Turun yliopiston kirjaston tietosuojailmoitukset
Kuvaamme tällä sivustolla, miten keräämme, käsittelemme, käytämme ja suojaamme henkilötietojasi.
Meille on tärkeää, että luotat tapaamme käsitellä henkilötietojasi. Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntömme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Käytämme antamiasi henkilötietoja vain asiakastietojen hallinnoimiseen. Eri palveluita koskevissa tietosuojailmoituksissa kerromme tarkemmin, miten käsittelemme ja käytämme henkilötietojasi turvallisesti.
Voit tarkistaa henkilötietojesi käsittelyn aiheenmukaisista tietosuojailmoituksista:
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Asiakaspalvelu (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2354; (040) 726 5016
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- Asiakasrekisteri on perustettu Turun yliopiston kirjaston asiakastietojen hallinnoimiseksi.
- Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on Turun yliopiston kirjaston käyttäjien henkilötietojen ja osoitteiden ylläpito asiakassuhteen hoitamiseksi. Henkilötiedot ovat kytköksissä henkilökohtaiseen kirjastokorttiin ja/tai utu-tunnukseen. Rekisteriä käytetään myös kirjaston ja asiakkaiden välisessä yhteydenpidossa esim. asiakkaan tilaaman ja/tai varaaman aineiston saapumisilmoitukset, eräpäiväilmoitukset, palauttamatta jääneen aineiston laskutus ja perintä, asiakastyytyväisyyskyselyt ja tilastointi. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja.
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin b ja a: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm. Tietosuojalaki (1050/2018)
Henkilötietoryhmät
Asiakasrekisterin tiedot:
Suku- ja etunimet, syntymäaika, asiakkaan ilmoittamat puhelinnumero(t), postiosoite(et) , sähköpostiosoite(et)
Asiakkaan tunnistetiedot:
- utu-tunnus tai lainaajatunnus ja henkilökohtainen PIN-tunnus
- asiakas- ja tilastointityypit
Kaukopalvelua varten kerätään ainoastaan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Maksuihin liittyvissä tilanteissa kerätään asiakasrekisteritietojen lisäksi kirjastokortin numero, lainatiedot, myöhästymismaksujen määrä sekä tieto laskutuksesta ja perinnästä.
Kirjaston toimipisteissä on valvontakamerat, lisätietoa kameravalvonnan tietosuojailmoituksessa.
Tietojen alkuperä
Turun yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tiedot saadaan ja päivitetään yliopiston tietovaraston kautta. Muiden asiakkaiden osalta tiedot pyydetään henkilöltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisteri:
Henkilötiedot hävitetään 6 vuoden kuluttua niiden luomisesta, mikäli asiakas ei ole ollut aktiivinen 3 viimeisen vuoden aikana. Yli 6 vuotta sitten luodut henkilötiedot hävitetään 3 vuoden kuluttua siitä laskien, kun asiakas ei ole enää ollut aktiivinen.
Osamaksusopimukset:
Henkilötiedot hävitetään maksujen suorituksen jälkeen.
Asiakaslaskutus:
Kirjaston keräämät henkilötiedot tiedot hävitetään 6 vuoden kuluttua niiden luomisesta (6 vuotta + kuluva vuosi).
Kaukopalvelu:
Henkilötiedot hävitetään 2 vuoden kuluttua kaukolainan palauttamisesta.
Lomakkeet:
Kirjastokortin tilauslomakkeella, kaukopalvelun tilauslomakkeella sekä varastotilauslomakkeella annetut tiedot tulevat kirjaston kaukopalvelun jaettuun sähköpostilaatikkoon tai palvelupyyntöjen hallintajärjestelmään. Tietojen säilytysaika ja tarkemmat kuvaukset järjestelmistä on kuvattu omassa osiossaan alempana.
