Turun yliopiston tiedote 5.5.2015
Pilottitutkimukseen osallistui viisi korkeakoulujen työntekijää Turun yliopistosta ja Turun ammattikorkeakoulusta. Osallistujille tarjottiin mahdollisuus tehdä erilainen etätyöpäivä Logomon ICT-portin tiloissa syksyllä 2014.
Tutkimuksessa tehtiin näkyväksi tietotyöläisten työtä ja sen sujuvuutta, sekä työntekijöiden käyttämien tietojärjestelmien vaatimuksia. Lisäksi osallistujilta kerättiin omaan työhön ja työjärjestelmään liittyviä ideoita.
– Nyt annettiin kaikki huomio yksittäiselle työntekijälle ja hänen työjärjestelmälleen, eli tarkasteltiin kaikkia työn tekemiseen, yhteistyöhön, palveluihin, osaamiseen ja kehittämiseen liittyviä seikkoja, tietotekniikka mukaan lukien, pilotin vetäjä lehtori Antti Tuomisto kertoo.
Paremmilla järjestelmillä parempi työpäivä
Hyvän työpäivän esteenä ovat usein tietojärjestelmät, jotka vastaavat heikosti työntekijän tarpeisiin, sopivat huonosti yhteen ja joiden kehittäminen on hidasta ja kallista.
– Useimmat tietokonepohjaiset järjestelmät ovat osaoptimoituja, eli vastaavat yksittäisten työntekijöiden ja ison organisaation erilaisiin tarpeisiin osittain. Toisin sanoen aina on jotain, jota yksittäinen työntekijä haluaisi järjestelmän tekevän toisin, ja samaan aikaan koko yksikön työprosessi voisi sujua paremmin, jos yksilöt noudattaisivat ison tietosysteemin sovittuja sääntöjä, Tuomisto selventää.
Tuomiston mukaan kaikkien osallistujien tietojärjestelmistä löytyi asioita, joiden yksilöllinen kehittäminen olisi mahdollista sopusoinnussa organisaation järjestelmien kanssa siten, että kokonaisuus vahvistuisi.
Rohkeasti kokeilemaan erilaisia työn tekemisen tapoja
Pilottitutkimuksessa henkilöt saivat mahdollisuuden optimoida omaa työjärjestelmäänsä, eli työn tekemisen kokonaisuutta.
– Löysimme työntekijöiden töistä tilanteita, joissa työn sujuvuuden ja viihtyvyyden kannalta on perusteltua kyseenalaistaa olemassa olevat toimintatavat. Jos olisin esimies, niin kehottaisin työntekijää rohkeasti kokeilemaan uusia tapoja ja kertomaan kollegoille kokemuksista, Tuomisto kannustaa.
Kaikki haastateltavat haluaisivat käyttää enemmän hyödyksi omaa innostustaan työssään. Asiantuntijat kuitenkin kokevat, että epäselvä kiire ja kiireen tuntu häiritsevät työhön keskittymistä ja oman innostuksen hyödyntämistä.
– Erilainen etätyöpäivä tuntui tuovan lisävirtaa ja aikaa tärkeille, usein vaikeillekin työtehtäville. Myös työrauhan järjestäminen keskittymistä vaativiin töihin olisi usein helppo toteuttaa. Näihin kannattaa työpaikoilla investoida, sillä niistä voi saada välitöntä hyötyä, Tuomisto jatkaa.
Tuomiston mukaan myös uusia työkaluja tai tarpeettomien käytöstä luopumista voisi rohkeasti kokeilla. Yksittäisten työntekijöiden kanssa kannattaisi lisäksi sallia enemmän poikkeuksia ja kokeiluja työtavoissa sekä tietojärjestelmissä.
– Jos kaikki ideat ja innostukset pyritään suhteuttamaan ja arvioimaan käytössä olevan ison järjestelmän kanssa, muutokset tapahtuvat kovin hitaasti, jos ollenkaan, hän pohtii.
– Saimme tutkimuksessa vahvistusta sille, että tällainen ihmislähtöinen ja yksilölliset tarpeet huomioiva tietojärjestelmätulkinta voi olla toimiva osa organisaation tietohallinnon kehittämistä perinteisten tietojärjestelmä- ja tietohallintomenetelmien rinnalla, tutkimustiimin Jesse Kaukola ja Antti Koskenvoima jatkavat.
Arvioi onnistumista ja kokeile uutta
Lopuksi tutkimustiimin tarjoamiin neljään kysymykseen vastaaminen auttaa työntekijöitä ja esimiehiä tekemään työpäivistään parempia:
1. Oletko tehnyt mitä pitikin, eli mitä on sovittu? Jos et, niin miksi et?
2. Sujuiko se hyvin? Miksi, miksi ei?
3. Viihdytkö työssäsi, viihdytkö täällä? Miksi, miksi ei?
4. Jos sinulla olisi valta ja rahat, mitä Sinun mielestäsi olisi tänään pitänyt tehdä? Miksi?
– Jos kiinnostuit asiasta, niin ota meihin yhteyttä ja ruvetaan tekemään muutoksia kohti sujuvampaa tietotyötä ja työjärjestelmää. Vaikka yksi työntekijä kerrallaan, ehdottaa Tuomisto.
Pilottitutkimus tehtiin osana ICT-portin ESR-rahoitteista hanketta. Sekä hanke että tutkimus tehtiin yhdessä Turun ammattikorkeakoulun kanssa.
Lisätietoja:
Tietojärjestelmätiede, Turun yliopiston kauppakorkeakoulu ja ICT-portti