Tietosuojailmoitus Mediapankki
Mediapankki on pilvipalvelu, jossa yliopiston toiminnasta kertovia valokuvia ja videoita voi selata ja ladata opetus- ja tutkimuskäyttöön sekä kuvitus- ja markkinointikuviksi. Medialle ja suuremmalle yleisölle tarkoitetusta julkisesta mediapankista löytyy valikoima yliopiston imagokuvia sekä arkiston kuvia 1920-1970 -luvuilta.
Laajemmin arkiston kuvia sekä esimerkiksi yliopiston henkilökuvia pääsee käyttämään kirjautumalla mediapankkiin yliopiston käyttäjätunnuksilla.
Turun yliopiston audiovisuaalista tietoaineistoa käsitellään viestinnällisessä tarkoituksessa ja yleisessä arkistointitarkoituksessa.
Aineiston käyttö on sallittu käyttöehtojen mukaisesti Turun yliopistossa tapahtuvan koulutuksen ja tutkimuksen markkinointiin, yliopiston toiminnasta viestintään sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.
Arkiston kuvia saa käyttöön tilauslomakkeella, joka toimii samalla kuvankäyttösopimuksena arkiston ja käyttäjän välillä.
2. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysajat
Aineistot saattavat sisältää valokuvia ja videomateriaalia luonnollisista henkilöistä.
Aineistojen metatiedot saattavat sisältää, mutta eivät rajoitu seuraaviin henkilötietoihin:
- Kuvan aihe (voi olla luonnollinen henkilö)
- Kuvaaja (luonnollinen henkilö)
- Kuvassa olevien henkilöiden nimet
- Kuvan lahjoittajan tai luovuttajan nimi
Tilauslomake/kuvankäyttösopimus sisältää seuraavat henkilötiedot:
- Käyttäjätunnus
- Kuvan käyttötarkoitus
- Nimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Osoite (ei pakollinen tieto)
Kuvauslupa sisältää seuraavat henkilötiedot:
- Käyttäjätunnus (Utuformsissa)
- Kuvattavan nimi ja allekirjoitus (paperiset lomakkeet)
Yliopiston toimintaa keskeisesti kuvaavat audiovisuaaliset tietoaineistot arkistoidaan (Kansallisarkiston päätös KA296/43/04). Arkistoitavat aineisot siirretään mediapankin arkisto-osioon.
Muut aineistot ovat määräajan säilytettäviä. Arvonmääritys tehdään arkistoon siirtämisen yhteydessä.
Kuvausluvat säilytetään pysyvästi.
3. Käsittelyperuste
- Yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679 6 artiklan kohta 1) ja Tietosuojalaki (1050/2018 4 §)
- Yleinen etu ja julkisen vallan käyttö
- Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
- Sopimus
- Suostumus
- Yliopistolaki 558/2009
- Tiedonhallintalaki 906/2019
- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999
- Arkistolaki 831/1994
4. Yhteystiedot
TURUN YLIOPISTO
Kirjaamo
Yliopistonmäki
20014 Turun yliopisto
mediabank@utu.fi
puh. 029 450 5126 (Kirjaamo) / 029 450 2578 (Viestintä)
5. Tietojen alkuperä
Audiovisuaalinen tietoaineisto on muodostunut yliopiston toimintaa ja tilaisuuksia kuvattaessa. Osa valokuvista on saatu lahjoituksena.
Audiovisuaalisen aineiston metatiedot on kerätty rekisterinpitäjän oman toiminnan ja tutkimustyön tuloksena, asiakirjoista, arkistoista, rekisteröidyiltä ja aineistojen lahjoittajilta.
Tilauslomakkeella/kuvankäyttösopimuksessa olevat tiedot ovat tilaajan itse antamia.
Kuvausluvan tiedot tulevat kuvattavalta itseltään ja yliopiston IDM-järjestelmästä (UTUforms-lomake).
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Mediapankista.
7. Tarvittaessa tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Mediapankin toimittaja Qbank sekä alihankkijat tuottavat palvelut pääosin EU:n alueella. Tietoihin voi rajatusti olla pääsy ETA-alueen ulkopuolelta. Tällaisten henkilötietojen siirroiksi katsottavien tapahtumien laillisuus perustuu Euroopan komission antamaan päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta, kun tietoja siirretään sertifioituneelle yritykselle Yhdysvaltoihin, kuten Googlelle. Ne ovat sitoutuneet noudattamaan kaikissa mahdollisissa tietojen siirroissa kolmansiin maihin tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtomekanismeja ja suojakeinoja.
8. Julkisuus, salassapito ja tietopyynnöt
Yliopiston toiminnan tuloksena syntynyt audiovisuaalinen aineisto voi muodostaa viranomaisen asiakirjan, jotka ovat julkisia viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Niitä voidaan luovuttaa tai antaa em. lain §13 ja §16 sekä Tietosuojalain (1050/2018) edellytysten mukaisesti.
Valokuvan lataaja / tilaaja vastaa siitä, että hän käyttää valokuvia käyttöehtojen ja Suomen lainsäädännön mukaisesti.
9. Rekisteröidyn oikeudet
9.1 Pääsy omiin tietoihin
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu.
Voit tehdä tietopyynnön yliopistolle. Tällöin noudatetaan seuraavaa menettelyä:
- Yliopisto toimittaa pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä.
- Pyytäjän on tarvittaessa osoitettava erikseen henkilöllisyytensä.
- Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta.
- Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
- Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu.
- Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai esität tietopyyntöjä toistuvasti, yliopisto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa yliopisto perustelee tekemänsä ratkaisun.
- Mikäli yliopisto ei toimita tietoja, sinulle annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä sinulle kerrotaan oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
Ellei yliopisto hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla yliopisto tiedottaa sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
9.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Turun yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
9.4 Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietojen tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
9.5 Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle
Henkilötiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa sitä, että rekisteröity saa toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja hän voi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston sitä estämättä. Tämä oikeus voi koskea vain tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen.
9.6 Oikeus vastustaa käsittelyä
Sinulla on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
Sinulla on oikeus ilman erityistä perustelua milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
9.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Lisätietoja www.tietosuoja.fi. Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi.
Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
9.8 Muut informoitavat tiedot
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (917/2014 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/en/privacy/data-security-description