Ns. Eikon-koneen käyttösopimukset:
Käyttösopimuksia säilytetään Kauppakorkeakoulun kirjastossa lukitussa tilassa ja tiedot hävitetään sopimuksen voimassaolon loputtua.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjastojärjestelmän vastuuhenkilöt/ylläpitäjät sekä asiakaspalvelun henkilöstö. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Asiakaslaskutukseen liittyvät henkilötiedot siirtyvät yliopiston SAP-järjestelmään ja tarvittaessa perintätoimistolle (Lindorff Oy).
Varastokirjastotilauksen yhteydessä asiakas hyväksyy, että osa hänen asiakastiedoistaan siirtyy väliaikaisesti Varastokirjaston asiakasrekisteriin. Henkilötiedot poistuvat Varastokirjaston asiakasrekisteristä, kun asiakas on palauttanut lainansa.
Kaukopalveluun liittyvät henkilötiedot siirtyvät WebKake-järjestelmään, jota ylläpitää kirjastot.fi (https://www.kirjastot.fi/rekisteriselosteet/webkake?language_content_entity=fi).
Asiakkaan käyttöoikeus e-aineistoon tunnistetaan utu-tunnuksen tai IP-osoitteen perusteella. Henkilötiedot, eli utu-tunnus tai IP-osoite, välittyvät suojatussa yhteydessä e-aineiston tarjoajalle. E-aineistojen tarjoajien kanssa solmituissa lisenssisopimuksissa on varmistettu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten noudattaminen.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä kolmenteen maahan.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Tietojen poistaminen onnistuu, mikäli asiakas ei ole enää aktiivinen eikä asiakkaalla ole lainoja tai maksuja. Tietojen poistaminen vaatii asiakkaan tunnistautumisen.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Julkaisemisen palvelut (Educariumin kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: julkaisut@utu.fi
Puhelin: 029 450 3712; (050) 353 7684
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Educariumin kirjasto (Assistentinkatu 5)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- Turun yliopiston julkaisutoimintaan (väitöskirjat ja laitosjulkaisut) liittyvien sarjatunnisteiden jako
- Sopiminen julkaisemisesta Turun yliopiston julkaisuja - Annales Universitatis Turkuensis -sarjassa sekä teoksen julkaisemisesta UTUPub-julkaisuarkistossa
- Yliopiston julkaisutoimintaan liittyvien tehtävien yleinen hoitaminen ja kehittäminen sekä UTUPub-arkiston sisällön hallinnointi ja järjestelmän kehittäminen julkaisut@utu.fi -osoitteen kautta.
Asiakkaan kannalta opinnäytteen (väitöskirja, pro gradu tai muu tutkielma) julkistaminen on pakollinen osa tutkintoa ja sen julkistamatta jättämisestä seuraa se, ettei tutkintoa voida suorittaa hyväksytysti loppuun. Väitöskirjan julkaiseminen Annales-sarjassa ei ole mahdollista ilman ISBN- ja sarjatunnusta. Väitöskirja on kuitenkin mahdollista julkaista omakustanteena ilman ISBN-tunnusta tiedekunnan antamien ohjeiden mukaan.
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin b ja c: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi". (http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.)
Henkilötietoryhmät
Nimi, arvo/ammatti, sähköpostiosoite, postiosoite (sopimukset), affiliaatio (tiedekunta)
Tietojen alkuperä
Tiedot pyydetään henkilöltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja sisältävä kirjeenvaihto ja ISBN-lomakkeet hävitetään 5 vuoden kuluttua asiakirjojen syntyvuoden päättymisestä. Sopimukset säilytetään pysyvästi yliopiston arkistossa yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjaston julkaisemisen palveluja tuottava henkilöstö.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Väitöskirjojen ja laitossarjojen julkaisemiseksi UTUPub-julkaisuarkistossa julkaisun tiedot (sisältäen tiedot teoksen tekijästä, affiliaatiosta ja teoksen nimekkeestä) siirtyvät Kansalliskirjaston ylläpitämään Dspace-järjestelmään.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tiedot teoksen tekijästä, affiliaatiosta ja nimekkeestä voivat olla haravoitavissa Kansalliskirjaston järjestelmistä kansainvälisiin hakupalveluihin.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Sinulla on oikeus muuttaa UTUGradu-järjestelmän kautta tulleen pro gradu -opinnäytetyösi näkyvyyttä (rajoitetusta näkyvyydestä avoimeen näkyvyyteen tai avoimesta näkyvyydestä rajoitettuun näkyvyyteen). UTUGradu-järjestelmän kautta tullutta työtä ei voida poistaa julkaisuarkistosta. UTUGradu-järjestelmän kautta tullut asiakirja on julkinen asiakirja johon kenellä tahansa on oikeus tutustua. Yhteydenotto-osoite näkyvyyden muutokselle: julkaisut@utu.fi.
