Väitöskirjatutkijan aktiivisuus ja passiivirekisteriohjeet jatko-opiskelijalle

Turun yliopistossa seurataan ja tuetaan opiskelijoiden tutkintojen etenemistä. Väitöskirjatutkijalta edellytetään puolestaan aktiivisuutta; hänen on jatko-opiskelijana tehtävä väitöstutkimusta ja suoritettava jatko-opintoja.

Turun yliopiston 1.8.2018 voimaan astuneessa opintojohtosäännössä (OJS) määrätään väitöskirjatutkijan (tohtorikoulutettavan) aktiivisuudesta (OJS 2018, 5.2.). Opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena perustuu väitöskirjatutkijoiden edistymistä koskevaan vuosiseurantaan, jonka tohtoriohjelmat järjestävät.

Aktiivisena pysyäkseen väitöskirjatutkijan

  • tulee ilmoittautua vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi
  • tulee palauttaa seurantaraportti vuosittain
  • ohjaajan tulee ilmaista puoltava kantansa oikeuden aktiivisena säilymiselle

Aktiivinen opiskeluoikeus oikeuttaa mm.

  • ohjaukseen
  • jatko-opintokurssien suorittamiseen
  • yliopiston käyttäjätunnukseen ja sähköpostiin
  • erilaisten aineistojen ja tietojärjestelmien käyttöön
  • tohtoriohjelman ja tutkijakoulun tukeen

Passiivirekisteriin siirretyn väitöskirjatutkijan ohjaussuhde raukeaa, eikä hänellä ole edellä lueteltuja oikeuksia ja etuja.

Aktiivisuuden seurannassa väitöskirjatutkijoiden todelliset tilanteet ja mahdolliset haasteet tutkinnon suorittamisessa tulevat väitöskirjatutkijaa ja ohjaajaa tukevan tohtoriohjelman tietoon. Ohjelmassa pystytään kohdentamaan resursseja tehokkaammin sekä tukemaan tavoitteen mukaista valmistumista.

Mikäli opiskeluoikeus siirtyy prosessin myötä passiiviseksi, se ei edelleenkään tarkoita opiskeluoikeuden menettämistä kokonaan. Alla on ohjeet, miten opiskeluoikeuden saa jälleen aktivoitua.

 

Väitöskirjatutkijan aktiivisuuteen vaikuttavat tekijät

Väitöskirjatutkija toimittaa vuosittain tammikuussa tutkijakoulun linjausten ja tohtoriohjelman ohjeistuksen mukaisesti seurantaraportin (progress report) edistymisestään. Väitöskirjatutkija osallistuu vuosiseurantaan ensimmäisen kerran 1 vuoden tai 1,5 vuoden kuluttua opiskeluoikeuden saamisesta.

Vuosiseurantaraporttia käytetään aktiivisuuden seurannassa. Väitöskirjatutkijan opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena edellyttää:

  • Ilmoittautumista vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.
  • Vuosiseurantaraportin palauttamista tammikuussa, mikäli on ilmoittautunut läsnä olevaksi.
  • Ohjaajan tulee ilmaista puoltava kantansa oikeuden aktiivisena säilymiselle. Ohjaajat tuntevat ohjattaviensa tilanteen, edistymisen ja myös mahdolliset katkokset tai keskeytykset, jolloin heidän näkemyksensä on tärkeä arvioitaessa väitöskirjatutkijan tilannetta.

Normaalisti jatko-opiskeluaan suorittavan, raporttinsa palauttavan ja ohjaajaansa yhteydessä olevan väitöskirjatutkijan ei tarvitse olla huolissaan opiskeluoikeutensa aktiivisuusstatuksen säilymisestä.

Lisensiaatintutkintoa suorittavan jatko-opiskelijan opiskeluoikeuden aktiivisuuden tarkastelu tapahtuu tiedekunnissa. Myös hänen tulee ilmoittautua vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.

