Väitöstilaisuuden käytännön järjestelyt

Väitöstilaisuus on Turun yliopiston opinnäytteen julkinen tarkastustilaisuus ja järjestetään paikan päällä Turun yliopiston tiloissa (sisältäen ydinkampuksen lisäksi myös muut kampusalueet, yliopiston toimipaikat ja esim. yliopistosairaalan tilat). Perustellusta syystä vastaväittäjä ja/tai arvostelutoimikunnan jäsen voi osallistua etänä. Lisäksi suositellaan, että väitöstilaisuuksia on mahdollista seurata etänä, jos väitöksen avainhenkilöille tämä sopii.

Poikkeustilanteessa ja perustellusta syystä voi väittelijä dekaanin päätöksellä osallistua väitöstilaisuuteensa etäyhteydellä tiedekunnan määräysten ja käytäntöjen mukaan.

Jos väittelijä haluaa järjestää väitöksensä muualla, hänellä pitää olla tähän dekaanin päätöksellä annettu lupa. Väittelijä myös maksaa itse muualla järjestetyn väitöstilaisuuden kulut.

Väitöstilaisuus

Väitökset järjestetään yleisölle avoimina salitilaisuuksina. Väitökset myös suositellaan suoratoistettavaksi (striimattavaksi) Echolla, jolloin tilaisuus tarjotaan seurattavaksi suuremmalle yleisölle ilman kommentointimahdollisuutta. Echolla tilaisuuden voi myös tallentaa. 

Hybridiväitös (sekä yleisöä väitössalissa että etäyhteys Zoomilla) on mahdollinen tilanteissa, joissa vastaväittäjä ja/tai väittelijä ei pääse matkustamaan Suomeen. Myös erityistapauksissa Suomessa asuva/oleskeleva vastaväittäjä tai väittelijä tai arvostelulautakunnan jäsen voi osallistua väitökseen Zoomilla (syynä esim. koronakaranteeni). Zoomia voidaan käyttää myös, jos tilaisuus halutaan tallentaa tai väitös halutaan saattaa tarjolle suuremmalle yleisölle kommentointimahdollisuuksin. Toinen vaihtoehto on käyttää hybridi-väitöstilaisuuden suoratoistoa ja tallennusta varten Echoa ja tarjota vastaväittelijälle Zoom-etäyhteyttä tilaisuuteen. Tällöin väitöstä etänä seuraavat osanottajat osallistuvat suoratoistoon Echo-yhteyden kautta ja vastaväittelijä Zoom yhteyden avulla.

IT-palvelut antaa Zoomilla toteutettavaan väitöstilaisuuteen räätälöidyn teknisen koulutuksen tehtävän suorittamiseen. Koulutuksen voi tilata joko väitöslomakkeella tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen helpdesk@utu.fi. Väitöslomake löytyy Ohjeet Turun yliopistossa väittelevälle www-sivulta (Väitöksestä viestiminen > Tee väitösilmoitus).

Mikäli väitöstilaisuus toteutetaan käyttäen etäyhteyttä Zoomilla, kustos nimeää väitöstilaisuuteen etäyhteyden varmistavan avustajan (airut). Airut suositellaan nimettäväksi myös Echolla toteutettaviin väitöksiin, joissa tehtävänä on salitekniikan käynnistys ja päälle kytkeminen.

Väitöksen avustaja, eli airut

Airuen tehtävänä on varmistaa Zoomilla toteutettavien väitösten verkkoyhteyden ja -kommunikoinnin sujumista, seurata mahdollisia yleisön esittämiä kysymyksiä ja välittää ne tilaisuuden osapuolille yhdessä sovitulla tavalla. Airut on lähtökohtaisesti tutkimusryhmästä/oppiaineesta/laitokselta (kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstöön). Hän on tarvittaessa yhteydessä päivystävään IT-tuen henkilöön. (Huom. viikonloppuisin ei ole tarjolla yliopiston IT-tukea.)

Väitöksen tilan varaaminen

Väitöstilaisuuden ajankohtaa suunnitellessa ja tilaa varatessa tulee ottaa huomioon erilaiset mahdollisuudet toteuttaa väitös. Kaikki tilavaraukset yliopiston väitöstiloihin tehdään keskitetysti. Samassa osoitteessa, varaukset@utu.fi, osataan myös neuvoa oikeiden tilojen suhteen.

Väittelijä, varaa tila väitöstilaisuutta varten lähettämällä sähköposti osoitteeseen varaukset@utu.fi. Sisällytä viestiisi seuraavat tiedot:

• Sisällytä otsikkoon tieto - Väitöstilaisuus
• Viikonpäivä, päivämäärä ja kellonajat
• Salitoive (alla olevan linkin kautta pääsee katsomaan tiloja, joissa voi järjestää väitöksen Echolla tai Zoomilla)
• Väittelijän nimi
• Kustoksen nimi
• Kustannuspaikka, jolta tilakulu laskutetaan

Mikäli samaan aikaan samana päivänä samalla kampusalueella on useampia väitöstilaisuuksia, sinulle saatetaan ehdottaa väitöksen siirtämistä toiseen kellonaikaan.

Väitöstilaisuuden järjestämiseen liittyvät etätilaisuustoteutukset (intranet):
https://intranet.utu.fi/etatilaisuudenjarjestaminen

Muut järjestelyt

Kahvitilaisuuden voi halutessaan järjestää yliopiston tiloissa. Yliopiston kilpailuttamat catering-palveluiden tuottajat ovat intranet-sivulla: https://intranet.utu.fi/index/hankinnat/Sivut/Catering.aspx

Väitöstilaisuuden järjestelyihin liittyen saattaa olla tarkempia tiedekuntakohtaisia ohjeita, jotka löytyvät tiedekunnan www-sivulta. Lisäksi yliopiston intranetissä on ohjeita väitöstilaisuuteen liittyvien mahdollisten muiden kulujen suhteen kohdassa ’Professoriluennot, väitöstilaisuudet’: https://intranet.utu.fi/index/henkilokunnan-huomioiminen/Sivut/default.aspx

Yliopiston laitokset voivat hakea maksutonta pysäköintioikeutta kustokselle ja vastaväittäjälle. Lisätietoja intranetista: https://intranet.utu.fi/index/pysakointi/Sivut/default.aspx