- Lomakkeella annettavat henkilötiedot ovat pakollisia. Niiden antamatta jättämisestä seuraa väitöskirjan julkaisemisen estyminen.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Metatieto (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: metatieto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2096
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- luoda yhdenmukaiset ohjeelliset nimimuodot henkilön tai yhteisön nimistä, siten että saman tekijän kaikki julkaisut löytyvät yhdellä tekijä- tai asiasanahaulla huolimatta tekijän erilaisista nimimuodoista Kansalliskirjaston Asteri-Auktoriteettitietokantaan ja siten myös Melindaan ja Volter-tietokantaan
- käsitellä rekisteröidyn omaan julkaisutoimintaan liittyviä tietoja, jotka on tarkoitettu julkisiksi
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan e: "käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.
Henkilötietoryhmät
Suku- ja etunimi, ammattinimike, syntymävuosi.
Tietojen alkuperä
Tiedot saadaan julkisista tietolähteistä.
Henkilötietojen säilytysaika
Kansalliskirjasto ylläpitää Asteritietokantaa, jossa ne säilytetään toistaiseksi.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjaston luetteloinnista vastaava henkilöstö.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Kansalliskirjaston Melinda-tietokanta.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tiedot voivat olla haravoitavissa Kansalliskirjaston järjestelmistä kansainvälisiin hakupalveluihin.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Metriikka ja arviointipalvelut
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: tietopalvelu@utu.fi
Puhelin: 029 450 2659; 041 544 7762 (Jukka Rantasaari)
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- Julkaisuanalyysi: julkaisujen tunnistaminen ja analyysin teko
- Yliopiston tutkimuksen bibliometrinen arviointi
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä ja 87§:ssä asetettuihin yliopiston tehtäviin ja niiden toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin:
- a ja b: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten" ja "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" (tilaajan itseään koskevat julkaisuanalyysit)
- c ja f: "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi" ja "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi" (yliopiston tilaamat julkaisuanalyysit)
Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä ja 87§:ssä asetettuihin yliopiston tehtäviin ja niiden toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan c.
http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.html.
Henkilötietoryhmät
Suku- ja etunimi, julkaisuluettelo, affiliaatio laitostasolla, työpaikan yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, kustannuspaikka).
Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä mahdollisesti tutkimustietojärjestelmän tekijäkortti-id.
Tietojen alkuperä
Tutkijalta itseltään (yksilöanalyysi), julkaisuluettelosta, tutkimustietojärjestelmän tietovarastoraportista, viitetietokannasta (Web of Science, Scopus, Google Scholar, InCites).
Yliopiston tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä: tutkimustietojärjestelmä, Web of Science –tietokanta, laitoksien ilmoittamat julkaisutiedot, muu yliopiston julkaisutiedonkeruu.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot hävitetään 3 vuoden kuluttua toimeksiannon valmistumisesta.
Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään 10 vuoden kuluttua toimeksiannon valmistumisesta.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjaston metriikkapalveluiden henkilökunta. Laskutettavien toimeksiantojen yhteydessä tietoja käsittelevät myös yliopiston talouspalvelujen/myyntilaskutuksen työntekijät.
Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä kirjaston metriikkapalveluiden henkilökunta ja projektin työntekijät.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Laskutettavissa toimeksiannoissa mahdollisesti Turun yliopiston käyttämä perintätoimisto (v. 2018 Lindorff).
Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrisen analyysin yhteydessä mahdollisesti Turun yliopiston IT-palveluiden yhteyshenkilö.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
Julkaisuanalyysit
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen tietopalvelu@utu.fi.
- Ilman suostumusta henkilö- ja julkaisutietojen käsittelyyn julkaisuanalyysia ei ole mahdollista tehdä luotettavasti.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Tutkimuksen kokonaisarvioinnin bibliometrinen analyysi
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, mutta oikeutta tietojen poistoon ("oikeus tulla unohdetuksi") ei ole, koska käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (yliopistolaki (558/2007) 87§). Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite
Turun yliopiston kirjasto
Tietoaineistojen saatavuuspalvelut
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2769; 050 439 3501
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Lahjoittajien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- henkilöhistoriallisen tutkimuksen tukeminen
- avustaminen museonäyttelyiden ja muiden näyttelyiden suunnittelussa, kun tarvitaan henkilöhistoriallista tietoa
- sukututkimuksen helpottaminen
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan e: ”käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi”. Vuodesta 2017 alkaen käsittely perustuu myös saman artiklan kohtaan a: ”rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten”. http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.
Henkilötietoryhmät
Vanha lahjoittajakortisto sisältää lahjoittajat vuoteen 1992 asti: suku- ja etunimi, ammatti, osoite tai kotipaikka
Kirjaston julkinen Volter-tietokanta sisältää lahjoittajat vuodesta 1993 alkaen (tiedot merkitään Volter-tietokantaan, jos lahjoittaja niin toivoo): suku- ja etunimi
Tietojen alkuperä
Lahjoittajien tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai, jos lahjoitus tehdään edesmenneen henkilön nimissä, henkilön perikunnalta.
Henkilötietojen säilytysaika
Vanhan lahjoittajakortiston henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Uudesta rekisteristä (julkisesta Volter-tietokannasta) lahjoittajan nimi poistetaan, jos lahjoittaja muuttaa mielensä ja haluaa nimensä poistettavaksi tai jos aineisto poistetaan kirjaston kokoelmista.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjaston tietoaineistojen valinnasta, hankinnasta ja luetteloinnista vastaava kirjaston henkilöstö.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi
- Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Tietopalvelu (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2277; (040) 839 8630
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- kirjaston pitämien opetusten läsnäolotietojen kerääminen opintosuorituksia varten
- mahdollinen yhteydenpito opetukseen tai koulutukseen osallistuvien tai ilmoittautuneiden kanssa, esimerkiksi palautteen keräämistä ja mahdollisia muutostilanteita varten
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin a ja c: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten" ja "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.
Henkilötietoryhmät
Suku- ja etunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, joissakin tilanteissa myös opiskelijanumero ja pääaine.
Tietojen alkuperä
Pakollisiin opetuksiin ilmoittaudutaan opiskelijatietojärjestelmän (Peppi) kautta ja mahdolliset tarkentavat tiedot (esim. ryhmäjako) tulevat tiedekunnasta.
Oppiaineen opettajan tilatessa opetuksen läsnäolotieto kerätään opetustilaisuuden yhteydessä ja se toimitetaan oppiaineen opettajalle. Oppiaineen opettaja saattaa toimittaa tiedon osallistuvista opiskelijoista myös etukäteen. Mikäli oppiaineen opettaja itse osallistuu opetustilaisuuteen, hän on vastuussa läsnäolotiedon keräämisestä.
