Chatbot tietosuojailmoitus
Käsittelyn tarkoitus
Virtuaalinen avustaja eli chatbot on palvelu, jonka tarkoituksena on palvella käyttäjiä seitsemän päivää viikossa ympäri vuorokauden. Chatbot auttaa Turun yliopistoon liittyvissä palveluissa ja ohjaa käyttäjän tarvittaessa tarkempiin ohjeisiin tai vastaavien henkilöiden yhteystietoihin. Virtuaalinen avustaja tarjoaa myös joissain tapauksissa mahdollisuuden yhdistää suoraan vastaaviin henkilöihin chat-palvelun kautta. Palvelu on tarjolla sekä Turun yliopiston sisäisissä, että julkisissa palveluissa. Osa linkitetyistä ohjeista on yliopiston sisäisiä ohjeita, jolloin linkin avautuessa käyttäjän tulee kirjautua Turun yliopiston palveluihin. Itse virtuaalipalvelun sisällä ei ole tunnistautumista.
Käsittelyperuste
Asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu palvelun laadun varmistamiseksi ja toiminnan kehittämiseksi (Tietosuoja-asetus EU 2016/679 Art. 6f)
Yhteyshenkilö
Turun yliopiston IT-palvelut, helpdesk@utu.fi, 029 450 6000
Henkilötietoryhmät
Palvelu ei vaadi tunnistautumista. Jos haluat lähettää keskustelusta yhteydenottopyynnön, tarvitaan käyttäjän sähköpostiosoite. Mikään muu sen sisältämä toiminto ei tarvitse käyttäjän henkilötietoja. Keskusteluista luodaan uniikki Chat-ID, jota ei voida yhdistää henkilöön, ellei hän itse syötä palveluun henkilötietojaan. Chat-ID:n avulla pystytään tarkastelemaan mitä kysymyksiä kussakin yksittäisessä sessiossa on kysytty ja mitä vastauksia virtuaaliavustaja on antanut. Yhteydenottopyynnön lähettäminen chatbotista vaatii käyttäjän sähköpostin, jolloin kyseisen keskustelun Chat-ID voidaan yhdistää käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Palvelupyynnön lähettäminen palvelusta on vapaaehtoista ja ei ole käytössä kaikissa Chatboteissa.
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (917/2014 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
Säilytysaika
Kyselyt säilyvät automaattisesti 365 päivän ajan. Jos keskustelu lähetetään yhteydenottopyyntönä, tietoja säilytetään Palvelupyyntöjen hallinta -tietosuojailmoituksen mukaan:
https://www.utu.fi/fi/tietosuoja/tietosuojailmoitus/palvelupyyntojen-hallinta
Mahdolliset vastaanottajat
Tietoja käsitellään Turun yliopiston sisäisesti. Myös palveluntarjoajalla GetJennyllä (getjenny.com) on pääsy järjestelmään ja sen keräämään tietoon.
Mahdolliset siirrot kolmansiin maihin
Palvelun tiedot sijaitsevat palveluntarjoajan GetJenny palvelimilla. Palvelimet sijaitsevat Irlannin Amazon Web Service palvelussa (AWS EU West (Ireland)) (https://www.getjenny.com/privacy-policy)
Automaattinen päätöksenteko
Palvelu ei tee automaattisia päätöksiä. Palvelun käyttöön liittyviä tietoja ei käytetä päätöksentekoon tai profilointiin, eikä niitä yhdistetä käyttäjätietoihin.
Julkisuus tai salassapito
Keskusteluhistoriat ja niihin liittyvät tiedot ovat luottamuksellista asiakaspalveluviestintää, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työnsä suorittamiseksi palveluun tai keskustelun sisältöön liittyen.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä, mikäli henkilön yhteys tallennettuihin tietoihin pystytään luotettavasti selvittämään.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Turun yliopiston tietosuojavastaava
Henkilötietojen suojaamisen periaatteet
Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description