Turun yliopiston viestinnän tietosuojailmoitukset

Rekisterinpitäjä

Turun yliopiston viestintä
20014 TURUN YLIOPISTO
p. 029 450 5000
Y-tunnus 0245 5896-3
 

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuorovaikutuksen ja yhteistyön lisääminen sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa sekä yliopiston yhteiskunnallisen vaikuttavuuden edistäminen.

Rekisterien tietosisältö

Rekistereihin tallennetaan Turun yliopiston henkilöstön, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien tietoja. Rekisterissä olevat henkilöt yksilöidään nimellä ja tavanomaisilla yhteystiedoilla. Yhteystiedot saattavat kattaa myös tiedon henkilön tehtävänimikkeestä ja työnantajasta.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen, erityisesti yliopiston kolmannen tehtävän eli yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen, toteuttamiseen. Käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Yhteystiedot

• Turun yliopiston viestintä
  viestintäjohtaja Anne Paasi
  sähköposti: anne.paasi@utu.fi 
  puhelin: 040 735 4858
• Yliopiston tietosuojavastaava
  sähköposti: dpo@utu.fi 
  puhelin: 029 450 3009

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoja kertyy seuraavista ryhmistä

• mediarekisteri
• tiedeuutiskirjeen tilaajat
• hakijan uutiskirjeen tilaajat
• hakijakyselyn arvontaan osallistuvat
• Auroran uutiskirje
• tapahtumiin kutsuttavat sidosryhmät
• valokuvat ja videot
• yksittäistä tapahtumaa tai asiaa varten syntyvät väliaikaiset rekisterit

Valokuvien ja videoiden kohdalla henkilöltä pyydetään kuvauslupa, joka sallii kuvien tallentamisen ja julkaisemisen Turun yliopiston mediapankissa.

Tietojen alkuperä, jos ei rekisteröidyltä itseltään

Rekisterin tiedot kertyvät seuraavista lähteistä:

• Turun yliopiston HR-järjestelmät
• Tapahtuman- ja kontaktinhallintajärjestelmät
• Yhteistyökumppaneiden ja -organisaatioiden tietopalvelut (esim. www-sivut)

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan, kun käyttötarve on päättynyt tai henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista.
 

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät EU- ja ETA-alueella

• Osa väitöksistä tiedotetaan suomalaisille medioille. Näihin mediatiedotteisiin laaditaan väitösilmoitusten pohjalta medialle jaettava henkilötieto-osa.
• Mediarekisterimme luovutetaan Meltwater Finland Oy:lle, joka on tiedotejakelu- ja mediaseurantapalvelukumppanimme.

Muita henkilötietoja ei luovuteta Turun yliopiston ulkopuolisille tahoille.

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
• Jos rekisteröity kokee tulleensa väärin kohdelluksi, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muut informoitavat tiedot

• Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
• Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
• Turun yliopiston henkilötietojen tietoturvan periaatteet kuvataan erillisellä sivulla.

Rekisterinpitäjä

Turun yliopiston viestintä
20014 TURUN YLIOPISTO
p. 029 450 5000
Y-tunnus 0245 5896-3

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on väitöksestä viestiminen.

Rekisterien tietosisältö

Rekisteröity täyttää väitösilmoituskaavakkeen, jossa kysytään rekisteröidyn nimi, oppiarvo, syntymäaika ja -paikka, aiempien tutkintojen suorittamisajat ja -paikat, nykyinen työpaikka ja -tehtävä, yhteystiedot, väitöskirjan nimi, väitöstilaisuuden aika, paikka ja kieli, tiedot vastaväittäjästä ja kustoksesta, oppiaine ja väitöskirjan julkaisutavat. 

Käsittelyperuste

Rekisteröidyn suostumus.
 

Yhteystiedot

• Turun yliopiston viestintä
  viestintäjohtaja Anne Paasi
  sähköposti: anne.paasi@utu.fi 
  puhelin: 040 735 4858
• Yliopiston tietosuojavastaava
  sähköposti: dpo@utu.fi 
  puhelin: 029 450 3009

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoja kertyy väitösilmoituksista.

Väitösilmoitusten osalta henkilölle tehdään tiettäväksi, että luovuttaessaan tietonsa hän antaa oikeuden käyttää tietoja osana väitöksestä tehtävää viestintää. Luovuttaessaan tietonsa hän antaa myös Turun yliopiston kirjastolle oikeuden käyttää tietojaan auktoriteettitietueen laadinnassa.

Lisäksi väittelijöiltä pyydetään erikseen sähköpostitse valokuvaa. Väittelijöiden toimittamat kuvat tallennetaan yliopiston viestinnän verkkolevylle ja niitä käytetään Turun yliopiston verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa väitöksestä viestittäessä, sekä tarjotaan median käyttöön.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan, kun käyttötarve on päättynyt tai henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista.
 

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Väitösilmoitusten pohjalta laaditaan väitöstilaisuuden kalenterimerkintä yliopiston verkkosivuille ja postaus sosiaalisen median kanaviin. Osasta väitöksistä laaditaan myös tiedote suomalaiselle medialle ja tiedotteisiin tehdään väitösilmoitusten pohjalta henkilötieto-osa. Tiedotteet väittelijän esittelyineen julkaistaan myös yliopiston www-sivuilla.
 

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
• Jos rekisteröity kokee tulleensa väärin kohdelluksi, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muut informoitavat tiedot

• Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
• Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
• Turun yliopiston henkilötietojen tietoturvan periaatteet kuvataan erillisellä sivulla.