Henkilöt itse toimittavat tiedot sähköisesti (Webpropol) vapaaehtoiseen opetukseen osallistumisesta.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään 3 täyttä lukuvuotta kurssin alkamisesta.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjaston opetuksista vastaava henkilöstö.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Läsnäolotiedot ilmoitetaan opintorekisteriin tai oppiaineen yhteyshenkilölle, mikäli opetus on pakollista/osa opetusohjelmaa tai oppiaineen vastuuopettajan pyytäessä tietoja.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen tietopalvelu@utu.fi
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite (hankintaehdotusten tekijät)
Turun yliopiston kirjasto
Tietoaineistojen saatavuuspalvelut
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2769; 050 439 3501
Postiosoite (kustantajat ja välittäjät):
Turun yliopiston kirjasto
Hankinta (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: hankinta@utu.fi
Puhelin:+358 29 450 3719
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Hankintaehdotusten tekijöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- uuden aineiston saapumisesta ilmoittaminen hankintaehdotuksen tekijälle
- yhteydenpito hankintaehdotuksen tekijän kanssa, mikäli hankintaehdotus antaa aihetta lisäselvityksiin tai mikäli aineistoa ei hankita
Kustantajien ja välittäjien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- kirjaston aineistotilausten hallinnointi mahdollistamalla yhteydenotot aineistoja tilattaessa ja aineistotilauksiin liittyvissä kysymyksissä
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin
- a: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten" (hankintaehdotusten tekijät)
- b: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" (kustantajat ja välittäjät)
http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.
Henkilötietoryhmät
Hankintaehdotusten tekijät: Suku- ja etunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakkaan lainaajatunnus
Kustantajat ja välittäjät: Suku- ja etunimi, ammattinimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Tietojen alkuperä
Hankintaehdotusten tekijöiden tiedot saadaan henkilöiltä itseltään. Asiakkaan lainaajatunnus saadaan tarvittaessa kirjaston asiakasrekisteristä. Muita kuin kurssikirjojen hankintaehdotuksia voi tehdä myös ilmoittamatta henkilötietojaan.
Kustantajien ja välittäjien tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika
Hankintaehdotusten tekijöiden henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun kirjasto on hankkinut ja vastaanottanut henkilön ehdottaman aineiston, aineisto on luetteloitu ja henkilölle on lähetetty tieto aineiston saapumisesta kirjastoon.
Kustantajien ja välittäjien henkilötiedot poistetaan rekisteristä, mikäli ko. toimittajalta ei ole kahteen vuoteen hankittu aineistoa tai mikäli ko. henkilö ei enää ole ko. toimittajan palveluksessa.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjaston tietoaineistojen valinnasta, hankinnasta ja luetteloinnista vastaava kirjaston henkilöstö. Kirjaston henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoitteet: kirjaamo@utu.fi.
- Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Hankinta (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto-hankintatiimi@utu.fi
Puhelin: +358 29 450 3719
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Laitostilausten tekijöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- yhteydenpito laitostilauksen tekijän kanssa, mikäli laitostilaus antaa aihetta lisäselvityksiin tai mikäli aineisto ei ole saatavissa
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan a: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten".
http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.
Henkilötietoryhmät
Suku- ja etunimi, sähköpostiosoite.
Tietojen alkuperä
Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun kirjasto on hankkinut ja vastaanottanut henkilön tilaaman aineiston.
Henkilötietojen käsittelijät
Laitostilausten hankinnasta ja luetteloinnista vastaava kirjaston henkilöstö. Kirjaston henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoitteet: kirjaamo@utu.fi.
- Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yleistä
Yhteydenpidossa asiakkaiden kanssa käytämme jaettuja sähköpostilaatikoita, chat-palvelua ja palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää (RT-järjestelmä/tikettijärjestelmä).
Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää käyttävät sähköpostiosoitteet ovat kirjasto@utu.fi, lainaus@utu.fi, tietopalvelu@utu.fi, researchportal@utu.fi, finna@utu.fi ja openutu@utu.fi. Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmälle on oma tietosuojailmoituksensa.
Jaettuja sähköpostilaatikoita ovat kaukopalvelu@utu.fi, kirjasto-laskutus@utu.fi, tietoaineistot@utu.fi, metatieto@utu.fi, hankinta@utu.fi, kirjasto-hankintatiimi@utu.fi, kirjasto-palaute@utu.fi, julkaisut@utu.fi.
Chat-keskustelujen kopiot tallennetaan.
