Adobe Connect tietosuojailmoitus

Käsittelyn tarkoitus

Adobe Connect palvelua käytetään annettavan opetuksen yhteydessä tuotettavien videoiden julkaisemiseen sekä suoratoistopalveluun. Suoratoistettava materiaali tai siitä tallennettavat on-demand videot voivat olla erikseen tuotettavia luento-, tai kokoustallenteita. Adobe Connect istunnon ylläpitäjät näkevät kokouksen osallistujalistalta Turun yliopiston kertakirjautumistunnuksella kirjaantuneen henkilön etu-, ja sukunimitiedon tai hänen määrittelemänsä nimimerkin mikäli käyttäjä kirjaantuu kokoukseen vierailijatunnuksella.

Palvelusta:

Adobe Connect on CSC:n palvelimella toimiva FUNET TEAM palvelu osoitteessa https://connect.funet.fi

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen. 

Yhteystiedot

IT-palvelut, Oppimisen IT: helpdesk@utu.fi

Henkilötietoryhmät

HAKA-tunnistautumista varten käyttäjästä kerätään seuraavat tiedot:

• Yliopiston oma palvelu:
• Nimi
• Sähköpostiosoite

Funet Tiimi Palvelu:

Funet Tiimi on Funetin asiakasorganisaatioiden, lähinnä Suomessa toimivien korkeakoulujen, yhteiskäyttöinen palvelu.
Järjestelmän toimivuuden takia ovat seuraavat henkilötiedot sinusta näkyvillä kaikille järjestelmää käyttäville: Etunimi, Sukunimi, sekä EPPN. EPPN on Turun yliopiston luovuttama yksilöivä tietue jonka tiedoissa luovutetaan sähköpostiosoite ja henkilökuntastatus (staff/faculty). Turun yliopisto on tämän palvelun henkilötietojen osalta rekisterin pitäjä.

• Käyttäjä voi itse tallentaa palveluun halutessaan seuraavat tiedot:
• Kokouksen nimi (Vapaamuotoinen)
• Mahdollisten tallenteiden nimi (Vapaamuotoinen)
• Erilaiset jaetut tiedostot
• Jaetun työpöydän, tai jaetun sovelluksen sisältö
• Chat palvelun sisältö
• Kyselyiden (poll) sisältö

Kokouksen isäntä voi antaa laajennetun ylläpito-oikeuden luomaansa kokoukseen valitsemalleen henkilölle mikäli hänellä on palveluun tarvittavat oikeudet (TY:n palvelimella erikseen anottu käyttäjätunnus, tai CSC:n palvelimella Turun yliopiston henkilökuntastatus)

Palveluun tallennettavat videot saattavat sisältää henkilötiedoiksi luokiteltavaa tietoa videokuvan tai työpöydän jaon, tiedostojaon, keskustelukanavan, tai mahdollisten pollien/kyselyjen yhteydessä. Ennen tallennusta luennoitsijoilta pyydetään lupa videointiin ja tallennuksesta muodostetaan sähköinen sopimus, jossa kuvataan tallenteen käyttöehdot.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§).

 CSC:n funet TEAM palvelu:

Poiketen yleisistä palvelun ehdoista, Turun yliopiston ja palveluntuottajan välisessä sopimuksessa on sovittu, että palvelu tuotetaan Suomen ulkopuolelta ETA-alueelta, ja henkilötietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjän henkilötietoja säilytetään palvelussa tarvittavan ajan, kuitenkin enintään siihen saakka jolloin henkilön käyttäjätunnus Turun yliopiston palveluksessa raukeaa.

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Palveluntuottajalla on oikeus omassa tuotantotoiminnassaan tarvittaessa käsitellä palveluun tallennettuja henkilötietoja.

Tietojen julkisuus tai salassapito

Käyttäjän palveluun tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisesti saatavilla. Ne näkyvät vain palvelun teknisille ylläpitäjille, sekä tietyissä tilanteissa muille kokoukseen osallistujille (keskustelu virtuaalisessa luokkahuoneessa, sovellusten/työpöydän jako, kokoushuoneeseen tehdyt kyselyt). Kokoukseen osallistuvien henkilöiden nimet tai nimimerkit näkyvät muille kokoukseen osallistuville, paitsi jos kokouksen isäntä poistaa osallistujalistan muiden näkyvistä.

Muut informoitavat tiedot

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: http://www.utu.fi/en/unit/university-services/it-services/information_security/Pages/Data-Security-Description.aspx