Aktiivisuuden arviointi- ja ratkaisuprosessi

Aktiivisuuden arviointi- ja ratkaisuprosessi etenee seuraavasti:

Tammikuu

  • väitöskirjatutkija täyttää seurantaraportin sähköisessä järjestelmässä tammikuussa

  • tohtoriohjelma muistuttaa raportoinnista viikko ennen raportointiajan sulkeutumista

     

Helmikuu

  • ohjaajille lähetetään kannanottopyyntö aktiivisuudesta viim. viikko raportoinnin sulkeutumisen jälkeen: vastausaikaa on 3 viikkoa ja ohjaaja kirjaa kantansa UGIS:een, ohjaajia muistutetaan noin viikko ennen vastausajan päättymistä

Maaliskuu

  • tohtoriohjelma käy maaliskuun aikana läpi raportit ja ohjaajien kannanotot aktiivisuuden arvioinnin kannalta sekä lähettää selvityspyynnöt tarpeen vaatiessa asianosaisille. Asianmukaisesti täytettyjen ja ohjaajan puoltavan kannan sisältävien seurantaraporttien tapauksessa opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena on selvää ilman tohtoriohjelman ratkaisuja tai toimenpiteitä.

Huhtikuu

  • pyydettyjen selvitysten toimittamiselle on 2 viikon määräaika (vastaukset viim. huhtikuun puolivälissä)

Toukokuu

  • tohtoriohjelma tekee ratkaisun tutkijakoulun päättämien linjausten ja kriteerien puitteissa sekä tiedottaa Opiskelijakeskusta passiiviseksi siirrettävistä opiskeluoikeuksista viimeistään 15.5.
  • UGIS:ssa tiedotetaan väitöskirjatutkijaa, mikäli opiskeluoikeus siirretään 31.7. passiiviseksi

Jatko-opiskelijan opiskeluoikeus siirretään passiiviseksi, mikäli hänen tutkintonsa suorittaminen ei ole edennyt. Väitöskirjatutkijan opiskeluoikeus voidaan siirtää passiivirekisteriin esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

  • väitöskirjatutkija on ilmoittautunut poissaolevaksi kahtena (2) peräkkäisenä vuotena (paitsi tilanteessa, jossa taustalla ovat lakiperusteiset syyt)
  • väitöskirjatutkija ei palauta vuosiraporttia ja ohjaaja puoltaa opiskeluoikeuden siirtämistä passiiviseksi
Passiivirekisterissä olevan jatko-opiskeluoikeuden aktivointi

Mikäli opiskeluoikeus siirtyy prosessin myötä passiiviseksi, se ei edelleenkään tarkoita opiskeluoikeuden menettämistä kokonaan. Jos haluat aktivoida passiivisen jatko-opiskeluoikeutesi, ota ensin yhteyttä omaan tiedekuntaasi. Yhteyshenkilöt löytyvät alta.

Toimita sitten toteuttamiskelpoinen suunnitelma ja aktivoimislomake tiedekuntasi ohjeiden mukaisesti, sisältäen vähintään seuraavat osat (tiedekunnallasi voi olla tarkentavia ohjeita):

Tiedekunta, johon kuuluvasta opiskeluoikeudesta on kyse, tekee päätöksen opiskeluoikeuden aktivoinnista.

Tiedekuntakohtaiset yhteyshenkilöt:

  • Humanistinen tiedekunta: Meri Heinonen, humpostgraduate(a)utu.fi
  • Kasvatustieteiden tiedekunta: Anne Niemimäki, edupostgraduate(a)utu.fi
  • Lääketieteellinen tiedekunta: Outi Irjala, med-doctoral(a)utu.fi
  • Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta: Sanna Ranto, sci-docstudies(a)utu.fi tiedekunnan ohjeet
  • Oikeustieteellinen tiedekunta: Kirsi Tuohela, lawpostgraduate(a)utu.fi
  • Teknillinen tiedekunta: Annastiina Mäkilä, tech-doc(a)utu.fi tiedekunnan ohjeet
  • Turun kauppakorkeakoulu: Jenni Gray, tsedoctoralprogramme(a)utu.fi
  • Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta: Kirsi Tammi, socpostgraduate(a)utu.fi