Tietosuojailmoitus - opiskelijoiden henkilötietojen käsittely koulutuksen yhteydessä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää seuraavat asiat:

Käsittelyn tarkoitus ja henkilötietoryhmät

1. Henkilötiedot
2. Opiskelijan yhteystiedot
3. Opiskelijavalinta
4. Opiskeluoikeudet
5. Opiskelija- ja harjoitteluvaihtoon lähteneiden tiedot
6. Opiskelijavaihtoon hakevien ja lähteneiden tiedot
7. Opiskelija- ja harjoitteluvaihtoon saapuneiden tiedot
8. Opintosuoritukset
9. Tutkinnot
10. Tenttiin ilmoittautuminen
11. Kurssille ilmoittautuminen
12. Henkilökohtainen opintosuunnitelma
13. Valmistuminen
14. Avoimen yliopiston opinnot
15. Kansallisen ristiinopiskeluväylän (RIPA) kautta saapuvat opiskelijat
16. Opetus

Käsittelyperuste
Yhteystiedot
Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Tietojen alkuperä
Julkisuus ja salassapito
Oikeudet
Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Käsittelyn tarkoitus ja henkilötietoryhmät

Turun yliopiston henkilökunta käsittelee tutkinto- ja erillisopiskelijoiden henkilö- ja opintotietoja opiskelijan opintojen seuraamista ja opintojen tarkoituksenmukaista tarjoamista varten. Avoimen yliopiston hakijoiden ja opiskelijoiden henkilö-, maksu- ja opintotietoja käsitellään samaan tarkoitukseen. Käsittelyyn eivät sisälly täydennyskoulutuksen opinnot. Käsittelyn tarkoituksena on myös arkistointi (esim. tutkintojen ja opintosuoritustietojen arkistointi). Tietojen säilytysajat perustuvat arkistolakiin [arkistolaki (831/94) 8 § sekä asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/99)] ja Turun yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Tietoja käsittelee sellainen henkilökunta, jonka työnkuvaan opiskelijatietojen käsitteleminen kuuluu. Nykyinen opiskelijatietojärjestelmä on nimeltään Peppi, SoleMove, Väinö ja Venla. Muiden käytössä olevien järjestelmien omiin tietosuojailmoituksiin pääsee tässä tietosuojailmoituksessa olevista linkeistä. Opiskelijatietojärjestelmän kehittämisessä henkilökunta käyttää opiskelijoiden henkilö- ja opintotietoja myös toimintojen testauksessa. Lupaa opiskelijatietojen käsittelyyn haetaan erillisellä käyttölupahakemuksella. Opiskelijat käsittelevät vain omia tietojaan. Sekä opiskelija että henkilökunta kirjautuvat opiskelijatietojärjestelmään Turun yliopiston it-palveluiden myöntämällä käyttäjätunnuksella.

Tutkinto- ja erillisopiskelijana sinusta käsitellään seuraavia tietoja (suluissa säilytysaika):

1. Henkilötiedot (pysyvä, jollei toisin mainita)

• sukunimi, entinen sukunimi
• etunimet, kutsumanimi
• henkilötunnus
• syntymäaika
• kansalaisuus
• sukupuoli
• kansallinen oppijanumero, OID 
• käyttäjätunnus
• asiointikieli
• äidinkieli
• koulusivistyskieli
• tietojen luovuttamista koskevat luvat
• tieto SORA-lainsäädännön vaatimasta rikosrekisteriotteen tarkistuksesta, 1.8.2021 alkaen

Arkaluonteisia henkilötietoja ei tallenneta opiskelijatietojärjestelmään. Henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyviin tietoihin, opiskeluoikeuden jatkamista ja palauttamista koskevien tietojen käsittelyyn sekä opiskeluun liittyvien poikkeamatilanteiden selvityksiin ja niiden seuraamuksiin voi kuitenkin sisältyä arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä. Tiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen, mutta kuitenkin korkeintaan 4 vuotta.

Järjestelmän nimi: Peppi.

2. Opiskelijan yhteystiedot

• yliopiston myöntämä sähköpostiosoite: sähköpostiosoitteita voidaan käyttää Turun yliopiston palautekyselyissä ja opiskelijan uutiskirjeessä (niin kauan kuin utu-tunnus on voimassa). Lue lisää opiskelijan uutiskirjeen tietosuojailmoituksesta.
• muu sähköpostiosoite (pysyvä)
• puhelinnumero(t) (pysyvä) 
• osoitetiedot (lukuvuosi viimeisimmästä ilmoittautumisesta) 
• asuinkunta ja -maa, kotikunta ja -maa (pysyvä) 

Järjestelmän nimi: Peppi.

3. Opiskelijavalinta

• kansallisen opintopolku.fi-palvelun tietosuojailmoitus
• valintajärjestelmä Viljan tietosuojailmoitus (pdf, suomeksi ja englanniksi)
• tohtorikoulutuksen valintajärjestelmän Saimin/Saiman(eRekryn tietosuojailmoitus
• Opettajan pedagogisten opintojen valinnoissa, sivuainevalinnoissa ja opiskelijatuutorivalinnoissa käytetään Webropolia (Webropolin tietosuojailmoitus).

4. Opiskeluoikeudet (pysyvä, jollei toisin mainita)

• tiedot tutkintoihin johtavien ja ei-tutkintoon johtavien opintojen opiskeluoikeuksista, opiskeluoikeusnumerot, tiedot kaksiportaisista opiskeluoikeuksista
• opiskeluoikeuskohtaisesti suoritettavan tutkinnon tai opintojen tiedot: mm. tavoitetutkinto, opintojen vaadittu laajuus, suoritettujen opintojen määrä, tiedekunta, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, pääaine, opiskeluoikeuden aika, opetuskieli, pohjakoulutus (vain tohtorikoulutuksessa), koulutusmuoto, tutkintoasetus, lähtöorganisaatio, koulutusala, opetuspiste, toimipiste
• opiskeluoikeuskohtaisesti: mahdolliset ryhmät, ohjaaja, pätevyydet, tarkenteet ja todistusmerkinnät 1.8.2021 alkaen
• opiskeluoikeuden päättymissyy ja -päivä
• lukuvuosi-ilmoittautumiset
• ylioppilaskunnan jäsenmaksu ja vapaaehtoiset maksut 1.8.2021 alkaen
• opiskeluoikeuskohtaisesti mahdolliset lisätiedot: tutkintoon johtamattoman koulutuksen tarkennukset, TE-valvonnan merkinnät 1.8.2021 alkaen, siirtohaun tiedot
• passiivirekisterin lisäaikapäätös (kunnes opiskelija on valmistunut ylempään korkeakoulututkintoon tai tieteelliseen jatkotutkintoon; jos opiskelijalla oikeus vain alempaan tutkintoon, säilytetään sen valmistumiseen saakka)
• opintoajan rajauksen lisäaika- tai pidennyspäätös (kunnes opiskelija on valmistunut ylempään korkeakoulututkintoon; jos opiskelijalla on oikeus vain alempaan tutkintoon, säilytetään sen valmistumiseen saakka)
• koulutusviennin opiskelijat ja opinnot (1.1.2017 lähtien): opintojen luonteen mukaisesti käsitellään joko tutkintoon johtavana tilauskoulutuksena tai koulutusviennin erillisopintoina. Koulutusvientiin liittyvää maksullisuutta ei käsitellä koulutuksen yhteydessä.
• Maksullisen koulutuksen yhteydessä maksuja käsittelee yliopiston talouspalvelut. Koulutuksen yhteydessä käsitellään vain tietoa maksuvelvollisuudesta, koska se on ehtona opiskeluoikeudelle.

Järjestelmän nimi: Peppi.

5. Opiskelija- ja harjoitteluvaihtoon lähteneiden tiedot (pysyvä)

• kohdemaa
• kohdeyliopisto
• vaihto-ohjelma
• opiskelijavaihdon alkupäivä, loppupäivä, kesto ja luonne
• ISCED-koodit, alakohtaiset koodit
• apurahat
• kotimainen harjoittelu (vuodet 2010-2017)

Järjestelmän nimi: Peppi/SoleMove/Mobility Toolin tietosuojailmoitus.

6. Opiskelijavaihtoon hakevien ja lähteneiden tiedot (vaihtoonhakulukuvuosi)

+ 6 vuotta)

• opiskelijan valitsemat hakukohteet
• kielitaito
• aiemmat opiskelut/harjoittelut ulkomailla
• motivaatiokirje
• alustava ja lopullinen opintosuunnitelma
• vaihtoon esittäminen
• vaihtoaika
• tilitiedot apurahan maksua varten
• paikan vastaanotto tai peruminen
• kohdeyliopiston opintosuoritusote
• kohdeyliopiston vaihtoaikatodistus
• vaihtokertomukset
• opiskelijan ilmoittautuminen kv-liikkuvuuden tilaisuuksiin (1 täysi lukuvuosi osallistumisesta)
• kohdeyliopistoon lähetettävät hakemusliitteet (vaihdon jälkeen)

Järjestelmän nimi: Peppi/SoleMove/Mobility Tool/Webropol.

7. Opiskelija- ja harjoitteluvaihtoon saapuneiden tiedot (pysyvä)

• kotiyliopisto
• opiskelijavaihdon alkupäivä, loppupäivä, kesto ja luonne
• vaihto-ohjelma
• ISCED-koodit, alakohtaiset koodit
• TY:n maksama apuraha
• kotiyliopiston opintosuoritusote (vaihtoonhakulukuvuosi + 6 vuotta)
• kielitodistus (vaihtoonhakulukuvuosi + 6 vuotta)
• opintosuunnitelma (vaihtoonhakulukuvuosi + 6 vuotta)

Järjestelmän nimi: Peppi/SoleMove.

8. Opintosuoritukset (pysyvä)

• suorituksen nimi ja koodi
• opintopistemäärä
• arvosana
• suorituksen päivämäärä
• opettaja
• kokonaisuus, johon suoritus sisältyy
• muussa oppilaitoksessa suoritetuista opinnoista: oppilaitos, päivämäärä
• TSE Exen suoritukset vuodelta 2011 säilytetään kuten muutkin opintosuoritukset

Järjestelmän nimi: Peppi.

9. Tutkinnot (pysyvä)

• tutkinto
• tiedekunta
• tutkinnon hyväksymispäivämäärä
• koulutusohjelma
• suuntautumisvaihtoehto
• pääaine
• tutkinnon laajuus opintopisteinä
• aineenopettajan opetettavat aineet
• muussa oppilaitoksessa suoritetusta tutkinnosta: oppilaitos, tutkinto, päivämäärä

Järjestelmän nimi: Peppi.

10. Tenttiin ilmoittautuminen

• ilmoittautuminen tiettyyn tenttiin sekä valinnaisesti tenttikirja(t) ja lisäsopimus
• sähköisen tentin videovalvonnan tietosuojailmoitus

Järjestelmän nimi: Peppi/Exam.

11. Kurssille ilmoittautuminen

• ilmoittautuminen tietylle kurssille ja tieto kurssille valinnasta
• niillä yliopiston kursseilla, joilla on läsnäolovelvollisuus, opettaja pitää kirjaa läsnäoloista

Järjestelmän nimi: Peppi/Webropol/UTUForms/Moodle/ViLLE/Konstan tietosuojailmoitus.

12. Henkilökohtainen opintosuunnitelma

• henkilökohtainen opintosuunnitelma, hops
• hops-ryhmät

Järjestelmän nimi: Peppi.

13. Valmistuminen

• todistushakemus (2 vuotta)

Järjestelmän nimi: Webropol.

14. Avoimen yliopiston opinnot

Avoimen yliopiston opiskelijana sinusta käsitellään seuraavia tietoja (suluissa säilytysaika):

• Hakijan ja opiskelijan henkilötiedot (pysyvä)
  • syntymäaika
  • henkilötunnus
  • sukunimi 
  • etunimet 
  • kutsumanimi
  • sukupuoli
  • kansalaisuus
  • äidinkieli (suomi/ruotsi/muu)
  • kotikunta
  • tietojen luovuttamista koskeva lupa
  • ammatti/pääasiallinen koulutus
  • maksutapa
  • taustatiedot tilastointia ja koulutuksen suunnittelua varten (aiempaa ja nykyistä koulutusta koskevat tiedot, opintojen tarkoitus, mistä saanut tiedon koulutuksesta)
  • opiskelijanumero
• Opiskelijan yhteystiedot (lukuvuosi opiskeluoikeuden päättymisestä)
  • osoite 
  • puhelinnumero (pysyvä) 
  • sähköpostiosoite 
  • sähköpostiosoitteita voidaan käyttää Avoimen yliopiston palautekyselyissä
• Opinto-oikeudet (pysyvä)
  • opiskelijan opinto-oikeutta koskevat tiedot
  • voimassaoloaika
  • maksutiedot
• Opintosuoritukset (pysyvä)
  • suorituksen nimi ja koodi
  • osasuorituksista pidetään kirjaa erikseen niin kauan kunnes koko suoritus on merkitty rekisteriin
  • opintotyyppi
  • opintopistemäärä
  • suorituksen päivämäärä
  • arvosana
  • opettaja
  • opinto-oikeus, johon suoritus liittyy
  • kokonaisuus, johon suoritus sisältyy
  • muussa oppilaitoksessa suoritetuista opinnoista: oppilaitos, päivämäärä

Järjestelmän nimi: Peppi.

15. Kansallisen ristiinopiskeluväylän (RIPA) kautta saapuvat opiskelijat

• lähtöorganisaatio ja opiskeluoikeusnumero kotikorkeakoulussa
• opiskeluoikeuden tyyppi
• koulutusohjelma ja koulutusluokitus
• tutkinto ja tutkintonimike
• koulutusala
• ristiinopiskeluverkoston nimi
• sähköpostiosoite kotikorkeakoulussa
• opiskeluoikeuden aika kotikorkeakoulussa

Järjestelmän nimi: Peppi.

16. Opetus

• opettaja kerää opiskelijoista tietoja, jotka liittyvät opintojakson toteuttamiseen ja arviointiin. Opetussuunnitelmatiedoissa on kuvattu ja/tai opintojakson alussa opettaja kertoo tähän tarkoitukseen käyttämänsä työvälineet, keräämänsä tiedot ja niiden säilytysajan perusteineen.
• Moodle - oppimisympäristön tietosuojailmoitus
• ViLLE - oppimisjärjestelmän tietosuojailmoitus
• Exam - sähköisen tenttijärjestelmän tietosuojailmoitus
• Turnitin - plagiaatintunnistusjärjestelmän tietosuojailmoitus
• UTUGradu, UTUKandi - sähköisen opinnäytetyöprosessin tietosuojailmoitus
   

Käsittelyperuste

Turun yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu ensisijaisesti yleistä etua koskevaan tehtävään ja julkisen vallan käyttämiseen. Yliopistolla on oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä. Lisäksi yliopisto noudattaa lakisääteistä velvoitettaan. Tietyissä tapauksissa oikeus voi perustua sopimukseen tai suostumukseen. Koulutuksen järjestäminen, opintoasioiden hoitaminen sekä opetuksen ja oppimisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa.

• EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, artikla 6.1 a, b, c ja e sekä artikla 9.1 g.
• Yliopistolaki 558/2009
• Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista 794/2004
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
• Opetusministeriön asetus yliopistojen maisteriohjelmista (767/2008)
• Opetusministeriön asetus yliopistojen koulutusvastuun täsmentämisestä, yliopistojen koulutusohjelmista ja erikoistumiskoulutuksista (568/2005)
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutuksesta sekä yleislääketieteen erityiskoulutuksesta (56/2015) (+ muutokset)
• Turun yliopiston opintojohtosääntö

Yhteystiedot

TURUN YLIOPISTO
Koulutuksen toimiala
Opiskelun tuki
20014 Turun yliopisto
disco@utu.fi
puh. 029 450 5000 (vaihde)

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Yliopiston sisällä

• Turun yliopiston tietovaraston tietosuojailmoitus
• Turun yliopiston kirjaston asiakasrekisteri (uusien opiskelijoiden nimi- ja osoitetiedot sekä vanhojen opiskelijoiden muuttuneet tiedot päivittäin)
• Turun yliopiston identiteetti- ja käyttövaltuustohallintarekisterin, idm.utu.fi:n tietosuojailmoitus (yliopiston tietokoneresurssien käyttöoikeuden tarkistus päivittäin)
• Turun yliopiston kriisiviestintäjärjestelmän tietosuojailmoitus
• Turun yliopiston intranetin henkilöhaun tietosuojailmoitus
• Ainon tietosuojailmoitus (Turun yliopiston hallinnoimia apurahoja hakeneiden opiskelijoiden tiedot)
• UGIS-järjestelmän tietosuojailmoitus (University of Turku Graduate School Information System)
• UTUGradu, UTUKandi (sähköinen opinnäytetyöprosessi)

Yliopiston ulkopuoliset

• Korkeakoulujen opiskelijatietorekistereiden opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA), jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 1 a luku).
• Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 5 §).
• Opetushallitus voi tuottaa tietovarannon (VIRTA) tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan sekä ohjauksen ja rahoituksen edellyttämiä tietoaineistoja (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 10 §).
• Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä L 559/1994, A 564/1994) käyttöön.
• Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004 15 §) korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta.
• Korkeakoulu voi käyttää tietovarantoa (VIRTA) myös muussa toiminnassaan ja luovuttaessaan tietoa viranomaisille ja muille korkeakouluille (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 1 a luku).
• Rekisteristä luovutetaan tietovarannon (VIRTA) kautta tietoja Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle, YTHS, palvelujen tuottamiseen.
• Rekisteristä luovutetaan tietovarannon (VIRTA) kautta tietoja Opetushallituksen KOSKI-palveluun.
• Rekisteristä voidaan luovuttaa tietovarannon (VIRTA) kautta tietoja oppijan seurantakyselyille seuranta-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön.
• Korkeakoulu voi luovuttaa rekisteriinsä kuuluvia tietoja tietovarannon (VIRTA) kautta tutkimuskäyttöön (Tietosuojalaki § 4; § 6).
• Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta Helsingin yliopistolle korkeakoulujen lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi.
• Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja Åbo Akademille ja Turun ammattikorkeakoululle korkeakoulujen lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi.
• Korkeakoulu voi luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja toisille suomalaisille korkeakoululle kansallisen ristiinopiskelupalvelun (RIPA) kautta. Kullekin RIPA-verkostolle tulee olla voimassaoleva sopimus, ja opiskelijoiden suostumus tietojen siirtoon varmistetaan ilmoittautumisvaiheessa.
• Rekisteristä luovutetaan tietovarannon (VIRTA) kautta Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§).
• Rekisteristä luovutetaan tietovarannon (VIRTA) kautta Työllisyysrahastolle (Laki aikuiskoulutusetuuksista 1276/2000 28§).
• Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut (opiskelijaliikkuvuutta koskevat tiedot VIRTA-tietovarannon kautta).
• Erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutuksen seuranta- ja arviointipalvelu ELSA.
• HAKA-luottamusverkoston käyttäjätunnistusjärjestelmään.
• Turun yliopiston ylioppilaskunnan TYYn henkilökunta (ylioppilaskunnan vaaliluettelot, ylioppilaslehden tilaajia koskeva osoitetiedosto, TYYn vapaaehtoiset maksut mm. tiedot siipisoihtukokardin ostaneista), TYYn tietosuojailmoitus.
• Opiskelijakorttia varten tiedot ylioppilaskunnan jäsenistä Oy Frank Students AB:lle.
• Mobiilisovellus Tuudo (22.3.2023 alkaen), Tuudon tietosuojaseloste
• Atomi - automatisoitu opintotoimisto (15.1.2024 alkaen)
• Fokus - opintojen etenemisen seurannan palvelu (1.10.2024)
• Tieteellinen tutkimus (JulkisuusL 621/1999 ja Tietosuojalaki 1050/2018). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen johtaja.
• Rekisteröidyn luvalla yliopisto luovuttaa opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin.
• Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin, eli EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolisiin maihin.