Kirjaston verkkosivuilla olevat palvelulomakkeet lähettävät niillä annetut tiedot jaettuihin sähköpostilaatikoihin.
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 0294503389
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjaston ja asiakkaiden välinen yhteydenpito ja palveluiden toteuttaminen.
Jaettuun sähköpostilaatikkoon vastaanotetut sähköpostit voidaan välittää edelleen sellaisille vastaanottajille, joita sähköposti koskee. Jaettuun sähköpostilaatikkoon on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä.
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain(558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin a sekä b ja c:
"rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten", sekä "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi". (http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.)
Henkilötietoryhmät
Asiakkaan sähköpostiosoite ja muita asiakkaan itse joko vapaamuotoisesti sähköpostissa tai palvelulomakkeella antamia tietoja. Tietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaan nimi, osoite, kirjastokortin numero, syntymäaika, puhelinnumero, lainaukseen liittyvät tiedot, hankintaehdotukset ja julkaisutiedot.
Tietojen alkuperä
Rekisteröidystä kirjattavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sähköpostin tai palvelulomakkeen lähettämisen yhteydessä.
Henkilötietojen säilytysaika
- kaukopalvelu@utu.fi: 2 vuotta
- kirjasto-laskutus@utu.fi : 7 vuotta (6 + 1)
- tietoaineistot@utu.fi: 2 vuotta
- metatieto@utu.fi : 2 vuotta
- hankinta@utu.fi: edellinen ja kuluva vuosi
- kirjasto-hankintatiimi@utu.fi: edellinen ja kuluva vuosi
- kirjasto-palaute@utu.fi: 2 vuotta
- volter@utu.fi: 14 kk
- julkaisut@utu.fi : 5 vuotta
- chat-keskustelujen kopiot: 2 vuotta
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjaston henkilökunta työtehtävissään. Kirjaston henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Pääsääntöisesti jaettuun sähköpostilaatikkoon saapuneita yhteydenottoja käsitellään kirjaston sisäisesti. Sähköposteja voidaan tarvittaessa ohjata yliopiston sisällä esimerkiksi IT-palveluihin. Sähköposteja ei välitetä yliopiston ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.
Mikäli yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma sitä edellyttää, yksittäinen viesti saatetaan siirtää tästä palvelusta toisaalle.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yleistä
Yhteydenpidossa asiakkaiden kanssa käytämme jaettuja sähköpostilaatikoita, chat-palvelua ja palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää (RT-järjestelmä/tikettijärjestelmä).
- Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää käyttävät sähköpostiosoitteet ovat library@utu.fi, kirjasto@utu.fi, lainaus@utu.fi, tietopalvelu@utu.fi, researchportal@utu.fi, finna@utu.fi ja openutu@utu.fi.
- Jaettuja sähköpostilaatikoita ovat kaukopalvelu@utu.fi, kirjasto-laskutus@utu.fi, tietoaineistot@utu.fi, metatieto@utu.fi, hankinta@utu.fi, kirjasto-hankintatiimi@utu.fi, kirjasto-palaute@utu.fi, julkaisut@utu.fi. Jaetuille sähköpostilaatikoille ja chatille on oma tietosuojailmoituksensa.
Chat-keskustelujen kopiot tallennetaan.
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2277; (040) 839 8630
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- ottaa vastaan ja hallinnoida Turun yliopiston kirjaston asiakkaiden sähköisiä asiakaspalvelupyyntöjä sekä viestintä asiakkaan kanssa
- Palveluun vastaanotetut palvelupyynnöt ohjataan palvelun sisällä yhteydenotossa käytetyn palveluosoitteen mukaisesti vastaanottajille, joita palvelupyyntö koskee. Palvelupyyntöön on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä. Erillisillä palveluosoitteilla on rekisterissä omat käsittelijäryhmänsä, jotka käsittelevät palvelupyyntöjä omissa palvelupyyntöjonoissaan.
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan a: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm .
Henkilötietoryhmät
Suku- ja etunimi, sähköpostiosoite, viestin mahdollisesti sisältämät henkilötiedot.
