluiden palvelusihteeri lähettää tiedekunnan matkavarauslomakkeen ohjeineen. Kustannusten tullessa yliopistolle tai yliopistossa oleville projekteille on matkajärjestelyissä meneteltävä näiden ohjeiden mukaan, eikä matkoja ja majoitusta saa järjestää muuta kautta. Yliopiston matkapalvelut tekevät kaikki varsinaiset matkaan ja majoitukseen liittyvät varaukset ja hankinnat.
- Vastaväittäjän majoituskustannuksista korvataan enintään 2 yötä. (Turun yliopiston puitesopimuksen mukaan vastaväittäjän yöpyminen järjestetään Original Sokos Hotel Kupittaalla.)
- Kotimaisen vastaväittäjän matka- ja majoituskustannukset korvataan suoraan tiedekunnan kustannuspaikalta.
- Ulkomaisen vastaväittäjän matka- ja majoituskustannuksista korvataan enintään 500 euroa (+ alv 24 %) yliopiston tilaamien palvelujen mukaan.
- Tiedekunnasta myös lähetetään vastaväittäjälle varmuuden vuoksi matkalaskulomake mahdollisten matkaan liittyvien muiden kulujen laskuttamiseksi, kuten esim. taksikulut rautatieasemalle/lentokentälle, jolloin näitä kuluja korvataan vastaväittäjälle laskulomakkeen ja tositteiden mukaan.
- Väittelijän tulee huolehtia, että ulkomaisen vastaväittäjän yli meneville kustannuksille on tiedossa korvaava taho ja hän ilmoittaa matkavarauslomakkeella niille muun kustannuspaikan tai maksajatahon.