Tietosuojailmoitus- Työajankohdentamisjärjestelmä SoleTM

Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto
y‐tunnus: 0245896‐3
Yhteystiedot: Turun yliopisto
20014 Turun yliopisto
sähköposti: kirjaamo(a)utu.fi
puhelin: 029 450 5000

Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Palvelupäällikkö Annukka Malmsten
sähköposti: annukka.malmsten(a)utu.fi  tai tyoaika(a)utu.fi
puhelin: +358 50 387 7046

Turun yliopiston tietosuojavastaava: dpo(at)utu.fi

Rekisterin nimi

Turun yliopiston työajankohdentamisjärjestelmän rekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

SoleTM-työajankohdennusjärjestelmässä hoidetaan seuraavia prosesseja:

  • työajankohdentaminen sekä työajan hyväksyminen
  • työehtosopimuksen mukaisten työsuunnitelmien laadinta ja vahvistaminen
  • työajan raportointi eri sidosryhmille

Turun yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Lisäksi rekisterin käyttö perustuu ulkopuolisten rahoittajien kanssa tehtyihin sopimuksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot, tietojen alkuperä ja tietojen säilytysajat

Henkilöitä ja heidän tietojaan tarvitaan järjestelmässä vain henkilöiden tunnistamiseen ja yksilöimiseen.

Järjestelmän tietokantaan tallennetaan henkilötietoja työaikakohdennuksiin ja työsuunnitelmiin liittyvistä henkilöresursseista.

SoleTM sisältää niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat työsuhteessa Turun yliopistoon ja hyödyntää henkilöstöjärjestelmästä tulevia nimiketietoja, sähköpostiosoitteita, työsopimuksen alkamis- ja loppumispäivämääriä ja henkilöstöryhmää. Tiedot siirtyvät Mepco-järjestelmästä SoleTM-järjestelmään.

Kukin Turun yliopiston työntekijä kirjaa itse toteutuneen työaikansa ml. palkalliset poissaolot järjestelmään. Kokonaistyöaikaan kuuluva henkilöstö laatii järjestelmässä lisäksi työehtosopimuksen mukaisen työsuunnitelman.

Henkilötiedot säilyvät järjestelmässä 20 vuotta.

Pääsyoikeus järjestelmään

Rekisteröityjen tietoja käsittelee sellainen yliopiston henkilökunta, jonka työtehtäviin näiden tietojen käsittely kuuluu. Järjestelmän tietoja käsittelevät henkilöstöpalveluiden valmistelijat ja sihteerit, talousyksikön ja kehittämispalveluiden henkilökunta. Näiden tietojen käsittelyyn keskittyneen henkilökunnan lisäksi osan tiedoista näkee työntekijän esimies sekä esimiehen esimiehet. Projektien vastuulliset johtajat näkevät johtamiensa projektien osalta henkilötietoja. Yliopistolla työsuhteessa olevalla henkilöllä on pääsy omiin tietoihinsa.

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottoryhmät

Yliopiston sisällä

  • Turun yliopiston IdM-järjestelmä (muodostaa yliopiston käyttäjätunnuksen)
  • IT-palveluiden hallinnoima tietovarasto
  • Haka-luottamusverkoston käyttäjätunnistusjärjestelmä
  • Toiminnanohjausjärjestelmä (tietovaraston kautta)

Yliopiston ulkopuolella

  • Täydentävän rahoituksen projektien rahoittajat ja päätoteuttajat
  • Tilintarkastaja / rahoittajan tarkastaja
  • Järjestelmän toimittajan henkilökunta (SoleNovo Oy)

Rekisterin tietoja voidaan toimittaa tilintarkastusta tai auditointia varten kolmansille osapuolille.

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tarkastaa tietonsa
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus pyytää tietojen poistamista säilytysajan umpeuduttua
  • Oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
  • Oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä

Rekisterin käytöstä lokiin kertyviä tietoja käytetään palvelimen ja tietoliikenteen kapasiteetin seurantaan sekä teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen. Pääsy lokitietoihin on sallittu vain niille henkilöille, jotka osallistuvat edellä kuvattujen ongelmien selvittämiseen.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on Turun yliopiston tietosuojavastaava dpo(a)utu.fi.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla.