Turun yliopiston kirjaston tietosuojailmoitukset

Kuvaamme tällä sivustolla, miten keräämme, käsittelemme, käytämme ja suojaamme henkilötietojasi.

​Meille on tärkeää, että luotat tapaamme käsitellä henkilötietojasi. Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntömme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. 

Käytämme antamiasi henkilötietoja vain asiakastietojen hallinnoimiseen. Eri palveluita koskevissa tietosuojailmoituksissa kerromme tarkemmin, miten käsittelemme ja käytämme henkilötietojasi turvallisesti.

Voit tarkistaa henkilötietojesi käsittelyn aiheenmukaisista tietosuojailmoituksista:

Kirjaston asiakaspalvelu

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto
Asiakaspalvelu (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2354; (040) 726 5016

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • Asiakasrekisteri on perustettu Turun yliopiston kirjaston asiakastietojen hallinnoimiseksi.
  • Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on Turun yliopiston kirjaston käyttäjien henkilötietojen ja osoitteiden ylläpito asiakassuhteen hoitamiseksi. Henkilötiedot ovat kytköksissä henkilökohtaiseen kirjastokorttiin ja/tai utu-tunnukseen. Rekisteriä käytetään myös kirjaston ja asiakkaiden välisessä yhteydenpidossa esim. asiakkaan tilaaman ja/tai varaaman aineiston saapumisilmoitukset, eräpäiväilmoitukset, palauttamatta jääneen aineiston laskutus ja perintä, asiakastyytyväisyyskyselyt ja tilastointi. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin b ja a: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm. Tietosuojalaki (1050/2018)

Henkilötietoryhmät

Asiakasrekisterin tiedot:

Suku- ja etunimet, syntymäaika, asiakkaan ilmoittamat puhelinnumero(t), postiosoite(et) , sähköpostiosoite(et)

Asiakkaan tunnistetiedot:

  • utu-tunnus tai lainaajatunnus ja henkilökohtainen PIN-tunnus
  • asiakas- ja tilastointityypit

Kaukopalvelua varten kerätään ainoastaan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Maksuihin liittyvissä tilanteissa kerätään asiakasrekisteritietojen lisäksi kirjastokortin numero, lainatiedot, myöhästymismaksujen määrä sekä tieto laskutuksesta ja perinnästä.

Kirjaston toimipisteissä on valvontakamerat, lisätietoa kameravalvonnan tietosuojailmoituksessa.

Tietojen alkuperä

Turun yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tiedot saadaan ja päivitetään yliopiston tietovaraston kautta. Muiden asiakkaiden osalta tiedot pyydetään henkilöltä itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteri:
Henkilötiedot hävitetään 6 vuoden kuluttua niiden luomisesta, mikäli asiakas ei ole ollut aktiivinen 3 viimeisen vuoden aikana. Yli 6 vuotta sitten luodut henkilötiedot hävitetään 3 vuoden kuluttua siitä laskien, kun asiakas ei ole enää ollut aktiivinen.

Osamaksusopimukset:
Henkilötiedot hävitetään maksujen suorituksen jälkeen.

Asiakaslaskutus:
Kirjaston keräämät henkilötiedot tiedot hävitetään 6 vuoden kuluttua niiden luomisesta (6 vuotta + kuluva vuosi).

Kaukopalvelu:
Henkilötiedot hävitetään 2 vuoden kuluttua kaukolainan palauttamisesta.

Lomakkeet:
Kirjastokortin tilauslomakkeella, kaukopalvelun tilauslomakkeella sekä varastotilauslomakkeella annetut tiedot tulevat kirjaston kaukopalvelun jaettuun sähköpostilaatikkoon tai palvelupyyntöjen hallintajärjestelmään. Tietojen säilytysaika ja tarkemmat kuvaukset järjestelmistä on kuvattu omassa osiossaan alempana. 

Ns. Eikon-koneen käyttösopimukset:
Käyttösopimuksia säilytetään Kauppakorkeakoulun kirjastossa lukitussa tilassa ja tiedot hävitetään sopimuksen voimassaolon loputtua.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjastojärjestelmän vastuuhenkilöt/ylläpitäjät sekä asiakaspalvelun henkilöstö. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Asiakaslaskutukseen liittyvät henkilötiedot siirtyvät yliopiston SAP-järjestelmään ja tarvittaessa perintätoimistolle (Lindorff Oy).

Varastokirjastotilauksen yhteydessä asiakas hyväksyy, että osa hänen asiakastiedoistaan siirtyy väliaikaisesti Varastokirjaston asiakasrekisteriin. Henkilötiedot poistuvat Varastokirjaston asiakasrekisteristä, kun asiakas on palauttanut lainansa.

Kaukopalveluun liittyvät henkilötiedot siirtyvät WebKake-järjestelmään, jota ylläpitää kirjastot.fi (https://www.kirjastot.fi/rekisteriselosteet/webkake?language_content_entity=fi).

Asiakkaan käyttöoikeus e-aineistoon tunnistetaan utu-tunnuksen tai IP-osoitteen perusteella. Henkilötiedot, eli utu-tunnus tai IP-osoite, välittyvät suojatussa yhteydessä e-aineiston tarjoajalle. E-aineistojen tarjoajien kanssa solmituissa lisenssisopimuksissa on varmistettu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten noudattaminen.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä kolmenteen maahan.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
    • Tietojen poistaminen onnistuu, mikäli asiakas ei ole enää aktiivinen eikä asiakkaalla ole lainoja tai maksuja. Tietojen poistaminen vaatii asiakkaan tunnistautumisen.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/data-security-description
Julkaisemisen palvelut

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Julkaisemisen palvelut (Educariumin kirjasto)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: julkaisut@utu.fi

Puhelin: 029 450 3712; (050) 353 7684

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Educariumin kirjasto (Assistentinkatu 5)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • Turun yliopiston julkaisutoimintaan (väitöskirjat ja laitosjulkaisut) liittyvien sarjatunnisteiden jako
  • Sopiminen julkaisemisesta Turun yliopiston julkaisuja - Annales Universitatis Turkuensis -sarjassa sekä teoksen julkaisemisesta UTUPub-julkaisuarkistossa
  • Yliopiston julkaisutoimintaan liittyvien tehtävien yleinen hoitaminen ja kehittäminen sekä UTUPub-arkiston sisällön hallinnointi ja järjestelmän kehittäminen julkaisut@utu.fi -osoitteen kautta.

Asiakkaan kannalta opinnäytteen (väitöskirja, pro gradu tai muu tutkielma) julkistaminen on pakollinen osa tutkintoa ja sen julkistamatta jättämisestä seuraa se, ettei tutkintoa voida suorittaa hyväksytysti loppuun. Väitöskirjan julkaiseminen Annales-sarjassa ei ole mahdollista ilman ISBN- ja sarjatunnusta. Väitöskirja on kuitenkin mahdollista julkaista omakustanteena ilman ISBN-tunnusta tiedekunnan antamien ohjeiden mukaan.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin b ja c: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi".  (http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.)

Henkilötietoryhmät

Nimi, arvo/ammatti, sähköpostiosoite, postiosoite (sopimukset), affiliaatio (tiedekunta)

Tietojen alkuperä

Tiedot pyydetään henkilöltä itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja sisältävä kirjeenvaihto ja ISBN-lomakkeet hävitetään 5 vuoden kuluttua asiakirjojen syntyvuoden päättymisestä. Sopimukset säilytetään pysyvästi yliopiston arkistossa yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston julkaisemisen palveluja tuottava henkilöstö.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Väitöskirjojen ja laitossarjojen julkaisemiseksi UTUPub-julkaisuarkistossa julkaisun tiedot (sisältäen tiedot teoksen tekijästä, affiliaatiosta ja teoksen nimekkeestä) siirtyvät Kansalliskirjaston ylläpitämään Dspace-järjestelmään.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tiedot teoksen tekijästä, affiliaatiosta ja nimekkeestä voivat olla haravoitavissa Kansalliskirjaston järjestelmistä kansainvälisiin hakupalveluihin.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
  • Sinulla on oikeus muuttaa UTUGradu-järjestelmän kautta tulleen pro gradu -opinnäytetyösi näkyvyyttä (rajoitetusta näkyvyydestä avoimeen näkyvyyteen tai avoimesta näkyvyydestä rajoitettuun näkyvyyteen). UTUGradu-järjestelmän kautta tullutta työtä ei voida poistaa julkaisuarkistosta. UTUGradu-järjestelmän kautta tullut asiakirja on julkinen asiakirja johon kenellä tahansa on oikeus tutustua. Yhteydenotto-osoite näkyvyyden muutokselle: julkaisut@utu.fi.
  • Lomakkeella annettavat henkilötiedot ovat pakollisia. Niiden antamatta jättämisestä seuraa väitöskirjan julkaisemisen estyminen.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston aineistojen kuvailutiedot

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Metatieto (Feeniks-kirjasto)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: metatieto@utu.fi 

Puhelin: 029 450 2096

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • luoda yhdenmukaiset ohjeelliset nimimuodot henkilön tai yhteisön nimistä, siten että saman tekijän kaikki julkaisut löytyvät yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla huolimatta tekijän erilaisista nimimuodoista Kansalliskirjaston Asteri-Auktoriteettitietokantaan ja siten myös Melindaan ja Volter-tietokantaan
  • käsitellä rekisteröidyn omaan julkaisutoimintaan liittyviä tietoja, jotka on tarkoitettu julkisiksi

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan e: "käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.

Henkilötietoryhmät

Suku- ja etunimi, ammattinimike, syntymävuosi.

Tietojen alkuperä

Tiedot saadaan julkisista tietolähteistä.

Henkilötietojen säilytysaika

Kansalliskirjasto ylläpitää Asteritietokantaa, jossa ne säilytetään toistaiseksi.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston luetteloinnista vastaava henkilöstö.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Kansalliskirjaston Melinda-tietokanta.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tiedot voivat olla haravoitavissa Kansalliskirjaston järjestelmistä kansainvälisiin hakupalveluihin.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston metriikka- ja arviointipalvelut

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Metriikka ja arviointipalvelut

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: tietopalvelu@utu.fi

Puhelin: 029 450 2659; 041 544 7762 (Jukka Rantasaari)

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • Julkaisuanalyysi: julkaisujen tunnistaminen ja analyysin teko
  • Yliopiston tutkimuksen bibliometrinen arviointi

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä ja 87§:ssä asetettuihin yliopiston tehtäviin ja niiden toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin:

- a ja b: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten" ja "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" (tilaajan itseään koskevat julkaisuanalyysit)

- c ja f: "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi" ja "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi" (yliopiston tilaamat julkaisuanalyysit)

Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä ja 87§:ssä asetettuihin yliopiston tehtäviin ja niiden toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan c.

http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.html.

Henkilötietoryhmät

Suku- ja etunimi, julkaisuluettelo, affiliaatio laitostasolla, työpaikan yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, kustannuspaikka).

Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä mahdollisesti tutkimustietojärjestelmän tekijäkortti-id.

Tietojen alkuperä

Tutkijalta itseltään (yksilöanalyysi), julkaisuluettelosta, tutkimustietojärjestelmän tietovarastoraportista, viitetietokannasta (Web of Science, Scopus, Google Scholar, InCites).

Yliopiston tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä: tutkimustietojärjestelmä, Web of Science –tietokanta, laitoksien ilmoittamat julkaisutiedot, muu yliopiston julkaisutiedonkeruu.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot hävitetään 3 vuoden kuluttua toimeksiannon valmistumisesta.

Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään 10 vuoden kuluttua toimeksiannon valmistumisesta.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston metriikkapalveluiden henkilökunta. Laskutettavien toimeksiantojen yhteydessä tietoja käsittelevät myös yliopiston talouspalvelujen/myyntilaskutuksen työntekijät.

Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä kirjaston metriikkapalveluiden henkilökunta ja projektin työntekijät.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Laskutettavissa toimeksiannoissa mahdollisesti Turun yliopiston käyttämä perintätoimisto (v. 2018 Lindorff).

Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä mahdollisesti Turun yliopiston IT-palveluiden yhteyshenkilö.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

Julkaisuanalyysit

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi. 
  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen tietopalvelu@utu.fi.
  • Ilman suostumusta henkilö- ja julkaisutietojen käsittelyyn julkaisuanalyysia ei ole mahdollista tehdä luotettavasti.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 

Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrinen analyysi

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, mutta oikeutta tietojen poistoon ("oikeus tulla unohdetuksi") ei ole, koska käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (yliopistolaki (558/2007) 87§). Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston saamat lahjoitukset

Yhteystiedot

Postiosoite

Turun yliopiston kirjasto

Tietoaineistojen saatavuuspalvelut

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: kirjasto@utu.fi  

Puhelin: 029 450 2769; 050 439 3501

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Lahjoittajien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • henkilöhistoriallisen tutkimuksen tukeminen
  • avustaminen museonäyttelyiden ja muiden näyttelyiden suunnittelussa, kun tarvitaan henkilöhistoriallista tietoa
  • sukututkimuksen helpottaminen

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan e: ”käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi”. Vuodesta 2017 alkaen käsittely perustuu myös saman artiklan kohtaan a: ”rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten”. http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.

Henkilötietoryhmät

Vanha lahjoittajakortisto sisältää lahjoittajat vuoteen 1992 asti: suku- ja etunimi, ammatti, osoite tai kotipaikka

Kirjaston julkinen Volter-tietokanta sisältää lahjoittajat vuodesta 1993 alkaen (tiedot merkitään Volter-tietokantaan, jos lahjoittaja niin toivoo): suku- ja etunimi

Tietojen alkuperä

Lahjoittajien tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai, jos lahjoitus tehdään edesmenneen henkilön nimissä, henkilön perikunnalta.

Henkilötietojen säilytysaika

Vanhan lahjoittajakortiston henkilötiedot säilytetään pysyvästi.

Uudesta rekisteristä (julkisesta Volter-tietokannasta) lahjoittajan nimi poistetaan, jos lahjoittaja muuttaa mielensä ja haluaa nimensä poistettavaksi tai jos aineisto poistetaan kirjaston kokoelmista.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston tietoaineistojen valinnasta, hankinnasta ja luetteloinnista vastaava kirjaston henkilöstö.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston tarjoama opetus

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Tietopalvelu (Feeniks-kirjasto)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: kirjasto@utu.fi

Puhelin: 029 450 2277; (040) 839 8630

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • kirjaston pitämien opetusten läsnäolotietojen kerääminen opintosuorituksia varten
  • mahdollinen yhteydenpito opetukseen tai koulutukseen osallistuvien tai ilmoittautuneiden kanssa, esimerkiksi palautteen keräämistä ja mahdollisia muutostilanteita varten

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin a ja c: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten" ja  "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi".  http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.

Henkilötietoryhmät

Suku- ja etunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, joissakin tilanteissa myös opiskelijanumero ja pääaine.

Tietojen alkuperä

Pakollisiin opetuksiin ilmoittaudutaan opiskelijatietojärjestelmän (Peppi) kautta ja mahdolliset tarkentavat tiedot (esim. ryhmäjako) tulevat tiedekunnasta.

Oppiaineen opettajan tilatessa opetuksen läsnäolotieto kerätään opetustilaisuuden yhteydessä ja se toimitetaan oppiaineen opettajalle. Oppiaineen opettaja saattaa toimittaa tiedon osallistuvista opiskelijoista myös etukäteen. Mikäli oppiaineen opettaja itse osallistuu opetustilaisuuteen, hän on vastuussa läsnäolotiedon keräämisestä.

Henkilöt itse toimittavat tiedot sähköisesti (Webpropol) vapaaehtoiseen opetukseen osallistumisesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään 3 täyttä lukuvuotta kurssin alkamisesta.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston opetuksista vastaava henkilöstö.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Läsnäolotiedot ilmoitetaan opintorekisteriin tai oppiaineen yhteyshenkilölle, mikäli opetus on pakollista/osa opetusohjelmaa tai oppiaineen vastuuopettajan pyytäessä tietoja.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen  tietopalvelu@utu.fi
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston tietoaineistojen hankinta

Yhteystiedot

Postiosoite (hankintaehdotusten tekijät)

Turun yliopiston kirjasto

Tietoaineistojen saatavuuspalvelut

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: kirjasto@utu.fi  

Puhelin: 029 450 2769; 050 439 3501

 

Postiosoite (kustantajat ja välittäjät):

Turun yliopiston kirjasto

Hankinta (Feeniks-kirjasto)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: hankinta@utu.fi 

Puhelin:+358 29 450 3719

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Hankintaehdotusten tekijöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • uuden aineiston saapumisesta ilmoittaminen hankintaehdotuksen tekijälle
  • yhteydenpito hankintaehdotuksen tekijän kanssa, mikäli hankintaehdotus antaa aihetta lisäselvityksiin tai mikäli aineistoa ei hankita

Kustantajien ja välittäjien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • kirjaston aineistotilausten hallinnointi mahdollistamalla yhteydenotot aineistoja tilattaessa ja aineistotilauksiin liittyvissä kysymyksissä

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin

- a: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten" (hankintaehdotusten tekijät)

- b: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" (kustantajat ja välittäjät)

http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.

Henkilötietoryhmät

Hankintaehdotusten tekijät: Suku- ja etunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakkaan lainaajatunnus

Kustantajat ja välittäjät: Suku- ja etunimi, ammattinimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Tietojen alkuperä

Hankintaehdotusten tekijöiden tiedot saadaan henkilöiltä itseltään. Asiakkaan lainaajatunnus saadaan tarvittaessa kirjaston asiakasrekisteristä. Muita kuin kurssikirjojen hankintaehdotuksia voi tehdä myös ilmoittamatta henkilötietojaan.

Kustantajien ja välittäjien tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika

Hankintaehdotusten tekijöiden henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun kirjasto on hankkinut ja vastaanottanut henkilön ehdottaman aineiston, aineisto on luetteloitu ja henkilölle on lähetetty tieto aineiston saapumisesta kirjastoon.

Kustantajien ja välittäjien henkilötiedot poistetaan rekisteristä, mikäli ko. toimittajalta ei ole kahteen vuoteen hankittu aineistoa tai mikäli ko. henkilö ei enää ole ko. toimittajan palveluksessa.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston tietoaineistojen valinnasta, hankinnasta ja luetteloinnista vastaava kirjaston henkilöstö. Kirjaston henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoitteet: kirjaamo@utu.fi.
  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston laitostilaukset

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Hankinta (Feeniks-kirjasto)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: kirjasto-hankintatiimi@utu.fi

Puhelin: +358 29 450 3719

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Laitostilausten tekijöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • yhteydenpito laitostilauksen tekijän kanssa, mikäli laitostilaus antaa aihetta lisäselvityksiin tai mikäli aineisto ei ole saatavissa

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan a: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten".

http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.

Henkilötietoryhmät

Suku- ja etunimi, sähköpostiosoite.

Tietojen alkuperä

Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään. 

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun kirjasto on hankkinut ja vastaanottanut henkilön tilaaman aineiston.

Henkilötietojen käsittelijät

Laitostilausten hankinnasta ja luetteloinnista vastaava kirjaston henkilöstö. Kirjaston henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoitteet: kirjaamo@utu.fi.
  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston jaetut sähköpostilaatikot ja chat

Yleistä

Yhteydenpidossa asiakkaiden kanssa käytämme jaettuja sähköpostilaatikoita, chat-palvelua ja palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää (RT-järjestelmä/tikettijärjestelmä).

Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää käyttävät sähköpostiosoitteet ovat kirjasto@utu.fi, lainaus@utu.fi, tietopalvelu@utu.fi, researchportal@utu.fi, finna@utu.fi ja openutu@utu.fi. Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmälle on oma tietosuojailmoituksensa.