Tietojen alkuperä

• Tiedot opiskelupaikan vastaanottaneista perustutkinto- ja jatkotutkinto-opiskelijoista valtakunnallisesta opintopolku.fi-palvelusta.
• Vaihto-opiskelijoiden kirjoittautumistiedot vaihto-opiskelijoiden hakutietokannasta (SoleMove).
• Avoimen yliopiston opiskelijoiden kirjoittautumistiedot väestörekisterijärjestelmästä ja opiskelijalta itseltään.
• Ylioppilaskunnan jäsenmaksutiedot Oili-ilmoittautumispalvelusta tai ylioppilaskunnalta.
• Läsnä/poissaolotiedot opiskelijan tekemän ilmoittautumisen perusteella.
• Opiskeluoikeuksia ja tutkintoja koskevat tiedot tiedekunnista.Opiskeluoikeuksia koskevia tietoja yhteistyössä toteutettavissa koulutuksissa saadaan yhteistyökorkeakouluista.
• Opintosuoritustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista ja opettajalta.
• Tutkinto- ja erillisopiskelijoiden sähköpostiosoitteet yliopiston käyttäjätunnusrekisteristä.
• Avoimen yliopiston opiskelijoiden sähköpostiosoitteet opiskelijalta itseltään.
• Tenttiin ilmoittautuminen TY:n opiskelijatietojärjestelmän kautta opiskelijalta itseltään.
• Kurssille ilmoittautuminen TY:n opiskelijatietojärjestelmän kautta opiskelijalta itseltään.
• Tietojen luovutusluvan muutos TY:n opiskelijatietojärjestelmän kautta opiskelijalta itseltään.
• Henkilökohtaisen opintosuunnitelman (Hops) tiedot opiskelijalta ja hops-ohjaajalta.
• Vaihtoon lähtevien kv-liikkuvuusjaksot SoleMovesta.
• Kansallinen oppijanumero Opetushallituksen ylläpitämästä oppijanumerorekisteristä ja sukunimi, etunimet, kotiosoite, puhelinnumero sekä kotikunta Digi- ja väestötietovirastosta Oppijanumeropalvelun kautta. Tiedot päivitetään kaikille henkilötunnuksellisille opiskelijoille, joilla on voimassaoleva opiskeluoikeus Turun yliopistoon 20.11.2023 tai sen jälkeen. (Oppijanumeropalvelu on Opetushallituksen ylläpitämä viranomaispalvelu, joka mahdollistaa oppijanumeron luonnin ja haun henkilöille, joiden yksilöiminen on välttämätöntä koulutustoimijoiden lakisääteisten tehtävien hoitamisessa sekä ajantasaisten henkilötietojen luovutuksen koulutustoimijoiden omiin henkilörekistereihin. Oppijanumeronrekisterin tietosuojaseloste)
• Opiskelijan kutsumanimi, opiskelupaikkakunnan asuinosoite, kansalaisuus ja henkilötunnus opiskelijan oman ilmoituksen mukaan.

Julkisuus tai salassapito

Korkeakoulun opiskelijatietojärjestelmän tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n ja Tietosuojalain (1050/2018) edellytysten mukaisesti. Järjestelmään ei tallenneta salassapidettäviä eikä arkaluontoisia tietoja.

Oikeudet

Alla on lueteltu rekisteröidyn oikeuksia hallinnollis-juridisella kielellä ja mainittu erilaisia virallisia oikeussuojakeinoja. Tämä johtuu siitä, että asia perustuu vahvasti säädöksiin.  Yliopiston opintoasioiden toiminnan yhtenä tavoitteena on kuitenkin pitää byrokratia kevyenä eikä tarpeettomasti juridisoida asioita. Ajattelemme niin, että useimmat asiat selviävät ja ongelmat ratkeavat keskustelemalla. Ongelmatilanteissa kannustammekin ennen virallista menettelyä ottamaan yhteyttä opiskelijakeskus Discoon (disco@utu.fi). Tästä lähtökohdasta huolimatta sinulla on luonnollisesti oikeus käyttää alla olevia virallisia oikeussuojakeinoja niin halutessasi.

Jos haluat tarkistaa tai oikaista vain tietyssä järjestelmässä olevat henkilötiedot, sinun ei tarvitse pyytää pääsyä kaikkiin tietoihisi! Opiskelija pääsee Turun yliopiston käyttäjätunnuksella katsomaan suoraan omia henkilötietojaan useissa järjestelmissä. 
Opiskelija voi tehdä rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt osoitteeseen kirjaamo@utu.fi

Pääsy omiin tietoihin

• Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu.
• Voit tehdä tietopyynnön yliopistolle. Tällöin noudatetaan seuraavaa menettelyä:
  Yliopisto toimittaa pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Pyytäjän on tarvittaessa osoitettava erikseen henkilöllisyytensä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
  Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai esität tietopyyntöjä toistuvasti, yliopisto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa yliopisto perustelee tekemänsä ratkaisun.
  Mikäli yliopisto ei toimita tietoja, sinulle annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä sinulle kerrotaan oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
• Ellei yliopisto hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla yliopisto tiedottaa sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen poistamiseen

• Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilö-tietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

• Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietojen tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle

• Henkilötiedot siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa sitä, että rekisteröity saa toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja hän voi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston sitä estämättä. Tämä oikeus voi koskea vain tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen.

Oikeus vastustaa käsittelyä

• Sinulla on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
• Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

• Tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus oli annettu. Jos tämä on mahdotonta, niin voit ottaa yhteyttä kirjaamo@utu.fi

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

• Voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Lisätietoja www.tietosuoja.fi. Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi.
• Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet