Tietosuojailmoitus - Palvelupyyntöjen hallinta
Rekisterinpitäjän identiteetti ja yhteystiedot
Turun yliopisto
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 5000
email. helpdesk@utu.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Onerva Steudle
+358 29 450 3009
dpo@utu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmän tarkoitus on ottaa vastaan ja hallinnoida Turun yliopiston asiakkaiden sähköisiä asiakaspalvelupyyntöjä sekä viestintä asiakkaan kanssa.
Henkilötietojen käsittely palvelussa perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston tehtävään ja sen toteuttamiseen yleisen edun nimissä.
Palveluun vastaanotetut palvelupyynnöt ohjataan palvelun sisällä yhteydenotossa käytetyn palveluosoitteen mukaisesti vastaanottajille, joita palvelupyyntö koskee. Palvelupyyntöön on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä. Erillisillä palveluosoitteilla on rekisterissä omat käsittelijäryhmänsä, jotka käsittelevät palvelupyyntöjä omissa palvelupyyntöjonoissaan.
Kyseessä olevat henkilötietoryhmät
Yliopiston ulkopuoliset:
Henkilötiedot
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Viestin mahdollisesti sisältämät henkilötiedot
Yliopiston sisäiset
Henkilötiedot
- Nimi
- Käyttäjätunnus
- Sähköpostiosoite
- Viestin mahdollisesti sisältämät henkilötiedot
Työsuhteeseen tai opintoihin liittyvät tiedot
- Laitos
- Yksikkö
- Kustannuspaikka/oppiaine
- Nimike
- Sopimuksen tyyppi (henkilökunta/opiskelija/vierailija)
Työsuhteen yhteystiedot
- Rakennus
- Huone
- Työpuhelinnumero
- Matkapuhelinnumero
- Nimike
Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta rekisteristä. Mikäli yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma sitä edellyttää, yksittäinen viesti tai palveluprosessi saatetaan siirtää tästä palvelusta toisaalle.
Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin
Rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Yksittäisellä palvelupyyntöjonolla on oma säilytysaikansa. Säilytysaika voi vaihdella yhden ja kahdenkymmenen (1-20) vuoden välillä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot rekisterinpitäjältä toiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot selosteen alussa.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset
Henkilötietojen antamatta jättäminen johtaa tilanteeseen, jossa rekisteröidyn pyytämää palvelua ja yleistä etua on mahdotonta täyttää.
Tiedot siitä mistä henkilötiedot on saatu
Yliopiston ulkopuoliset:
Rekisteröidystä kirjattavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään palvelupyynnön luonnin yhteydessä
Yliopiston sisäiset:
Rekisteröidystä kirjattavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyn työsuhteen tai opiskeluoikeuteen perustuen yliopiston henkilöstö- tai opiskelijatietorekisteristä.
Tiedot automaattisen päätöksenteon ml. profiloinnin olemassaolosta