Jaettuja sähköpostilaatikoita ovat kaukopalvelu@utu.fi, kirjasto-laskutus@utu.fi, tietoaineistot@utu.fi, metatieto@utu.fi, hankinta@utu.fi, kirjasto-hankintatiimi@utu.fi, kirjasto-palaute@utu.fi, julkaisut@utu.fi.

Chat-keskustelujen kopiot tallennetaan.

Kirjaston verkkosivuilla olevat palvelulomakkeet lähettävät niillä annetut tiedot jaettuihin sähköpostilaatikoihin.

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: kirjasto@utu.fi

Puhelin: 0294503389

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjaston ja asiakkaiden välinen yhteydenpito ja palveluiden toteuttaminen.

Jaettuun sähköpostilaatikkoon vastaanotetut sähköpostit voidaan välittää edelleen sellaisille vastaanottajille, joita sähköposti koskee. Jaettuun sähköpostilaatikkoon on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain(558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin a sekä b ja c:

"rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten", sekä "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi". (http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.)

Henkilötietoryhmät

Asiakkaan sähköpostiosoite ja muita asiakkaan itse joko vapaamuotoisesti sähköpostissa tai palvelulomakkeella antamia tietoja. Tietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaan nimi, osoite, kirjastokortin numero, syntymäaika, puhelinnumero, lainaukseen liittyvät tiedot, hankintaehdotukset ja julkaisutiedot.

Tietojen alkuperä

Rekisteröidystä kirjattavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sähköpostin tai palvelulomakkeen lähettämisen yhteydessä.

Henkilötietojen säilytysaika

  • kaukopalvelu@utu.fi: 2 vuotta
  • kirjasto-laskutus@utu.fi : 7 vuotta (6 + 1)
  • tietoaineistot@utu.fi: 2 vuotta
  • metatieto@utu.fi : 2 vuotta
  • hankinta@utu.fi: edellinen ja kuluva vuosi
  • kirjasto-hankintatiimi@utu.fi: edellinen ja kuluva vuosi
  • kirjasto-palaute@utu.fi: 2 vuotta
  • volter@utu.fi: 14 kk
  • julkaisut@utu.fi : 5 vuotta
  • chat-keskustelujen kopiot: 2 vuotta

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston henkilökunta työtehtävissään. Kirjaston henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Pääsääntöisesti jaettuun sähköpostilaatikkoon saapuneita yhteydenottoja käsitellään kirjaston sisäisesti. Sähköposteja voidaan tarvittaessa ohjata yliopiston sisällä esimerkiksi IT-palveluihin. Sähköposteja ei välitetä yliopiston ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.

Mikäli yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma sitä edellyttää, yksittäinen viesti saatetaan siirtää tästä palvelusta toisaalle.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston palvelupyyntöjen hallinta

Yleistä

Yhteydenpidossa asiakkaiden kanssa käytämme jaettuja sähköpostilaatikoita, chat-palvelua ja palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää (RT-järjestelmä/tikettijärjestelmä).

Chat-keskustelujen kopiot tallennetaan.

Yhteystiedot

Postiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Sähköposti: kirjasto@utu.fi

Puhelin: 029 450 2277; (040) 839 8630

 

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

  • ottaa vastaan ja hallinnoida Turun yliopiston kirjaston asiakkaiden sähköisiä asiakaspalvelupyyntöjä sekä viestintä asiakkaan kanssa
  • Palveluun vastaanotetut palvelupyynnöt ohjataan palvelun sisällä yhteydenotossa käytetyn palveluosoitteen mukaisesti vastaanottajille, joita palvelupyyntö koskee. Palvelupyyntöön on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä. Erillisillä palveluosoitteilla on rekisterissä omat käsittelijäryhmänsä, jotka käsittelevät palvelupyyntöjä omissa palvelupyyntöjonoissaan.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan a: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten".  http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm .

Henkilötietoryhmät

Suku- ja etunimi, sähköpostiosoite, viestin mahdollisesti sisältämät henkilötiedot.

Tietojen alkuperä

Rekisteröidystä kirjattavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään palvelupyynnön luonnin yhteydessä.

Henkilötietojen säilytysaika

Yksittäisellä palvelupyyntöjonolla on oma säilytysaikansa. Säilytysaika voi vaihdella kahden ja kahdenkymmenen (1-20) vuoden välillä.

Henkilötietojen käsittelijät

Eri palveluista vastaava henkilöstö. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta rekisteristä. Mikäli yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma sitä edellyttää, yksittäinen viesti tai palveluprosessi saatetaan siirtää tästä palvelusta toisaalle.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen  kirjasto@utu.fi
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Kirjaston tila- ja laitevarausjärjestelmä (Asio)

Yhteystiedot

Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Asiakaspalvelu (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2354; (040) 726 5016

Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa kirjaston tilojen ja laitteiden varaaminen sekä mahdollinen yhteydenpito varaajiin.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin b ja a: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm, Tietosuojalaki (1050/2018)

Henkilötietoryhmät

Asiakastietojen rekisteri:
Utu-tunnuksen tai haka-kirjautumisen yhteydessä siirtyvät tiedot ovat suku- ja etunimi, sähköpostiosoite ja käyttäjätunnus.
Asio-tunnuksen rekisteröinnin yhteydessä kysytään suku- ja etunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tietojen alkuperä

Turun yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tiedot saadaan kertakirjautumisen yhteydessä (utu-tunnus). Haka-käyttäjätunnistusjärjestelmää käytettäessä tiedot saadaan kirjautumisen yhteydessä.
Muiden asiakkaiden osalta (Asio-tunnus) tiedot pyydetään henkilöltä itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastietojen rekisterin tiedot hävitetään 18 kuukauden välein.

Henkilötietojen käsittelijät

Tilavarausjärjestelmän vastuuhenkilöt/ylläpitäjät sekä asiakaspalvelun henkilöstö. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä kolmenteen maahan.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
    • Tietojen poistaminen onnistuu, mikäli asiakkaalla ei ole aktiivisia varauksia. Tietojen poistaminen vaatii asiakkaan tunnistautumisen.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/data-security-description
Kirjaston tilat

Yliopiston tilojen ja kameravalvonnan tietosuojailmoitukset koskevat myös kirjaston tiloja.  

Tutkijanhuonehakemusten valmistelu- ja päätösasiakirjat

Yhteystiedot

Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: merja.himanka@utu.fi
Puhelin: 029 450 2218

Käyntiosoite:

Turun yliopiston kirjasto

Feeniks-kirjasto, Yliopistonmäki

FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Tutkijanhuoneiden myöntöprosessi

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen ja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan b: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.)

Henkilötietoryhmät

Nimi, osoite, arvo, puhelin, sähköposti, tutkimuksen tekopaikka, virka TY:ssa tai muualla, virkavapaustieto, työhuone TY:ssä tai muualla, anottu käyttökausi, tutkimuksen aihe, laatu ja vaihe, huoneen jakotoive, muut mahdolliset perustelut, aiemmat käyttökaudet, myönnetty käyttökausi ja huoneen numero

Tietojen alkuperä

Tutkijanhuoneen hakija, palvelusihteeri, kirjastonjohtaja

Henkilötietojen säilytysaika

Hakulomake 2 v., hakijayhteenveto 10 v. (tieto päivitetty tälle sivulle 2.6.2022; aiemmin 5 v.), käyttösopimus 10 v. (tieto päivitetty tälle sivulle 2.6.2022; aiemmin voa + 2 v.), kirjastonjohtajan myöntöpäätös 10 v.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjastonjohtaja, palvelupäällikkö, palvelusihteeri

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description 
Volter

Volterin (utuvolter.fi) tietosuojailmoituksen löydät ExLibriksen sivuilta: ExLibris Privacy Policy

UTUPub - Turun yliopiston julkaisuarkisto

UTUPub - Turun yliopiston julkaisuarkiston tietosuojailmoitus

UTUGuides

UTUGuidesin (https://utuguides.fi) tietosuojailmoituksen löydät Springsharen sivuilta: https://www.springshare.com/privacy.html