Tietojen alkuperä
Rekisteröidystä kirjattavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään palvelupyynnön luonnin yhteydessä.
Henkilötietojen säilytysaika
Yksittäisellä palvelupyyntöjonolla on oma säilytysaikansa. Säilytysaika voi vaihdella kahden ja kahdenkymmenen (1-20) vuoden välillä.
Henkilötietojen käsittelijät
Eri palveluista vastaava henkilöstö. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta rekisteristä. Mikäli yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma sitä edellyttää, yksittäinen viesti tai palveluprosessi saatetaan siirtää tästä palvelusta toisaalle.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus lähettämällä siitä tieto sähköpostiosoitteeseen kirjasto@utu.fi
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Asiakaspalvelu (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2354; (040) 726 5016
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa kirjaston tilojen ja laitteiden varaaminen sekä mahdollinen yhteydenpito varaajiin.
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin b ja a: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena" ja "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm, Tietosuojalaki (1050/2018)
Henkilötietoryhmät
Asiakastietojen rekisteri:
Utu-tunnuksen tai haka-kirjautumisen yhteydessä siirtyvät tiedot ovat suku- ja etunimi, sähköpostiosoite ja käyttäjätunnus.
Asio-tunnuksen rekisteröinnin yhteydessä kysytään suku- ja etunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Tietojen alkuperä
Turun yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tiedot saadaan kertakirjautumisen yhteydessä (utu-tunnus). Haka-käyttäjätunnistusjärjestelmää käytettäessä tiedot saadaan kirjautumisen yhteydessä.
Muiden asiakkaiden osalta (Asio-tunnus) tiedot pyydetään henkilöltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakastietojen rekisterin tiedot hävitetään 18 kuukauden välein.
Henkilötietojen käsittelijät
Tilavarausjärjestelmän vastuuhenkilöt/ylläpitäjät sekä asiakaspalvelun henkilöstö. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä kolmenteen maahan.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Tietojen poistaminen onnistuu, mikäli asiakkaalla ei ole aktiivisia varauksia. Tietojen poistaminen vaatii asiakkaan tunnistautumisen.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/data-security-description
Yliopiston tilojen ja kameravalvonnan tietosuojailmoitukset koskevat myös kirjaston tiloja.
Yhteystiedot
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: merja.himanka@utu.fi
Puhelin: 029 450 2218
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto, Yliopistonmäki
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Käsittelyn tarkoitus
Tutkijanhuoneiden myöntöprosessi
Käsittelyperuste
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen ja (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan b: "käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena". http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.)
Henkilötietoryhmät
Nimi, osoite, arvo, puhelin, sähköposti, tutkimuksen tekopaikka, virka TY:ssa tai muualla, virkavapaustieto, työhuone TY:ssä tai muualla, anottu käyttökausi, tutkimuksen aihe, laatu ja vaihe, huoneen jakotoive, muut mahdolliset perustelut, aiemmat käyttökaudet, myönnetty käyttökausi ja huoneen numero
Tietojen alkuperä
Tutkijanhuoneen hakija, palvelusihteeri, kirjastonjohtaja
Henkilötietojen säilytysaika
Hakulomake 2 v., hakijayhteenveto 10 v. (tieto päivitetty tälle sivulle 2.6.2022; aiemmin 5 v.), käyttösopimus 10 v. (tieto päivitetty tälle sivulle 2.6.2022; aiemmin voa + 2 v.), kirjastonjohtajan myöntöpäätös 10 v.
Henkilötietojen käsittelijät
Kirjastonjohtaja, palvelupäällikkö, palvelusihteeri
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Tietoja ei luovuteta kirjaston ulkopuolelle.
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan.
Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
- Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
- Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description
Volterin (utuvolter.fi) tietosuojailmoituksen löydät ExLibriksen sivuilta: ExLibris Privacy Policy
UTUGuidesin (https://utuguides.fi) tietosuojailmoituksen löydät Springsharen sivuilta: https://www.springshare.com/privacy.html